বহু সংস্থাগুলি যখন বড় আকারের প্রকল্পগুলি থাকে তখন বাইরের বিক্রেতাদের নিয়ে আসে। কর্মীদের অভাব, সংস্থার অভাব এবং প্রকল্পের জন্য দক্ষতার অভাব সহ কাজের আউটসোর্সিংয়ের অনেক কারণ রয়েছে। একটি দৃষ্টিকোণ বিক্রেতা নির্বাচন করার সময়, একটি ব্যবসা প্রায়ই তথ্য জন্য অনুরোধ বা প্রস্তাব জন্য অনুরোধ পাঠায়। আপনার সংস্থার জন্য কোন ধরণের সরঞ্জাম সর্বোত্তম তা নির্ধারণ করার আগে, দুইয়ের মধ্যে পার্থক্য বিবেচনা করুন।
তথ্যের জন্য অনুরোধ
তথ্যের জন্য অনুরোধ, বা RFIs, পরিকল্পনা নথি পরিকল্পনা করা হয়। তারা অনানুষ্ঠানিক নথি এবং সাধারণত কোন পক্ষ থেকে প্রতিশ্রুতি প্রয়োজন হয় না। RFIs সম্ভাব্য বিক্রেতার সংস্থা, ক্ষমতা, দক্ষতা এবং অভিজ্ঞতা সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। প্রকল্প বিবরণ এবং বাজেট সাধারণত এই ধরনের নথিতে অন্তর্ভুক্ত করা হয় না। এই ধরনের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা হয় একমাত্র সময় যদি কোম্পানিটি একটি ছোট প্রকল্পের জন্য একটি স্বল্পমেয়াদী বিক্রেতার সন্ধান করছে।
প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ
প্রস্তাব, বা RFPs এর জন্য অনুরোধগুলি হল জটিল নথি সংস্থাগুলি বাইরের বিক্রেতাদের কাছ থেকে বিড এবং প্রস্তাবগুলি আকৃষ্ট করতে তৈরি করে। একটি RFP সাধারণত প্রকল্প এর বাজেট, সময়রেখা এবং মানদণ্ড, পাশাপাশি কোম্পানির লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য অন্তর্ভুক্ত। এটি প্রকল্পটির নির্দিষ্টকরণ এবং সুযোগের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে এবং সম্ভাব্য বিক্রেতাদের কাছ থেকে একটি বিস্তারিত প্রতিক্রিয়া জানাতে কাজ করে। বিক্রেতার উত্তরে সাধারণত বিক্রেতার সংস্থার তথ্য, প্রস্তাবিত মূল্য এবং কীভাবে বিক্রেতা কীভাবে কার্যকর ও পরিচালনা করবে তার বিশদ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে।
প্রসেস
আরএফআই সাধারণত কম বাজেট প্রকল্পের জন্য, এবং উচ্চ বাজেট প্রকল্পের জন্য একটি প্রারম্ভিক বিন্দু হিসাবে ব্যবহার করা হয়। সাধারণত এটি পাঠানোর জন্য কয়েক সপ্তাহ সময় লাগে এবং এই ধরনের নথির জন্য প্রতিক্রিয়াগুলি গ্রহণ করে এবং সাধারণত 10 টি পৃষ্ঠা থেকে কম। আরএফপি উচ্চ-বাজেট প্রকল্পগুলির জন্য ব্যবহার করা হয় এবং এটি সাধারণত প্রকল্পের তথ্য সংগ্রহের পর্যায়ে শেষ হয়ে যায়। সাধারণত এই ধরনের নথির সাথে বিক্রেতা প্রতিক্রিয়া প্রেরণ এবং গ্রহণ করতে কয়েক মাস সময় লাগে এবং এটি সাধারণত কমপক্ষে 20 পৃষ্ঠা বা তার বেশি।
সুবিধাদি
একটি RFI ব্যবহার করে ছোট, কম-প্রভাব প্রকল্পের জন্য সুবিধাজনক। এই নথির সম্ভাব্য বিক্রেতাদের কাছ থেকে অনেক সময় বা প্রচেষ্টার প্রয়োজন নেই, কারণ তাদের প্রকল্প বিবরণ সম্পর্কে দীর্ঘ বিবরণ পাঠাতে হবে না। তাই প্রস্তাব প্রক্রিয়া শুরু করার আগে কোম্পানিগুলি একটি বড় প্রকল্পের সুযোগ সম্পর্কে আরো জানতে এই ধরনের নথি ব্যবহার করে। একটি আরএফপি সুবিধাটি হল যে এটি একটি বিক্রেতার সাথে এগিয়ে যাওয়ার জন্য এবং চুক্তি পর্যায় শুরু করতে কোম্পানিটিকে প্রস্তুত করে।
অসুবিধেও
আরএফআই-এর নেতিবাচক দিক হলো বিক্রেতারা তথ্য প্রেরণে আগ্রহী হতে পারে না কারণ তারা কোম্পানি থেকে অঙ্গীকারবদ্ধ প্রতিশ্রুতি দেখতে পাচ্ছে না। আরএফপি এর অসুবিধা হ'ল এটি পাঠানোর এবং এটি গ্রহণ করার জন্য প্রয়োজনীয় সময়সীমার প্রস্তুতি। প্রকল্পটির সামগ্রিক সুযোগ এবং নির্দিষ্টকরণ সম্পর্কে কোনও সংস্থা অনিশ্চিত থাকলে, RFP লেখা খুব কঠিন হতে পারে বা অনির্দেশ্য বিক্রেতা প্রস্তাবগুলি হতে পারে।
