গ্রাহক পরিষেবায় কাজ করার সময়, আপনার ক্লায়েন্ট বিভিন্ন যোগাযোগ মাধ্যমের মাধ্যমে, যেমন ব্যক্তি, টেলিফোনে, চিঠিতে এবং ইমেলের মাধ্যমে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে সক্ষম হতে পারে। পরিস্থিতি নির্বিশেষে, উপযুক্ত প্রতিক্রিয়া এবং গ্রাহক সন্তুষ্টি নিশ্চিত করার জন্য নির্দিষ্ট প্রোটোকলগুলি এবং নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করতে হবে। আপনার কোম্পানির নিজস্ব নিজস্ব প্রোটোকল অনুসরণ করতে পারে তবে নীচের নির্দেশিকাগুলি অধিকাংশ গ্রাহক পরিষেবা যোগাযোগ নির্দেশিকাগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা হয়।
ব্যাক্তিগতভাবে
একজন গ্রাহকের সাথে মুখোমুখি হওয়ার সাথে সাথে আপনার মনোভাব এবং আচরণ আপনার প্রতিষ্ঠানের মানগুলির সাথে মেলে। একজন গ্রাহক আপনার দায়িত্বের বাইরে এমন কিছু সম্পর্কে অভিযোগ করলেও আপনাকে সর্বদা পেশাদার এবং বিনয়ী থাকতে হবে। সন্দেহ থাকলে, আপনার ম্যানেজার বা সুপারভাইজারকে অনুরোধটি পরিচালনা করার জন্য জিজ্ঞাসা করুন অথবা ক্লায়েন্টের নাম এবং যোগাযোগের তথ্য পান যাতে আপনি যখন তাদের অনুরোধটি পূরণ করতে পারেন তখন আপনি যোগাযোগ রাখতে পারেন।
টেলিফোন এবং ভয়েসমেইল
টেলিফোনের মাধ্যমে, তাৎক্ষণিকভাবে উত্তর দিতে, স্পষ্টভাবে কথা বলা এবং বন্ধুত্বপূর্ণ স্বর ব্যবহার করা জরুরি। শুভেচ্ছা একটি কলকারী শুনতে প্রথম জিনিস এবং এটি প্রায়ই আপনার প্রতিষ্ঠান দ্বারা নির্ধারিত হয়। যদি আপনার ইচ্ছা অনুসারে ফোনটির উত্তর দেওয়ার স্বাধীনতা থাকে তবে আপনার নাম, প্রতিষ্ঠানের নাম এবং ব্যক্তিটিকে কীভাবে আপনি সাহায্য করতে পারেন তা জিজ্ঞাসা করে অভিবাদন পেশাদারকে রাখুন। কোনও কথোপকথন শেষ করার আগে, আপনার ক্লায়েন্টের সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার বিষয়ে নিশ্চিত হন এবং আপনি যা করতে পারেন তা অন্যের কাছে আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি আপনার ডেস্ক থেকে অনুপস্থিত থাকেন বা কোনও ইনকামিং ফোন কল না নিতে পারেন তবে গ্রাহক আপনার ভয়েসমেলে নির্দেশিত হবে। আপনার অভিবাদন বর্তমান রাখা এবং আপডেট করা উচিত। আপনার ভয়েসমেইল ঘন ঘন চেক করুন এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব বার্তা ফেরত পাঠান।
চিঠিপত্র এবং মেমো
মৌখিক যোগাযোগের চেয়ে বেশি কর্তৃপক্ষ থাকার কারণে আপনার গ্রাহক প্রায়ই লিখিত অক্ষর এবং স্মারকলিপিগুলির রূপে যোগাযোগ দেখেন। লিখিত চিঠিপত্র পরিষ্কার, তথ্যপূর্ণ, সময়মত এবং সুনির্দিষ্ট হওয়া উচিত। গ্রাহককে যোগাযোগটি একবার পড়ার পরে তার কী প্রত্যাশা করা উচিত তা গ্রাহকের জানা উচিত। সুরটি সর্বদা বিনীত এবং পেশাদার, এবং মুদ্রণ এবং যোগাযোগ পাঠানোর আগে সর্বদা বানান নির্ভুলতা এবং ব্যাকরণ সামঞ্জস্যের জন্য চেক করুন।
ইমেইল এবং অনলাইন ফর্ম
মাঝে মাঝে, আপনি আপনার গ্রাহকের সাথে ইমেল বা অনলাইন ফরমের মাধ্যমে যোগাযোগ করতে পারেন। চিঠি এবং মেমোরের মতোই, ই-মেইলের মাধ্যমে যোগাযোগটি পেশাদার এবং বিনয়ীভাবে পরিচালিত হওয়া উচিত, বিশেষত শব্দভাণ্ডার, বানান এবং ব্যাকরণকে বিশেষ মনোযোগ দিয়ে। ইমেল সামান্য বিট আরো নমনীয়তা জন্য অনুমতি দেয় এবং কখনও কখনও আরো অনানুষ্ঠানিক শব্দ করতে পারেন। সাফ এবং সহজ বার্তা ইমেল মাধ্যমে স্টেলার গ্রাহক সেবা প্রদান চাবি। এছাড়াও, আপনি ভয়েসমেইল বার্তাগুলির মতোই করবেন, ইমেল বার্তাগুলিকে উপেক্ষা করা উচিত নয়; সবসময় আপনার গ্রাহকদের 'প্রশ্নের সব সাড়া।
