আপনি একটি নির্দিষ্ট পণ্য বা সেবা থেকে সন্তুষ্ট না। বন্ধুদের এবং আত্মীয়দের অভিযোগ করার পরিবর্তে পদক্ষেপ গ্রহণ করুন এবং একটি অভিযোগ চিঠি লিখুন। আপনার অভিযোগের স্থায়ী রেকর্ড হিসাবে কাজ করার পাশাপাশি, ভাল-লিখিত অভিযোগ চিঠিটি আপনি এবং অন্যান্য গ্রাহকদের ভবিষ্যতে এই সমস্যাগুলি অনুভব না করার জন্য পণ্য বা পরিষেবাদির জন্য দায়ী সংস্থাটি উত্সাহিত করতে পারে। ইতিবাচক ফলাফল পায় যে একটি ভাল বিন্যাসিত বাণিজ্য চিঠি তৈরি করুন।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
একটি অভিযোগ চিঠি লিখতে, আপনি নিম্নলিখিত প্রয়োজন হবে:
-
চালান এবং রসিদ
-
উচ্চ মানের বন্ড কাগজ
সম্পূর্ণ ব্লক বিন্যাস ব্যবহার করে আপনার চিঠি তৈরি করুন, যা মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে বেশিরভাগ ব্যবসাগুলি পছন্দ করে। অক্ষরের সব অংশ বামে ন্যায্যতা। প্রশংসাসূচক সমাপ্তির পরে আপনি অভিবাদন এবং কমা পরে একটি কোলন বা কমা প্রবেশ করতে পারেন। বিকল্পভাবে, আপনি বিরামচিহ্ন ছেড়ে যেতে পারেন।
লেটারহেড বা হেডারের নীচে 6 থেকে 10 লাইন তারিখ শুরু করুন। উদাহরণস্বরূপ, জানুয়ারী 15, 2011 আমেরিকান বিন্যাস ব্যবহার করুন।
তারিখ এবং অভ্যন্তরীণ ঠিকানা মধ্যে চার থেকে ছয় লাইন ছেড়ে। যোগাযোগ ব্যক্তির নাম এবং ব্যবসা শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন। কোম্পানি সুইচবোর্ড টেলিফোন করুন এবং উপযুক্ত ম্যানেজারের নাম এবং শিরোনাম জিজ্ঞাসা করুন। তার নামের সঠিক বানান নিশ্চিত করুন। আপনি যদি কোনও নাম সনাক্ত করতে না পারেন তবে একটি উপযুক্ত শিরোনাম ব্যবহার করুন, যেমন "গ্রাহক পরিষেবা পরিচালক।"
দুটি ফাঁকা লাইন ছেড়ে এবং অভিবাদন লিখুন। "প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম" বা "কার কাছে এটি চিন্তিত হতে পারে না" ব্যবহার করবেন না। উপযুক্ত ব্যক্তিগত শিরোনাম সহ প্রাপকের উপাধি ব্যবহার করুন। আপনি যদি লিঙ্গ সম্পর্কে অনিশ্চিত হন তবে "প্রিয় ক্রিস স্মিথ" ব্যবহার করুন।
ডবল স্থান এবং চিঠি শরীরের শুরু। অক্ষরের জন্য অন্তত তিনটি অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন, তাদের মধ্যে একটি ডবল স্থান রেখে। আপনি আপনার চিঠি রচনা হিসাবে, কোম্পানির কাছ থেকে প্রাপ্ত কোন চালান বা অন্যান্য নথি পড়ুন। সমস্ত পণ্য নাম, দাম এবং অন্যান্য বিবরণ সঠিক নিশ্চিত করুন।
একটি ইতিবাচক নোট শুরু করুন। ব্র্যান্ড নাম বা কোম্পানির আপনার আনুগত্যের উল্লেখ করতে প্রথম অনুচ্ছেদটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আমি সবসময় আপনার দোকানের আসবাবের জন্য কেনাকাটা করার জন্য উপভোগ করেছি। আপনার স্টোরের সজ্জাকারীর কাছ থেকে প্রাপ্ত চমৎকার উপদেশটি আমি উপলব্ধি করি এবং আমার সমস্ত কেনাকাটাগুলির সাথে খুব আরামদায়ক বোধ করি।"
আপনার অভিযোগ প্রক্রিয়া করার জন্য পাঠককে যে কোনও বিশদ জানাতে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য দ্বিতীয় অনুচ্ছেদটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "২5 শে ফেব্রুয়ারী, ২011 তারিখে, আমি আপনার অনলাইন ক্যাটালগ থেকে একটি ডুবেট কভার (আদেশ # 5768, নীল ফুলের মুদ্রণ, রানী আকার) আদেশ দিয়েছি। দুই সপ্তাহ পরে, আমি ডুবেট কভার পেয়েছি। ধাতু গন্ধ, যা দুটি মেশিন ধুয়ে পরে lingered। গ্রেপ্তার জাহাজের একটি অনুলিপি। " রসিদ বা অন্যান্য নথি মূল কপি পাঠাতে না।
তৃতীয় অনুচ্ছেদের মধ্যে আপনার প্রত্যাশা রাজ্য। উদাহরণস্বরূপ, "লোহা বাষ্পের বৈশিষ্ট্যটি সঠিকভাবে কাজ করে না, তাই আমি 52.38 ডলারেরও পূর্ণ এবং তাত্ক্ষণিক ফেরত আশা করি লোহা ফেরত দেওয়ার জন্য আমি যে পোস্টটি দিয়েছি তা আমি আশা করি। আমি আপনার প্রতিক্রিয়ার জন্য 4 সপ্তাহ অপেক্ষা করব। যদি আমি শুনতে পাই না আপনার কাছ থেকে, আমি বেটার বিজনেস ব্যুরোকে যোগাযোগ করব।"
দুটি ফাঁকা লাইন ছেড়ে দিন এবং যথাযথ প্রশংসাসূচক বন্ধ করুন, যেমন "আপনার সত্যিকারের" বা "আন্তরিকভাবে।" আপনার স্বাক্ষর জন্য চার থেকে ছয় ফাঁকা লাইন ছেড়ে। সরাসরি নীচে, আপনার টাইপরাইটার স্বাক্ষর লিখুন।
ডাবল স্পেস এবং এনক্লোজার (গুলি) লিখুন।
পরামর্শ
-
উচ্চ মানের বন্ড কাগজ ব্যবহার করুন। আপনার নাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর এবং ই-মেইল ঠিকানা সহ একটি শিরোনাম তৈরি করুন। সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদ লিখুন এবং অক্ষরের এক পৃষ্ঠায় দৈর্ঘ্য রাখুন। অক্ষরের উল্লম্ব অবস্থান পরীক্ষা করার জন্য আপনার ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামের মুদ্রণ পূর্বরূপ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন। প্রয়োজন হলে, স্পেস সমন্বয়। আপনার চিঠি proofread একটি বিশ্বস্ত বন্ধু বা আপেক্ষিক জিজ্ঞাসা করুন। বানান, বিরামচিহ্ন এবং ব্যাকরণগত ত্রুটির পরীক্ষা করার পাশাপাশি, আপনার বন্ধুর বা আপেক্ষিককে অবশ্যই অক্ষরের স্বর নিশ্চিত করতে হবে।
