একটি সেমিনার সংগঠিত কিভাবে

আপনি একজন স্পিকার, পরামর্শদাতা বা শিক্ষিকা হন তবে সেমিনারগুলি আপনার ব্যবসায় হতে পারে। আপনি যদি অন্য ব্যবসায়ের মালিক হন তবে সেমিনারগুলি আপনার ব্যবসার বাজারে আপনার জন্য সর্বোত্তম পদ্ধতি হতে পারে। কোনও সেমিনারের আয়োজন করার জন্য আপনার যেকোনো কারণ, একই মৌলিক পদক্ষেপগুলি এমন একটি ইভেন্ট তৈরি করার জন্য অনুসরণ করা উচিত যা মসৃণভাবে চলবে এবং আপনার অংশগ্রহণকারীদের প্রভাবিত করবে।

আপনার বিষয় চয়ন করুন। আপনি যদি একজন পরামর্শদাতা বা স্পিকার হন তবে সম্ভবত আপনি একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে একটি গোষ্ঠীতে কথা বলতে বলেছিলেন। আপনি যদি ব্যবসায়ের মালিক হন আপনার ব্যবসার প্রচারের জন্য কোনও সেমিনার সংগঠিত করেন তবে আপনাকে এমন একটি বিষয় নির্বাচন করতে হবে যা আপনার লক্ষ্য গ্রাহকের কাছে আপীল করবে। উদাহরণস্বরূপ, একটি অ্যাটর্নি এস্টেট পরিকল্পনা জনসাধারণের জন্য একটি বিনামূল্যে সেমিনার সংগঠিত হতে পারে।

আপনার স্থান নির্বাচন করুন। আপনার অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা অনুমান করার চেষ্টা করুন এবং এমন একটি স্থান নির্বাচন করুন যাতে সবার জন্য আরামদায়ক বসতে যথেষ্ট জায়গা থাকবে। আপনি একটি ঘটনাস্থল নির্বাচন করার সময় মূল্য বিবেচনা করতে হবে। কিছু স্থান কয়েক শত বা এমনকি হাজার হাজার রুম ভাড়া ফি থাকতে পারে, অন্যরা আরো যুক্তিসঙ্গত। হোটেলে প্রায়শই ভোজন রুম থাকে যেখানে ব্যবসায়গুলি প্রায়শই কনভেনশনগুলি ধারণ করে, যাতে অবস্থানের জন্য আপনার অনুসন্ধান শুরু করার জন্য এটি একটি ভাল জায়গা হতে পারে।

তৈরি করুন এবং আমন্ত্রণ ইমেল করুন। আপনার ইভেন্টের আকার এবং আনুষ্ঠানিকতার উপর নির্ভর করে, আপনার আমন্ত্রণগুলি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে তৈরি একটি সাধারণ নথিতে একটি পেশাদার ডিজাইনার দ্বারা তৈরি একটি অভিনব নকশাতে বিস্তৃত হতে পারে। অংশগ্রহণকারীদের সময় উপস্থিত করার পরিকল্পনা করার অনুমতি দেওয়ার জন্য আপনার আমন্ত্রণগুলি কয়েক সপ্তাহ আগে মেলান। আমন্ত্রণগুলি এতদিন আগে মেলান না যে প্রকৃত সেমিনারের তারিখ উপস্থিত হওয়ার আগে তারা ভুলে যেতে পারে। আপনি আপনার আমন্ত্রণগুলি ইমেল করতে পারেন, তবে মনে রাখবেন যে তারা বিভিন্ন প্রাপকের স্প্যাম ফোল্ডারগুলিতে শেষ হতে পারে।

আপনি লাঞ্চ বা হালকা refreshments অফার করব কিনা তা নির্ধারণ করুন। আপনার সেমিনার কয়েক ঘন্টার জন্য রান করে, এটি হালকা refreshments উপলব্ধ একটি চমৎকার স্পর্শ। আপনার সেমিনার সকালের শুরুতে বা দুপুরের খাবারে রান করলে, লাঞ্চ সরবরাহ করা হয়। কিছু স্থানগুলিতে এমন একটি প্রয়োজনীয়তা রয়েছে যা আপনি সুবিধাতে একটি ইভেন্ট ধারণ করে তাদের ইন-হাউস ক্যাটারারের পরিষেবাগুলি ব্যবহার করেন। আপনি রিফ্রেশমেন্ট অর্ডার করার আগে আপনার চুক্তি নিয়ম জানেন তা নিশ্চিত করুন।

আপনার উপস্থাপনা উপকরণ তৈরি করুন। হ্যান্ডআউটগুলির কপি তৈরি করুন, অথবা একটি পেশাদার প্রিন্টারে মুদ্রণ করুন। আপনি সম্ভবত একটি পাওয়ার পয়েন্ট উপস্থাপনা তৈরি করতে চান যাতে আপনার বা আপনার স্পিকার উপাদান সরবরাহ করার সময় আপনার কাছে একটি চাক্ষুষ রেফারেন্স থাকে। আপনি সহজেই মুদ্রণ বিকল্পগুলির অধীনে "হ্যান্ডআউটস" নির্বাচন করে আপনার অংশগ্রহণকারীদের জন্য একটি হ্যান্ডআউট তৈরি করতে পারেন। আপনি প্রতি পৃষ্ঠায় তিনটি নির্বাচন করুন তা নিশ্চিত করুন এবং আপনার অংশগ্রহণকারী সরাসরি তাদের হ্যান্ডআউটগুলিতে নোট নিতে সক্ষম হবেন।

