কিভাবে একটি সভা মিনিট লিখুন এবং বিতরণ

কনডমিনিয়াম অ্যাসোসিয়েশন বা বহুজাতিক কর্পোরেশনের জন্য, মিটিং মিনিট গ্রুপ দ্বারা গৃহীত যে কোনও কাজের জন্য আইনি ভিত্তি তৈরি করে। অনুমোদন, নীতি, ক্রয় - কর্পোরেশন, অলাভজনক বা মুনাফা কোন কার্যকলাপ - মিনিটের মধ্যে রেকর্ড করা আবশ্যক। কিছু প্রতিষ্ঠান অন্যদের তুলনায় আরো অনানুষ্ঠানিক - আপনি সম্ভবত একটি গির্জার কমিটিতে টেবিলে একটি গতি স্থাপন করার জন্য চলমান একটি প্রতিবেশী শুনতে হবে না - কিন্তু সব তাদের গভর্নিং সংস্থা দ্বারা তৈরি সিদ্ধান্ত অনুযায়ী কাজ করতে হবে। মিনিট যারা কর্ম প্রমাণ প্রদান এবং তাদের উদ্দেশ্য সংজ্ঞায়িত।

প্রস্তুত হও

এগিয়ে পরিকল্পনা. বৈঠক আগে এজেন্ডা এবং সদস্যদের একটি তালিকা বা মিটিং অংশগ্রহণকারীদের জড়ো করা। যদি আপনার গ্রুপটি কোনও এজেন্ডা অনুসারে কাস্টমভাবে কাজ করে না তবে ফোকাস বজায় রাখার জন্য এটি করতে উত্সাহিত করুন। ব্যবসা পরিচালনার জন্য কতজন সদস্য প্রয়োজন হয় তা খুঁজে বের করুন, তাই প্রয়োজন হলে মিনিটের মধ্যে কোরামের উপস্থিতিতে আপনি নজর রাখতে পারেন।

আপনার নোট জন্য ব্যবহার করার জন্য একটি টেমপ্লেট করুন। তারিখ, সময় এবং অবস্থানের জন্য স্পেস অন্তর্ভুক্ত করুন এবং অংশগ্রহণকারীদের এবং অনুপস্থিতিগুলিকে টিক চিহ্ন দেওয়ার জন্য সদস্যদের একটি চেকলিস্ট অন্তর্ভুক্ত করুন। সভায় জনসাধারণের ইনপুট জড়িত থাকলে, নামগুলির জন্য লাইন এবং প্রতিটি ঠিকানাগুলির সমস্যাগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। যেমন Meettemplates.com বিভিন্ন ওয়েবসাইট মিটিং বিভিন্ন ধরণের জন্য বিনামূল্যে টেম্পলেট প্রস্তাব।

সভায় তারিখ, সময়, স্থান, অংশগ্রহণকারীদের এবং কোরাম তথ্য পূরণ করুন। আদেশ এবং সময় সভায় ডাকা যারা নোট। যদি সম্ভব হয়, জনসাধারণের সদস্যদের তাদের নাম নিবন্ধন করার জন্য জিজ্ঞাসা করুন তাই আপনাকে তাদের বানান কিভাবে জিজ্ঞাসা করতে হবে না। বড় সদস্যপদ গোষ্ঠীগুলিতে, আপনার উপস্থিতি চেকলিস্টটি চেক করতে সাইন-আপ শীটটি প্রেরণ করুন।

সঠিকভাবে চালানো

প্রতিটি সমস্যা রেকর্ড, এবং প্রতিটি উপর গৃহীত কোনো পদক্ষেপ। সর্বদা সদস্য তৈরি করেছেন এমন সদস্যের নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। প্রথম গতি সাধারণত একটি পূর্ববর্তী সভা মিনিট গ্রহণ, কোন কমিটির রিপোর্ট অনুসরণ করা হয়। সুপারিশ এবং প্রতিক্রিয়া গৃহীত কোনো পদক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করুন। চূড়ান্ত মিনিটের সাথে অন্তর্ভুক্ত লিখিত কমিটির রিপোর্ট সংরক্ষণ করুন। আলোচনা সংক্ষিপ্তসার চেষ্টা করবেন না।

যারা প্রতিটি গতির সঠিক পুনঃস্থাপনের সাথে কর্মপ্রচেষ্টা, স্থানান্তর বা অন্যথায় পদক্ষেপের পক্ষে পরামর্শ দেয় তাদের নামগুলি মনে রাখবেন। অনেক সংস্থা গতি সেকেন্ড যারা ব্যক্তি রেকর্ড। পুনঃস্থাপন বা স্পষ্টকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করতে দ্বিধা করবেন না - এই সরকারী রেকর্ডটি নির্দিষ্ট পদক্ষেপে গোষ্ঠীকে আবদ্ধ করে।

আপনার প্রতিষ্ঠানের সিস্টেম অনুযায়ী রেকর্ড ভোট। আপনি অন্তত ভোট গণনা প্রয়োজন হবে। কিছু গ্রুপ এছাড়াও নাম যোগ এবং প্রতিটি ব্যক্তি ভোট কিভাবে রেকর্ড।

সময় এবং স্থগিতাদেশ পদ্ধতি রেকর্ড। সেক্রেটারি মিনিট-রক্ষক হিসাবে আপনার নাম সাইন ইন করুন।

অনুসরণ

মিনিটটি অবিলম্বে লিখুন, যখন মিটিং আপনার মনের মধ্যে তাজা। রিপোর্ট বা প্রদর্শনীর তালিকা সহ এক বা দুই দিনের মধ্যে অনুমোদনের জন্য নেতাকে তাদের কাছে নিয়ে যান।

সদস্য এবং অংশগ্রহণকারীদের যারা তাদের ইমেল, ফার্স্ট ক্লাস মেইল, মাইক্রোসফ্ট ওয়ানোটের মতো ভাগ করা অ্যাপ্লিকেশন বা ক্লাউড প্রোগ্রাম যেমন Google ড্রাইভের অনুরোধ করেছেন তাদের মিনিট পাঠান।

একটি সরকারী কপি প্রস্তুত এবং স্থায়ী রেকর্ডের জন্য আসল রিপোর্ট এবং প্রদর্শনী সংযুক্ত করুন।

পরামর্শ

• একটি বিমূর্ত টেমপ্লেট আপনার মিটিং নোট মাপসই করার চেষ্টা করার পরিবর্তে আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনের জন্য একটি টেমপ্লেট নিখুঁত চেষ্টা করুন। অনেক ব্যবসায় টেমপ্লেট সাংগঠনিক বা পাবলিক মিটিং জন্য খুব অনানুষ্ঠানিক।

  আপনার প্রতিষ্ঠানের রবার্টস রুলস অফ অর্ডার ব্যবহারের জন্য উত্সাহিত করুন। এটি একটি ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত বিন্যাস যা আনুষ্ঠানিক ও আনুষ্ঠানিক বৈঠকে মানিয়ে নেওয়া যেতে পারে।