সঠিকভাবে মিলে মিনিট সংকলন নিশ্চিত করে যে অংশগ্রহণকারীদের নির্ধারিত কাজগুলিতে ফোকাস থাকে, দূষিততা হ্রাস করে এবং পরবর্তী মিটিংয়ের দক্ষতা বাড়ায়। স্পষ্ট ও ব্যাপক মিটিং মিনিটের সুবিধাগুলির অর্থ হল যে কোনও ব্যবসার মালিক, নির্বাহী, বা অন্য কোনও নেতা যিনি নিয়মিত সভা পরিচালনা করেন তার কয়েক মিনিটের জন্য নির্দেশিকাগুলি স্থাপন করা উচিত। এই নির্দেশিকাগুলি সভার আগে, সময় এবং পরে কি ঘটবে তা আচ্ছাদন করা উচিত।
বৈঠকের আগে
মিনিট কে নেয় তা নির্ধারণ করুন
একটি আপাতদৃষ্টিতে মেনিয়াল টাস্ক যখন, রেকর্ডিং মিটিং মিনিট বিস্তারিত উল্লেখযোগ্য মনোযোগ প্রয়োজন। ফলস্বরূপ, মিনিট গ্রহণকারী সভায় সর্বনিম্ন অংশগ্রহণ করা উচিত। এই মিটিং এর প্রয়োজনীয় পয়েন্ট রেকর্ডিং আপনার শক্তির সবচেয়ে মনোযোগ নিবদ্ধ করতে পারবেন।
পরামর্শ
-
ব্যবসায়ীরা প্রায়শই এই মিটিংয়ের মধ্যে সক্রিয় ভূমিকা রাখে না, কারণ ব্যবসাগুলি প্রায়শই মিনিট নিতে নির্বাহী সহায়ক বা অভ্যর্থনাকারীদের ব্যবহার করে।
একটি স্ট্যান্ডার্ড ফর্ম ব্যবহার করুন
সভার সময় ব্যবহার করার জন্য আপনার নিজস্ব মানসম্মত মিটিং মিনিট ফর্ম তৈরি করুন। স্ট্যান্ডার্ডাইজেশন মিনিট গ্রহণকারীকে তথ্য কোথায় রাখতে হবে তা জানায় এবং অংশগ্রহণকারীদের পরে দস্তাবেজটি পড়তে সহায়তা করে। মৌলিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- অংশগ্রহণকারীদের তালিকা।
- তারিখ।
- আলোচনা করার বিষয় তালিকা।
- কর্ম পরিকল্পনা প্রতিটি বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিয়েছে।
- যারা কর্ম বহন করার জন্য দায়ী।
বৈঠককালে
প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করুন
সভাটি আনুষ্ঠানিকভাবে শুরু হওয়ার আগে অংশগ্রহণকারীদের এবং তারিখের মতো প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করুন। এই প্রকৃত মিটিং সময় সময় একটি অপ্রয়োজনীয় বর্জ্য বাধা দেয়।
রেকর্ড শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ তথ্য
মিটিং মিনিট একটি সম্পূর্ণ মিটিং হস্তান্তর করা উচিত নয়। বিপরীতভাবে, মিটিং মিনিট একটি সরলীকৃত বিন্যাসে গুরুত্বপূর্ণ কাজ এবং নির্দেশাবলী রেকর্ড। সুতরাং, আপনাকে দায়িত্ব, দায়িত্বপ্রাপ্ত তারিখ, যারা দায়িত্ব এবং অন্য কোন প্রাসঙ্গিক তথ্য সম্পর্কিত প্রতিনিধিদলের মতো তথ্য রেকর্ড করা উচিত। মিটিং মিনিটের মধ্যে সাধারণ আলোচনা বা টেনশিয়াল তথ্য থাকা উচিত নয়।
স্পষ্ট করে জানতে চাও
মিনিটের সঠিকভাবে মিটিংয়ের মূল পয়েন্টগুলি প্রতিফলিত করতে হবে। বৈঠককালে আলোচনা করা কোন তথ্য স্পষ্ট যদি স্পষ্টতা জন্য জিজ্ঞাসা। অনুমান করবেন না, অথবা আপনি ভুল তথ্য বা ভুল ঝুঁকিপূর্ণ। স্পষ্টতা জিজ্ঞাসা করা, যদিও, সবসময় মিটিং প্রোটোকল অনুসরণ করুন। কিছু মিটিং একটি আনুষ্ঠানিক পদ্ধতির গ্রহণ করে, অন্যরা কাঠামোর রবার্ট রুলস অফ অর্ডার গ্রহণ করে।
গত মিনিট পড়ুন
আপনি সংকলিত বর্তমান মিনিট গত বৈঠক মিনিট উল্লেখ করতে পারে। এটির জন্য আপনি সভায় নতুন সভাতে মিনিট মিনিট আনতে চান যাতে তথ্যটি সকল অংশগ্রহণকারীদের কাছে সহজেই পাওয়া যায়।
বৈঠকের পর
মিনিট পর্যালোচনা করুন
টাইপোগ্রাফিক ত্রুটি বা কোনো অস্পষ্ট বাক্য জন্য মিটিং মিনিট চেক করুন। মিনিট চূড়ান্ত করার আগে এই ঠিক করুন। কোন ত্রুটি সম্ভাব্য গুরুত্বপূর্ণ কাজ সংক্রান্ত বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে।
অংশগ্রহণকারীদের পাঠান
অনুমোদনের জন্য সভায় অংশগ্রহণকারীদের সভায় মিনিট পাঠান। এই অংশগ্রহণকারীদের একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা বা ভুল ঠিক করার সুযোগ দেয়। কোন পরিবর্তন ঘটে যদি সব অংশগ্রহণকারীদের জানা।
চূড়ান্ত এবং ফাইল
একবার সমস্ত অংশগ্রহণকারী মিনিট অনুমোদন করে, স্বাক্ষরের পাশে নির্দেশিত অনুমোদিত তারিখের সাথে মিনিট নথিটি সাইন ইন করুন। তারপরে, আপনার কম্পিউটারে মিনিট ফাইল বা অন্য মিটিং মিনিটের সাথে একটি ফোল্ডারে ফাইল করুন। সমস্ত মিটিং মিনিট একসাথে রাখুন, যা ভবিষ্যতের সভাগুলোতে সহজ পরিবহনের অনুমতি দেয় এবং যদি কারো কাছে নথির উল্লেখ করতে হয় তবে একটি কেন্দ্রীয় অবস্থান সরবরাহ করে।
