প্রস্তাবগুলির জন্য একটি অনুরোধ (আরএফপি) একটি ক্রয় প্রক্রিয়ার প্রাথমিকতম স্তর, বা প্রয়োজনীয় পণ্য বা পরিষেবা পাওয়ার প্রক্রিয়া। প্রস্তাবগুলির জন্য অনুরোধ সম্ভাব্য সরবরাহকারীকে আপনার সংস্থার প্রয়োজনীয় পণ্য বা পরিষেবাটির প্রস্তাব জমা দেওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানায়। প্রস্তাবগুলির জন্য এই অনুরোধটি প্রয়োজনীয় পণ্য বা পরিষেবাদিগুলি নিয়মিত এবং প্রতিযোগিতামূলক অর্জন অর্জন করে এবং আপনার সংস্থাকে একাধিক সরবরাহকারীদের থেকে সৃজনশীল সমাধানগুলির মধ্যে সর্বোত্তম বিকল্পটি নির্বাচন করতে দেয়।
বিবরণ
প্রস্তাবগুলির জন্য একটি অনুরোধ মূল্যের অনুমানের জন্য কেবলমাত্র অনুরোধ নয়, বরং একটি বিস্তারিত রিপোর্টের জন্য একটি অনুরোধ রয়েছে যা মৌলিক সংস্থার তথ্য এবং ইতিহাস, আর্থিক তথ্য, প্রযুক্তিগত দক্ষতা, পণ্য সম্পর্কিত তথ্য এবং যাচাইযোগ্য গ্রাহক রেফারেন্স অন্তর্ভুক্ত করে। প্রস্তাবগুলির জন্য অনুরোধ সাধারণত প্রদানকারীর কাছ থেকে সঠিক প্রতিক্রিয়া পেতে অনুরোধকৃত আইটেম, প্রকল্প বা পরিষেবাটির বিস্তারিত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে। সাধারণত প্রস্তাবগুলির জন্য অনুরোধ জনসাধারণের জন্য উন্মুক্ত নয়, বরং পরিবর্তিত সম্ভাব্য প্রদানকারীর পূর্বে অনুমোদিত তালিকাতে পাঠানো হয়।
ক্রিয়া
প্রস্তাবগুলির জন্য একটি অনুরোধ জটিল প্রকল্পগুলির জন্য সাউন্ড ব্যবসায়ের সিদ্ধান্তগুলি নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য এবং পরিসংখ্যান প্রাপ্ত করতে সহায়তা করে। আরএফপি প্রক্রিয়ার মাধ্যমে, ক্রেতাদের ব্যবসায়টি জিততে কমপক্ষে পণ্য বা পরিষেবার জন্য সর্বোত্তম প্রস্তাব সরবরাহ করতে কোম্পানিগুলিকে প্রতিযোগিতা করতে হবে। এটি ক্রেতাকে সর্বোত্তম মূল্যের গুণমান, পদ এবং পরিষেবাগুলির সর্বোত্তম সমন্বয়ের জন্য একাধিক বিকল্প পরীক্ষা করার অনুমতি দেয়। প্রস্তাবের অনুরোধটি সরবরাহকারীদের উত্সাহিত করার জন্য উত্সাহিত করা হয় যাতে তারা RFP এ উপস্থাপিত ব্যবসায়িক সমস্যাগুলির সৃজনশীল সমাধানগুলি নিয়ে আসতে পারে। দর প্রস্তাব প্রস্তাবের অনুরোধ দীর্ঘ এবং আঁকা হতে পারে, জটিল প্রকল্পের জন্য এটি শুধুমাত্র তখনই ব্যবহার করা উচিত।
উপকারিতা
প্রস্তাবগুলির জন্য অনুরোধটি বিভিন্ন প্রদানকারীর কাছে পরিচিতি অর্জনে আপনার আগ্রহকে উত্সাহ দেয় এবং সরবরাহকারীদের তাদের সেরা পণ্য বা পরিষেবাটি তাদের সেরা মূল্যের প্রস্তাব দেওয়ার জন্য উত্সাহ দেয়। শুরু থেকে, সম্ভাব্য প্রদানকারীরা সচেতন নির্বাচন পদ্ধতি অত্যন্ত প্রতিযোগিতামূলক হয়। আরএফপি প্রক্রিয়াটি ক্রয়কারীকে কেন ক্রয় করার পরিকল্পনা করে এবং সরবরাহকারীদের অনুরোধে প্রকৃত প্রতিক্রিয়া জানাতে নির্দিষ্ট করে। একটি কাঠামোগত মূল্যায়ন এবং নির্বাচন পদ্ধতির মাধ্যমে, সংস্থাগুলি এবং সংগঠন নির্বাচন প্রক্রিয়ার মধ্যে তাদের উদ্দেশ্যশীলতা প্রদর্শন করতে পারে।
অপূর্ণতা
RFP প্রক্রিয়া এছাড়াও তার ত্রুটি আছে। কারণ প্রস্তাবনার অনুরোধগুলি ক্রেতা এবং সরবরাহকারীর উভয় অংশে অনেকগুলি প্রচেষ্টার প্রয়োজন, তারা খুব বেশি সময় ব্যয় করতে পারে। দস্তাবেজ প্রস্তুত করার এবং মিটিংয়ের পরিকল্পনা করার সময় এবং প্রচেষ্টার জন্য বিলম্ব হতে পারে। প্রস্তাবের অনুরোধের প্রতিক্রিয়ায় সময় এবং অসুবিধা জড়িত থাকার কারণে কিছু সংস্থা অংশগ্রহণ করতে না পারে। কোম্পানী ক্রয় করতে চায় ঠিক তা নির্ধারণ করা কঠিন হতে পারে, এবং অস্পষ্ট প্রয়োজনীয়তা প্রায়শই সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের কাছ থেকে অসন্তুষ্ট প্রস্তাবগুলিতে ফলস্বরূপ। উপরন্তু, ক্রয় কোম্পানির কার্যকরভাবে মূল্যায়ন করার জন্য প্রস্তাবগুলি দীর্ঘ এবং কঠিন হতে পারে।
মূল উপাদান
প্রস্তাব জন্য ভাল লিখিত অনুরোধ বিভিন্ন কী উপাদান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। ব্যবসায়ের সংক্ষিপ্তসারের মতো মৌলিক উপাদানের পাশাপাশি অনুরোধকৃত পণ্য বা পরিষেবাদির বিবরণ এবং বিস্তারিত ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তাগুলির প্রস্তাবের জন্য অনুরোধগুলির অনুরোধগুলির মধ্যে সরবরাহকারীদের কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানা উচিত তাও অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। সরবরাহকারীদের জন্য তথ্য কীভাবে গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করা উচিত, মূল্যায়ন পদ্ধতি ব্যবহার করা, পছন্দসই প্রস্তাব বিন্যাস, সময়সীমা, নির্বাচনের মানদণ্ড, যোগাযোগের তথ্য এবং প্রকল্পের জন্য পরিকল্পিত সময়রেখা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