ইভেন্টের কয়েক দিন আগে, আপনার RSVPs এর উপর ভিত্তি করে অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যাটি চূড়ান্ত করুন। আপনি যদি চয়ন করেন, তবে আপনি তাদের ইভেন্টটি মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য আমন্ত্রিত আমন্ত্রিত অন্যান্য ব্যক্তিদের কল করতে পারেন এবং তাদের নিবন্ধন করার একটি শেষ সুযোগ দিতে পারেন। যদি সম্ভব না হয় এমন কারো জন্য একটি বার্তা ছেড়ে দিন, এবং যদি তারা উপস্থিত হওয়ার পরিকল্পনা করে তবে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনাকে কল করার নির্দেশ দেয়।

একটি সাইন ইন শীট এবং nametags তৈরি করুন। সেমিনারের অংশগ্রহণকারীরা অন্য লোকেদের সাথে দেখা করতে এবং অবিলম্বে তাদের নাম এবং তারা কোথা থেকে এসেছে তা দেখতে এটি চমৎকার। এটি নতুন মানুষকে নিজেদের প্রবর্তন করার সময় লোকেদের অস্বস্তিকর অনুভূতিগুলির মধ্যে কিছুটা নির্মূল করে। সাইন-ইন শীটটি যদি আপনার অংশগ্রহণকারীদের কাছে কোনও ধরণের চলমান শিক্ষা ক্রেডিট প্রস্তাব করার পরিকল্পনা করে অথবা সেমিনারের পরে আপনি কেবলমাত্র অংশগ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগ রাখতে ইচ্ছুক হন তবে সাইন-ইন শীট কার্যকর হবে। আপনি তাদের নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা চাইতে পারেন। তারা আপনার কাছ থেকে আরও যোগাযোগ পেতে চান না যদি তারা একটি বক্স প্রস্তাব করা বিজ্ঞতার।

প্রতিটি টেবিল সেটিং জন্য প্যাকেট তৈরি করুন। আপনি আপনার ব্যবসায় সম্পর্কে ব্রোশার এবং অন্যান্য প্রচারমূলক উপাদান অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন। আপনি আপনার অংশগ্রহণকারীদের জন্য লিখতে এবং তাদের জন্য একটি কলম লিখতে কিছু দিতে চান। আপনার যদি আপনার ব্যবসার লোগোতে এই আইটেমগুলি না থাকে তবে আপনার ইভেন্টটি যেখানে আপনি ধারণ করছেন সেখানে পেন্স এবং প্যাড থাকতে পারে যা তারা প্রদান করতে পেরে খুশি হবে।

আপনার ইভেন্টের কয়েক দিন আগে আপনার ভেন্যুতে আপনার যোগাযোগ ব্যক্তির সাথে বিশদ নিশ্চিত করুন। আপনি খাদ্য catered হচ্ছে যদি আপনার ক্যাটারার সঙ্গে একটি চূড়ান্ত মাথা গণনা নিশ্চিত করা উচিত। প্লেট, স্নাতক বা কাপ হিসাবে কাগজ পণ্য সরবরাহ করতে হবে কিনা আপনার ক্যাটারারকে জানাতে ভুলবেন না। প্রয়োজনীয় কোন পেমেন্ট ব্যবস্থা করুন। কিছু স্থান এবং ক্যাটারারদের অগ্রিম অর্থ প্রদানের প্রয়োজন, অন্যরা আপনার ইভেন্টের অর্থ সংগ্রহ করতে পেরে খুশি।

আপনার ইভেন্টের আগে বা সকালে আপনার ভেন্যু সেট আপ করুন। আপনি নিশ্চিত হবেন যে আপনার ভেন্যু স্টাফ রুমে সেটআপ করেছেন যেভাবে সেটআপ করেছেন। আপনার অতিথির আগমনের আগে প্রতিটি স্থান সেটিংসে আপনার প্যাকেট এবং অন্যান্য সামগ্রী রাখতে চান। ঘরের চারপাশে ঘুরে বেড়ান এবং প্রতিটি আপনার রুমে সামনে আপনার স্পিকার বা একটি স্পষ্ট দৃশ্য আছে তা নিশ্চিত করুন।

আপনার অতিথির উপস্থিতিতে প্রথম অতিথিরা যখন আপনার ইভেন্টটি শুরু করতে শুরু করবেন তখন নিজের জন্য বা আপনার কোম্পানির প্রতিনিধিদের উপস্থিত হতে পরিকল্পনা করুন। আপনি মানুষকে শুভেচ্ছা জানাতে এবং সাইন-ইন শীট, রেস্টরুমের অবস্থান এবং রিফ্রেশমেন্টগুলিতে নির্দেশ দিতে চান।

পরামর্শ

• আপনার সেমিনার পরিকল্পনা যখন সম্ভব হিসাবে সংগঠিত থাকার চেষ্টা করুন। ছোট বিবরণ আপনাকে বিবর্ণ করতে ঝোঁক, এবং আপনি আরো ইভেন্ট সংগঠিত হয় আরো সংগঠিত, এটি আরও সহজে বড় দিন চালানো হবে।

সতর্কতা

আপনার অংশগ্রহণকারীরা সবসময় আপনার সেমিনারে একটি আসন রেখেছেন যারা ইভেন্টের দিনটি প্রদর্শন করে না। জরুরী অবস্থা বা অন্যান্য সমস্যা আসলে কিছু আসছে থেকে আসছে যে ঘটে। এটা আপনি বিরক্ত করা যাক না। সম্ভাবনা আছে, এক বা দুইজন লোক শেষ মিনিটে দেখা যাবে এবং তারা এখনও উপস্থিত থাকতে পারে কিনা তা জিজ্ঞাসা করবে।