একটি সম্পূর্ণ ফর্ম ডাব্লু -9 এ উল্লেখিত ব্যক্তিগত তথ্য পেরোলো প্রক্রিয়াকরণ এবং অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবা প্রদানের জন্য প্রদানের জন্য প্রয়োজনীয়। সর্বোত্তম অনুশীলন হিসাবে, আপনার কর্মীর প্রথম দিনের কাজের উপর একটি সম্পূর্ণ W-9 অনুরোধ করুন এবং কোনও নতুন ঠিকাদারকে W-9 অনুরোধ পাঠান। যদি কোন ঠিকাদার সম্মতি না দেয়, একটি সম্পূর্ণ ফর্মের জন্য একটি সুখী তবে দৃঢ় অনুরোধের সাথে একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি পাঠান।
ফরম ডাব্লু -9 বুনিয়াদি
একটি ফর্ম ডাব্লু -9 একটি আইআরএস নথি যা একটি করদাতার নাম, ঠিকানা, ফেডারেল ট্যাক্স শ্রেণীবিভাগ, এবং সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর বা নিয়োগকর্তা সনাক্তকরণ নম্বর বিবরণ। আইআরএস ফাইলগুলিকে W-9s রাখে এমন আদেশ দেয় না। যাইহোক, ব্যবসাগুলি সমস্ত কর্মচারীদের জন্য ফর্মের তালিকাভুক্ত ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ এবং রিপোর্ট করতে হবে এবং ঠিকাদারদের জন্য তারা বছরে $ 600 বেশি অর্থ প্রদান করে। একটি W-9 সংগ্রহ করা যে একটি সুবিধাজনক উপায়। এর কারনে, প্রতিটি কর্মচারী এবং ঠিকাদারের জন্য একটি সংস্থার একটি W-9 থাকা উচিত।
একটি W-9 অনুরোধ
সমস্ত কর্মীদের কাছ থেকে W-9 সংগ্রহ করার জন্য, নতুন নিয়োগের জন্য বাধ্যতামূলক প্রথম দিনের কাগজের কাজগুলিতে একটি W-9 ফর্ম অন্তর্ভুক্ত করুন। নতুন কর্মীদের সাইটে সমস্ত কাগজপত্র সম্পন্ন এবং প্রথম দিন শেষে একটি মানব সম্পদ প্রতিনিধি এটি ফেরত প্রয়োজন।
যখন আপনি একটি নতুন ঠিকাদার বা বিক্রেতা অর্জন করেন, প্রাথমিক চুক্তির সাথে একটি ফর্ম ডাব্লু-9 যুক্ত করুন। একটি W-9 অনুরোধের চিঠিতে, আপনার বিক্রেতাকে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব পূরণ এবং ফিরতে বলুন। ফাইলটিতে বৈধ W-9 সহ শুধুমাত্র বিক্রেতার অর্থ প্রদান করার নীতিটি বাস্তবায়ন বিবেচনা করুন এবং অনুরোধের চিঠিতে এই নীতিটি নোট করুন।
অনুসরণ
আপনি যদি কোনও কর্মচারী বা ঠিকাদারের কাছ থেকে সম্পন্ন W-9 পেতে সমস্যা বোধ করেন, তবে কৌশলগতভাবে দৃঢ়ভাবে যোগাযোগ করুন যে অর্থ প্রদানের আগে W-9 আবশ্যক। কর্মীদের ব্যাখ্যা করুন যে ফর্মের তথ্য বেতন প্রদানের প্রক্রিয়া এবং তাদের চেকচিহ্নগুলি জারি করার জন্য প্রয়োজনীয়। যদি কোন বিক্রেতা একটি সপ্তাহ বা দুই দিনের মধ্যে W-9 না ফেরত পাঠায়, তাহলে অনুসরণ করার জন্য দ্বিতীয় অনুরোধের চিঠি পাঠান। যদি আপনার কাছে কোনও নথিভুক্ত নীতি থাকে তবে বিক্রেতাকে মনে করিয়ে দিন যে আপনি ফাইলটির ফর্মটি ছাড়া তাদের অর্থ প্রদান করতে পারবেন না। আইআরএসের জন্য আপনি একটি W-9 এর জন্য আনুষ্ঠানিক অনুরোধ করতে চান, তাই ফাইলটিতে এই অক্ষরের একটি অনুলিপি রাখুন।
না W-9
বছরের শেষে বিক্রেতার জন্য আপনার যদি W-9 না থাকে তবে আপনাকে এখনও আইআরএসগুলির অর্থ প্রদানের প্রতিবেদন করতে হবে। সম্পূর্ণ করুন এবং ঠিকাদারের জন্য একটি ফর্ম 1099-এমআইএসসি পাঠান এবং সামাজিক নিরাপত্তা নম্বরটি ফাঁকা ছেড়ে দিন। আইআরএস একটি নোটের সাথে সাড়া দেবে যে নম্বরটি অনুপস্থিত, যা আপনাকে ব্যাকআপ প্রতিরোধের বিজ্ঞপ্তি এবং W-9 এর অন্য কপি সহ ঠিকাদারের কাছে অগ্রসর হতে হবে। আপনি ভবিষ্যতে অর্থপ্রদানকারী থেকে এই ঠিকাদারের জন্য কর বন্ধ করতে বাধ্য হন - বর্তমানে, আটকানোর হার 28 শতাংশ - এবং ঠিকাদারকে আইআরএস থেকে $ 50 ফি দিতে হবে।
