অনেক লোকের জন্য, বড় সংখ্যক ফোন নম্বর মনে রাখা একটি অসম্ভব কাজ। যখন কেউ আপনার অফিসে ফোন করে তখন আপনার ডানদিকে সঠিক নম্বর থাকা দরকার এবং এটি করার সর্বোত্তম উপায় অফিসের ফোন ডিরেক্টরি রাখতে হয়। যদিও বড় অফিসগুলিতে বৈদ্যুতিন ডিরেক্টরিগুলির সাথে জটিল ফোন সিস্টেম থাকতে পারে তবে বেশিরভাগ অফিসগুলিতে এই বিস্তৃত কিছু করার প্রয়োজন নেই। খুব সামান্য প্রচেষ্টার সাথে, আপনি আপনার নখদর্পণে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য দেওয়ার জন্য একটি সহজ অফিস ডিরেক্টরি তৈরি করতে পারেন।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
কম্পিউটার
-
স্প্রেডশীট সফ্টওয়্যার বা গুগল ডক্স অ্যাকাউন্ট
একটি নতুন স্প্রেডশীট তৈরি করুন এবং এটি "অফিস ডিরেক্টরি" নাম দিন। একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করে এমন একটি অফিসের জন্য একটি টেলিফোন ডিরেক্টরি সেট আপ করার সহজ উপায় যা কেন্দ্রীয় ফোন ডিরেক্টরি সিস্টেমের জন্য যথেষ্ট নয়।
আপনার স্প্রেডশিটে তিনটি কলাম শিরোনাম যুক্ত করুন: নাম, অফিস # এবং টেলিফোন। আপনি যদি চান, স্প্রেডশীটে আরো কলাম যুক্ত করুন এবং আপনি সহজেই ট্র্যাক করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, ইমেল ঠিকানা এবং ফ্যাক্স নম্বর।
আপনার সহকর্মীদের কাছে ডিরেক্টরিটি পাঠান (অথবা যদি আপনি কোনও অনলাইন স্প্রেডশীট ব্যবহার করে থাকেন তবে এটি লিঙ্কটি পাঠান) এবং তাদের নিজস্ব সঠিক তথ্য পূরণ করুন এবং এটি আপনার কাছে পাঠান। এই তথ্যগুলির মধ্যে একটি অফিস প্রশাসনিক সহকারী হতে পারে যাকে আপনি অবিলম্বে আপনার জন্য তথ্যটি পূরণ করতে চাইতে পারেন।
ফলাফলগুলি একক স্প্রেডশীটে রূপান্তরিত করে এতে সমস্ত পরিবর্তনগুলি যুক্ত করুন। আপনি এখন আপনার অফিসের জন্য একটি কাজ ফোন ডিরেক্টরি আছে।
ফোন ডাইরেক্টরিটি মুদ্রণ করুন, অথবা সাধারণ ব্যবহারের জন্য আপনার বাকি অফিসে এটি ইমেল করুন। কম ঝামেলা সঙ্গে ফোন ডিরেক্টরি বিতরণ করার জন্য একটি সহজ উপায় জন্য নীচের টিপস দেখুন।
পরামর্শ
-
যেহেতু অফিসের ফোন নম্বর তুলনামূলকভাবে পরিবর্তিত হয়, তাই Google ডক্স মত একটি অনলাইন স্প্রেডশীট ব্যবহার করে আপনাকে সময় এবং প্রচেষ্টার সংরক্ষণ করতে পারে। আপনার অফিসে থাকা প্রত্যেকের সাথে ফোন ডিরেক্টরি স্প্রেডশীট ভাগ করুন এবং প্রয়োজনীয় হিসাবে পরিবর্তনগুলি করতে দিন, এবং ডিরেক্টরিটি অনলাইনে থাকলে, আপনাকে ডিরেক্টরিটি আপডেট করার সময় নতুন কপি ইমেল করার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না।
