কিভাবে গ্রাহক বা অন্য কেউ একটি অস্বীকার পত্র লিখুন

যখন আপনি কোনও ব্যবসা চালাচ্ছেন, তখন এমন সময় আছে যখন আপনাকে কোনো গ্রাহক, বিক্রেতা বা সহযোগীকে কিছু বলতে হয় না। একটি পেশাদারী পদ্ধতিতে এটি একটি ভাল সম্পর্ক বজায় রাখতে সাহায্য করতে পারেন।

পেশাগত পত্র উপস্থাপনা

কোম্পানী লটারহেড বা স্টেশনরির উপর আপনার চিঠি রচনা করুন এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে উপযুক্ত ব্যক্তির কাছ থেকে চিঠি পাঠান। যদি গ্রাহকের অভিযোগ নম্বর থাকে, ক্রয় অর্ডার নম্বর বা রেফারেন্স অ্যাকাউন্টটি, আপনার চিঠিতে এটি অন্তর্ভুক্ত করুন।

আপনার কেস রাজ্য

ইতিবাচক নোটের সাথে লিড করুন, যেমন গ্রাহককে তার অনুরোধের জন্য ধন্যবাদ, তারপরে বিন্দুতে ডানদিকে যান। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার পৃষ্ঠপোষকতার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ এবং আপনার মডেল XYZ ভিডিও ক্যামেরাতে ওয়্যারেন্টির স্থিতির বিষয়ে আপনার সাম্প্রতিক চিঠি। ব্যাপক গবেষণার পরে, আমরা খুঁজে পেয়েছি যে আমরা আপনার ভিডিও ক্যামেরাতে অনুরোধ হিসাবে পাওনা পাওয়ার জন্য অক্ষম।"

আপনার যুক্তি ব্যাক আপ

কেন আপনি একটি গ্রাহকের অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করছেন একটি নির্দিষ্ট কারণ দিন। উদাহরণস্বরূপ, উদ্ধৃত কোম্পানী নীতি, মামলার হাইলাইট পর্যালোচনা করুন বা অন্যথায় আপনার সিদ্ধান্তের পিছনে কি সংক্ষেপে। প্রয়োজন হলে সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন চুক্তি, ওয়ারেন্টি বা আপনার অবস্থান সমর্থন করে এমন অন্যান্য কাগজপত্রের কপি। উদাহরণস্বরূপ, "আপনি সংযুক্ত ওয়ারেন্টি চুক্তিতে দেখতে পাবেন, এই পূর্ণ-সেবা নীতি মালিকানার প্রথম 1২ মাসে কার্যকর ছিল। আমাদের রেকর্ড অনুযায়ী, আপনি তিন বছর আগে আপনার ক্যামেরা কিনেছিলেন, আজকের দাবিটি অপ্রাসঙ্গিক।"

একটি আপোষ প্রস্তাব

কিছু ক্ষেত্রে আপোষের জন্য বা জলপাই শাখা বাড়ানোর জন্য কোনও রুম নেই, তবে আপনি যদি গ্রাহকের ব্যবসায়টিকে রাস্তার নিচে রাখতে চান তবে ঘা নরম করতে সহায়তা করার জন্য কিছু ধরণের ছাড় প্রদান করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আমরা আপনাকে একটি নতুন ভিডিও ক্যামেরা কেনার জন্য 25% ডিসকাউন্ট অফার করতে চাই", অথবা "সংযুক্ত, অনুগ্রহ করে একটি $ 50 উপহার কার্ড খুঁজুন যা আমাদের দোকানের কোনও ইলেকট্রনিক্স কেনার জন্য ছাড়যোগ্য।"

Refusals অন্যান্য ধরনের

আপনার ব্যবসা চালানোর সময়, আপনাকে বিক্রেতাদের সাথে চুক্তির শর্তাদি বন্ধ করতে হতে পারে, অবকাশকালের জন্য কর্মীদের অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করতে হবে অথবা অন্য ব্যবসায় সহযোগীকে পেশাদার চিঠিপত্র লিখতে হবে। উপরে বর্ণিত একই সাধারণ নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন, নির্দিষ্ট অবস্থানে চিঠি tailoring।

পরামর্শ

• চুক্তি প্রত্যাখ্যান: "এবিসি প্রত্যাখ্যান অপসারণের সাথে আমাদের চুক্তি পুনর্নবীকরণ করার সুযোগ করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আপনার সাম্প্রতিক বৃদ্ধির কারণে, আমরা অন্য প্রদানকারীর পরিষেবাগুলি নিযুক্ত করার জন্য বেছে নিলাম।"

  কর্মচারী অনুরোধ: "ডিসেম্বরে গত সপ্তাহে অর্থের বিনিময়ে আপনার অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে, কারণ এই সপ্তাহে সমস্ত কর্মীদের জন্য বছরের শেষ অবধি কারণে কালো হয়ে গেছে।

  সহকর্মী আমন্ত্রণ: "আপনার পরিচালক বোর্ডে পরিবেশন করার আমন্ত্রণের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। দুর্ভাগ্যবশত, আমার অনেক পেশাদার প্রতিশ্রুতি রয়েছে যা আমাকে এই সময়ে কোনও নতুন ভূমিকা নিতে বাধা দেয়।"

এটা মোড়ানো আপ

প্রয়োজন হলে বিষয়টি নিয়ে আরও আলোচনার আমন্ত্রণে বিদ্যমান সম্পর্কের কৃতজ্ঞতা প্রকাশের সাথে আপনার চিঠিটি শেষ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার ব্যবসার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে বা এই বিষয়ে আরও আলোচনা করতে চান তবে অনুগ্রহ করে আমার সাথে সরাসরি যোগাযোগ করুন।"