কম্পিউটারাইজড আর্থিক সিস্টেমের বয়স আগে, সমস্ত অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া কাগজ এবং পেন্সিল ব্যবহার করে, হাতে সঞ্চালিত হয়। কিছু ছোট ব্যবসা এখনও এই পুরাতন পদ্ধতি ব্যবহার করে, ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম হিসাবেও পরিচিত। ম্যানুয়াল এবং কম্পিউটারাইজড সিস্টেম উভয় পিছনে ধারণা একই, শুধুমাত্র যান্ত্রিক পরিবর্তন হয়েছে।
উপকারিতা
ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি একটি কম্পিউটারাইজড সিস্টেমের তুলনায় অনেক সস্তা। কিছু লোক কম্পিউটারের সাথে কাজ করার জন্য আরামদায়ক নয়, এবং কাগজ এবং পেন্সিল সিস্টেমের সাথে ভাল সঞ্চালন করে। ম্যানুয়াল সিস্টেম কাজ করে, এমনকি যদি বিদ্যুৎ বন্ধ থাকে - অধিকাংশ কম্পিউটার সেটআপের বিপরীতে। ম্যানুয়াল সিস্টেমের আরেকটি সুবিধা হল যে কোন তথ্য দুর্নীতি বা অনুলিপি নেই, কখনও কখনও অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের সাথে ঘটে। ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সহজ এবং কম্পিউটার দক্ষতা প্রয়োজন হয় না, কারণ সংস্থাগুলি কম অর্থের জন্য কর্মচারীদের ভাড়া, ছোট ব্যবসার একটি প্রধান সুবিধা।
কাগজ প্যাড
কম্পিউটারাইজড স্প্রেডশিটস এবং সফ্টওয়্যারের আগে, অ্যাকাউন্টেন্টগুলি কলামগুলির সাথে মুদ্রিত কাগজগুলির প্যাড ব্যবহার করে। বামের প্রথম কলামটি সাধারণত সংকীর্ণ এবং তারিখগুলির জন্য ব্যবহৃত হয়, দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় সর্বাধিক কলামটি বর্ণনার জন্য ব্যবহৃত হয়। অ্যাকাউন্টিং প্যাডগুলি চার বা তার বেশি কলাম উপস্থিত করে - প্রতিটি কলাম পৃষ্ঠাটি চলমান দ্বিগুণ লাইন দ্বারা বিভক্ত। প্যাড প্রায়শই হিট লেখার কারণে বিভ্রান্তিকে কমিয়ে প্রতিটি সংখ্যার জন্য একটি স্থান সহ হালকা সবুজ বা সাদা স্টক মুদ্রিত হয়। প্যাডগুলির লাইন বিক্রয় বা জায় লেনদেনের মতো ব্যবসায়িক লেনদেন প্রতিফলিত করে।
জার্নাল
জার্নাল ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়া সহজতর করার জন্য ব্যবহার করা হয়। এই একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া জন্য নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য প্যাড হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনার নগদ রসিদ লেনদেনগুলির জন্য আপনার একটি জার্নাল থাকতে পারে। যখন একটি বিক্রয় হয়, আপনি জার্নাল একটি লাইন আইটেম হিসাবে লেনদেন লিখুন। এক সপ্তাহ বা এক মাসের শেষে, আপনি লেনদেনগুলি যুক্ত করুন এবং সাধারণ অ্যাকাউন্টারের মধ্যে একটি জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করুন - বিক্রয়ের ক্রেডিট এবং নগদ অর্থের ডেবিট।
ত্রুটি
একটি ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করার সময়, আপনি একটি দক্ষ পদ্ধতিতে ত্রুটি খুঁজে এবং সংশোধন করার একটি কৌশল থাকতে হবে। সাধারণত, আপনি একটি ট্রায়াল ব্যালেন্স সংকলন করার সময় একটি ত্রুটি খুঁজে পান এবং এটি ব্যালেন্স করে না - ডেবিট ক্রেডিট সমান হয় না। এই ক্ষেত্রে, আপনার জার্নাল এবং জার্নাল এন্ট্রি উপর ব্যালেন্স সঠিক নিশ্চিত করুন। আপনি একটি ক্যালকুলেটর টেপ চালাতে পারেন এবং জার্নাল এবং সাধারণ ব্যাটারির প্রতিটি পৃষ্ঠায় এটি সংযুক্ত করতে পারেন, নিশ্চিত করে যে মোটগুলি সঠিক। আপনি যুক্তিযুক্ততার জন্য ট্রায়াল ব্যালেন্সটি পর্যালোচনা করতে হবে এবং আপনার শেষ ট্রায়াল ব্যালেন্সের সাথে সংখ্যার তুলনা করতে পারেন, ভুল হতে পারে এমন পার্থক্যের সন্ধান করতে।
