Transmittal পৃষ্ঠার একটি রিপোর্ট এর মেমো একটি resumeé কভার অক্ষর মত অনেক ফাংশন। পাঠক আপনার ব্যক্তিগত পিচ হিসাবে এটি চিন্তা করুন। প্রাপককে আপনি কী বলবেন তা লিখুন যদি আপনি তার কাছে প্রতিবেদনে হস্তান্তর করেন তবে প্রথমে আপনার চিন্তাগুলি সংগ্রহ করুন।
আপনি লেখার আগে, আপনি কী বলতে চান তা নির্ধারণ করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনার শ্রোতা চিহ্নিত করুন এবং তাদের নির্দিষ্ট চাহিদা এবং চায় মূল্যায়ন। Transmittal এবং আপনার বাকি রিপোর্ট বা প্রস্তাব একটি মেমো খসড়া যখন এই পয়েন্ট বিবেচনা করুন।
সহজ মেমো ফর্ম্যাটিং ব্যবহার করে ট্রান্সমিটাল এর মেমো ঠিকানা। আপনার প্রতিষ্ঠানের একটি মেমো টেমপ্লেট আছে এটি ব্যবহার করে। একটি সূচনা বিন্দু হিসাবে এই সেটআপ ব্যবহার না করা হলে:
স্মারকলিপি
এতে: প্রাপকের নাম এবং শিরোনাম থেকে: আপনার নাম এবং শিরোনাম তারিখ: আপনি আপনার প্রতিবেদনটি চালু করার তারিখ বিষয়: প্রতিবেদন নাম
একটি খোলার বিবৃতি লিখুন। উদাহরণস্বরূপ "এখানে আপনার অনুরোধের প্রতিবেদনের অনুরোধ রয়েছে"। এটা দীর্ঘ হতে হবে না। সহজ কয়েকটি বাক্য কাজ করা হবে। এই অনুচ্ছেদের এবং আপনার বাকি মেমোর জন্য ব্যবসায়িক ব্লক বিন্যাস ব্যবহার করুন। প্রতিটি অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি হার্ড রিটার্ন, বা ফাঁকা স্থান রাখুন, কিন্তু একটি নতুন বিভাগ শুরু করার আগে ট্যাব বা ইন্ডেন্ট না।
একটি পরিচায়ক অনুচ্ছেদ লিখুন। রিপোর্টের সুযোগটি বর্ণনা করুন, এটি কীভাবে আচ্ছাদিত হবে এবং কীভাবে আপনি আপনার তথ্য সংগ্রহ করেছেন।
মেমো শরীর লিখুন। পাঠক জন্য রিপোর্ট কত দরকারী হবে তা ব্যাখ্যা করুন। আপনার প্রধান সিদ্ধান্তগুলি উপস্থাপন করুন এবং আপনার শ্রোতাদের বিশেষ আগ্রহের আকর্ষণীয় অধ্যায় বা অধ্যায় তুলে ধরুন। কোনও তথ্য যা আপনার পাঠকের কাছে প্রতিবেদনটিকে আরও দরকারী বা অ্যাক্সেসযোগ্য করে তুলবে এই বিভাগে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে। আপনি এমনকি আরও গবেষণা জন্য পরামর্শ করতে চান।
একটি বন্ধ অনুচ্ছেদ রচনা করুন। আপনার পাঠকের ধন্যবাদ জানার জন্য একটি ছোট্ট নোট লিখুন এবং সহকর্মীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত কোনও প্রধান সহায়তা স্বীকার করুন। পাশাপাশি, কোন পয়েন্ট স্পষ্ট করা বা প্রয়োজন হলে আরও কাজ করতে প্রস্তাব।
বানান এবং ব্যাকরণ ত্রুটি জন্য নথি পরীক্ষা করুন।
আপনি আপনার সহকর্মী বিশ্বাস আপনার সহকর্মী আছে। তার নতুন চোখ বিভ্রান্তিকর বক্তৃতা এবং টাইপস মধ্যে শূন্য হবে।
কোন প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করুন এবং আপনার proofreader এর পরামর্শ অন্তর্ভুক্ত করা।
আপনার বাকি রিপোর্টে ট্রান্সমিটালের সম্পূর্ণ মেমো সন্নিবেশ করান। বিষয়বস্তুর টেবিলে এবং রিপোর্টের শিরোনাম পৃষ্ঠার ঠিক আগে এটি রাখুন।
পরামর্শ
-
সর্বশেষে আপনার প্রতিবেদনটির ট্রান্সমিটাল এবং অন্যান্য প্রিফ্যাটরি অংশগুলির মেমো লিখুন, যেহেতু তারা বাকি নথিতে ফিরে আসে।
সতর্কতা
ট্রান্সমিটাল এর Memos শুধুমাত্র অভ্যন্তরীণ নথি জন্য ব্যবহার করা হয়। যদি আপনার প্রতিবেদনের বাইরে কোনও দর্শকদের উদ্দেশ্যে একটি সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের উদ্দেশ্যে উদ্দেশ্য করা হয় তবে পরিবর্তে ট্রান্সমিটলের একটি চিঠি লিখুন। তথ্য একই হবে কিন্তু আপনার নথির ঠিকানা তৈরির জন্য ব্যবসায়িক চিঠি ব্যবহার করুন।
