যদি কর্মচারীরা মিটিংয়ের চেয়ে কম পছন্দ করে এমন এক জিনিস থাকে, তখন যখন একটি মিটিংয়ের সময় পরিবর্তিত হয় তখন সেগুলি তাদের সময়সূচী পরিবর্তন করতে বাধ্য করে। তবুও, আপনার কর্মীদের নির্বিশেষে এটির জন্য এটি আরও খারাপ। পরিবর্তনের জন্য তাদের সতর্ক করে একটি মেমো লেখার মাধ্যমে লুপে আপনার কর্মীদের রাখুন। তারা হয়তো বার্তাটি পছন্দ করতে পারে না, তবে তারা আপনার মেমো - অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের সবথেকে ভাল রূপগুলির মতো - তা সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দুতে প্রশংসা করবে।
আপনার মেমো এর তথ্য শিরোনাম লিখুন। বামে এবং চারটি পৃথক, একক-ব্যবধানযুক্ত লাইনগুলিতে "তারিখ," "টু," "থেকে" এবং "বিষয়" লিখুন। প্রতিটি একটি কোলন দ্বারা অনুসরণ করা উচিত। "থেকে:" আপনার নাম এবং আপনার শিরোনাম লিখুন।
বৈঠক সময় পরিবর্তন সম্পর্কে তিনটি একক-ব্যবধানযুক্ত অনুচ্ছেদগুলি লিখুন, অনুচ্ছেদের মধ্যে দ্বি-ব্যবধান। প্রথম অনুচ্ছেদে, প্রাক্তন সময় এবং সভার পুনঃনির্ধারিত সময় নির্দেশ করুন। সভায় অবস্থান পরিবর্তিত হয়েছে কিনা তা চিহ্নিত করুন।
একটি ইতিবাচক ভাবে সময় পরিবর্তন ব্যাখ্যা করুন। মিটিংয়ের সময় কেন পরিবর্তিত হয়েছে তা নিয়ে কর্মচারীরা প্রশ্ন করতে পারে, কিন্তু গোপনীয় সাংগঠনিক তথ্যের ঝুঁকি নেওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে। এই বক্তব্যটি ইতিবাচকভাবে বলুন, "বৈঠকে সময় সভার পরিবর্তিত হয়েছে যাতে সবার চাহিদা ও সময়সূচি যথাযথভাবে সভায় যোগ করা যায়।"
একটি আপতিক তৃতীয় অনুচ্ছেদ লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, "এই সময়সূচী পরিবর্তনের জন্য আপনার সহযোগিতার জন্য আপনাকে অগ্রিম ধন্যবাদ। আমি আপনাকে দেখার সময় (সভায় সময় এবং স্থান)।"
যোগ উপস্থিতি এবং বিশ্বাসযোগ্যতা একটি স্ট্রোক জন্য আপনার নামের পরে আপনার প্রাথমিক লিখুন। আপনি মেমোর নীচে সাইন ইন করতে হবে না কারণ শিরোনাম শীর্ষে আপনার নাম মুদ্রণ করা হয়।
প্রফ্রোড করুন এবং আপনি এটি প্রচার করার আগে আপনার মেমো সম্পাদনা করুন। কোনও কর্মচারীকে আপনার কোনও যোগাযোগ সামগ্রীতে কোনও ত্রুটি ধরতে দেবেন না।
মেমো সঠিকভাবে এবং সেরা এক্সপোজার জন্য প্রসারিত। মনে রাখবেন যে অনুপস্থিত কর্মচারীরা কিংবদন্তী অফিস লাইনে ফিরে আসতে চান না, "আমি মনে করি আমি মেমো পাইনি।" কোম্পানির প্রশস্ত মেমো প্রায়শই লাঞ্চরুমে এবং বিরতি রুমগুলিতে পোস্ট করা হয়। "বীমা" যোগ করার জন্য, প্রতিটি কর্মচারীর জন্য মেমোর একটি অনুলিপি তৈরি করুন এবং এটি তার মেইলবক্সে বা তার ডেস্কে রাখুন।
