বেশিরভাগ ম্যানেজারদের জন্য, শাস্তিমূলক কর্মীদের বিরোধিতা করার জন্য সবচেয়ে অস্বস্তিকর অভিজ্ঞতাগুলির মধ্যে একটি। কর্মচারীর ভুল কর্মী নথিভুক্ত করার জন্য কর্মচারী ফাইলগুলিতে থাকা শাস্তিমূলক অ্যাকশন অক্ষরগুলি লেখার দায়িত্ব পরিচালকদের আছে। এই চিঠিগুলির দুটি ফাংশন রয়েছে: কর্মচারীকে তার ইনফ্রাকশনটির ফলে তার কী ঘটবে এবং তার ফাইলটিতে কর্মচারী অসদাচরণের স্থায়ী রেকর্ড হিসাবে কাজ করতে হবে তা জানাতে।
কোম্পানী লটারহেড সঙ্গে প্রিন্টার লোড করুন। এই চিঠিটি কর্মচারীর অফিসিয়াল ফাইলের অংশ হয়ে উঠবে, তাই আপনাকে যথাযথ প্রোটোকলটি অনুসরণ করতে হবে।
পূর্ণ তারিখ লিখুন। একটি লাইন এড়িয়ে যান এবং কর্মচারীর নাম এবং কোম্পানির ঠিকানা টাইপ করুন। এমনকি যদি আপনি প্রকৃতপক্ষে চিঠিটি মেইল করেন না, তবে সঠিক ব্যবসায়িক চিঠি ফর্ম্যাটটি পেশাদারিত্বের ছাপ প্রকাশ করে।
কর্মচারী এর নাম টাইপ করে একটি কলোন অনুসরণ করে চিঠিটি শুরু করুন। একটি লাইন উপেক্ষা করুন।
ইনফ্রাকশন প্রকৃতি স্পষ্টভাবে বলার দ্বারা প্রথম অনুচ্ছেদ শুরু করুন। আপনার কোম্পানির কর্মচারী হ্যান্ডবুকটি পড়ুন যাতে কর্মচারী নিজের জন্য নিয়মটি সন্ধান করতে পারে। ইনফ্রাকশন সম্পর্কে নির্দিষ্ট বিবরণ দিন, যেমন ঘটনাটি ঘটেছে তারিখ এবং জড়িত অন্য কোন কর্মচারীর উল্লেখ করুন।কর্মচারী শৃঙ্খলাবদ্ধ কর্মের প্রতিযোগিতা করে এবং বিষয়টি আদালতে নিয়ে গেলে এই তথ্যটি স্পষ্টভাবে আপনাকে সহায়তা করবে।
কর্মচারী ভুল করেছে এবং সে পরিস্থিতিতে কীভাবে কাজ করেছে তা বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করুন। কর্মচারীরা কখনও কখনও নিয়ম লঙ্ঘন করে কারণ তারা তাদের স্পষ্টভাবে বুঝতে পারে না, তাই লঙ্ঘন এবং যথাযথ তথ্যের একটি ব্যাখ্যা তাকে দ্বিতীয়বার ইনফ্রাকশন করতে বাধা দেয়। বিস্তারিত বিষয়ে আলোচনা করার জন্য কর্মচারী সঙ্গে দেখা করার প্রস্তাব।
কর্মচারীকে অন্য পক্ষের ক্ষমাপ্রার্থী একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি লেখার মাধ্যমে ইনফ্রাকশনটির জন্য সংশোধন করার সুযোগ দিন। প্রতিক্রিয়া বা চিঠি জমা দেওয়ার জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমার তথ্য জানানো।
এই ইনফ্রাকশনটির ফলে সে যা আশা করতে পারে তা পরিষ্কারভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে কর্মচারীকে বলুন। তার বর্তমান শাস্তি, যেমন কোনও শুনানির তারিখগুলি বা তার কর্মসংস্থানের সমাপ্তির কার্যকর তারিখগুলি, যদি প্রযোজ্য হয় তার উপযুক্ত বিবরণ দিন। কর্মচারী আরও অবনতির ফলে ক্রমবর্ধমান শাস্তিমূলক ব্যবস্থা আশা করতে পারে, সেগুলি কি শাস্তি হবে তা তাকে জানান।
প্রযোজ্য হলে আপিল প্রক্রিয়া সম্পর্কে কর্মচারীকে তথ্য দিন।
কর্মচারীকে তার ফাইলের জন্য আনুষ্ঠানিক প্রতিক্রিয়ার জন্য জিজ্ঞাসা করুন; প্রায়শই এই প্রতিক্রিয়া একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি আকারে হবে। মামলাটি আদালতে নিয়ে যাওয়ার ক্ষেত্রে আপনাকে কর্মচারীর ফাইলের জন্য এই দস্তাবেজটি প্রয়োজন।
আপনার সম্পূর্ণ নাম এবং শিরোনাম টাইপ করুন। চিঠিটি মুদ্রণ করুন এবং নীল বা কালো কালি আপনার টাইপ করা নাম সম্পর্কে আপনার নাম সাইন ইন করুন।
চিঠি এর কয়েক কপি করুন। কর্মচারীর ফাইলটিতে 1 টি কপি রাখুন, আপনার কোম্পানির আইনজীবীকে অন্যটি দিন এবং আপনার নিজের রেকর্ডগুলির জন্য অন্যকে ধরে রাখুন।
কর্মচারীকে চিঠিটি মেইল করুন অথবা তাকে মানব সম্পদ প্রতিনিধি বা প্রশাসনিক সহকারীর সামনে দিন। আপনি কর্মচারী সরকারী বিজ্ঞপ্তি পেয়েছেন নিশ্চিতকরণ প্রয়োজন।
পরামর্শ
-
স্বন পেশাদার এবং বাস্তবিক রাখুন। কর্মচারী যদি শাস্তিমূলক পদক্ষেপের প্রতিযোগিতা করে তবে এই চিঠিটি আদালতে যেতে পারে এবং আপনি সর্বদা পেশাদার এবং ন্যায্য উপস্থিত হতে চান।
