পার্ডু ইউনিভার্সিটি অনলাইন লিখন ল্যাব (ওডব্লিউএল) অনুসারে, মেমোগুলি হাইলাইট বা সমস্যার সমাধান করার জন্য লেখা হয়। উত্তর কেন্টাকি ইউনিভার্সিটির স্কুল অফ বিজনেস ঘোষণা করে যে মেমো সীমিত স্থানে প্রচুর তথ্য যোগাযোগ করতে পারবে। কিভাবে একটি মেমো ফর্ম্যাট করা হয় কোম্পানি, মেমো উদ্দেশ্য এবং মেমো প্রাপকদের উদ্দেশ্য উপর নির্ভর করে। অভ্যন্তরীণ কর্মীদের মেমো তথ্য, বিশ্লেষণ এবং সিদ্ধান্তগুলি সরবরাহ করতে পারে, ব্যবসায়িক ঘন্টা বা সরঞ্জামগুলির সঠিক ব্যবহারের জন্য নির্দেশাবলী সম্পর্কে তথ্য সরবরাহ করতে পারে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
কাগজ
-
পেন এবং পেন্সিল
একটি মেমো মৌলিক উদ্দেশ্য এবং বিন্যাস শিখুন। Memos সাধারণত কর্মীদের যোগাযোগ ব্যবহৃত অভ্যন্তরীণ নথি। উদ্দেশ্য নীতি অনুস্মারক, কর্ম অনুরোধ, পরিবর্তন রিপোর্টিং বা সরকারী বিজ্ঞপ্তি প্রদান করতে পারে। মেমো বিন্যাস একটি শিরোনাম, ভূমিকা, শরীর, সারাংশ এবং ক্লোজিং অন্তর্ভুক্ত। সংযুক্তি দস্তাবেজ নীচে লক্ষনীয় হয়।
আপনার মেমো উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন এবং যা, যদি থাকে, সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করা হবে। মেমো প্রাপকদের নির্ধারণ করুন। প্রায়শই, সুপারভাইজার এবং পরিচালকরা মেমোসের কপি পান এবং একটি ফাইলের একটি অনুলিপি অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হতে পারে। মেমো কি বলে এবং একটি রুক্ষ খসড়া রচনা করবে তা নির্ধারণ করুন। Memos জন্য অনুমোদিত হয় যে লেটারহেড ব্যবহার করার জন্য কোম্পানির নীতি চেক করুন।
"তারিখ" দিয়ে শুরু শিরোনামটি সম্পূর্ণ করুন, "To" বিভাগে প্রাথমিক প্রাপকদের নাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি এক বা একাধিক ব্যক্তি হতে পারে, অথবা এটি সমস্ত অ্যাকাউন্ট পরিচালকদের মতো একটি গোষ্ঠীর একটি গোষ্ঠী নির্দিষ্ট করতে পারে। "সিসি" বিভাগে অন্তর্ভুক্ত করুন যারা মেমো কপি পাবে তাদের নাম এবং শিরোনাম। "থেকে" বিভাগে মেমো পাঠানো ব্যক্তিটির নাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন। "বিষয়" বিভাগটিতে একটি সংক্ষিপ্ত শিরোনাম যা মেমোর উদ্দেশ্য বর্ণনা করে অন্তর্ভুক্ত করুন।
মেমোর উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করে এমন একটি পরিচায়ক অনুচ্ছেদের অন্তর্ভুক্ত করুন, উদ্দেশ্যটির জন্য ব্যাকগ্রাউন্ড সরবরাহ করে এবং পরবর্তী অনুচ্ছেদে কী অনুসরণ করবে তার সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেয়। মেমো নীতি বা অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে যদি পাঠকদের জন্য একটি সতর্কতা অন্তর্ভুক্ত করুন।
ভূমিকা এবং ওভারভিউ বিস্তৃত মেমো শরীর, বা প্রধান টেক্সট, তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি নীতি পরিবর্তন পর্যন্ত নেতৃস্থানীয় ব্যাকগ্রাউন্ড প্রদান। আলাদা এবং বিষয়বস্তু অনুযায়ী অনুচ্ছেদ। মেমো জুড়ে সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন। এই অধ্যায়টি মেমোর উদ্দেশ্যের উপর নির্ভর করে এক বা দুটি অনুচ্ছেদ বা কয়েকটি পৃষ্ঠা হতে পারে।
সংক্ষিপ্ত এবং সমাপ্তি সন্নিবেশ করান। সারসংক্ষেপটি এক-পৃষ্ঠার মেমোসের জন্য প্রয়োজনীয় নাও হতে পারে, তবে এটি জটিল তথ্য বা নির্দেশাবলী সহ দীর্ঘ দস্তাবেজের সাথে সহায়ক হতে পারে। পাঠকের ধন্যবাদ এবং প্রশ্নগুলির উত্তর দেওয়ার জন্য বা মেমো কন্টেন্ট ব্যাখ্যা করার জন্য আপনার সাহায্যের প্রস্তাব দেওয়া বন্ধ করুন। একটি সারসংক্ষেপ অনুপস্থিতিতে, সমাপ্ত অনুচ্ছেদে একটি সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করুন। মেমো বিষয়বস্তু গোপনীয় যদি পাঠকদের জানা।
মেমো শেষে মেমোতে উল্লেখিত সংযুক্তিগুলির একটি তালিকা। সংযুক্তি তালিকাটি চিহ্নিত করতে "সংযুক্ত" বা "সংযুক্ত" শব্দগুলি ব্যবহার করুন। মেমোতে উল্লেখিত সংযুক্তিগুলি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
মেমো সাইন ইন করুন। মেমো লেখক সাধারণত "থেকে" এন্ট্রির পাশে, শিরোনাম বিভাগে প্রাথমিক বা সাইন স্মরণ করে। একটি আনুষ্ঠানিক মেমোতে ডকুমেন্টের শেষে একটি পূর্ণ স্বাক্ষর এবং তারিখ লাইন প্রয়োজন হতে পারে।
পরামর্শ
-
শৈলী এবং বিন্যাস শিখতে কোম্পানির memos এর কপি পর্যালোচনা। অনুমোদন একটি মেমো পাঠাতে প্রয়োজন কিনা জিজ্ঞাসা করুন।মেমোতে এটি অন্তর্ভুক্ত করার আগে সমস্ত প্রকৃত তথ্য যাচাই করুন। আপনার মেমো proofread কেউ জিজ্ঞাসা করুন।
