অনেক কোম্পানি একটি ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করে তাদের ব্যবসা শুরু। বেশিরভাগ উদ্যোক্তাদের জন্য, এই রুটটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের জন্য বড় বিনিয়োগের প্রয়োজন ছাড়াই ব্যবসা পরিচালনা করতে দেয়। একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ইনস্টল করার খরচটি সিস্টেমটি ক্রয়, সিস্টেমটি ইনস্টল করার জন্য শ্রম এবং প্রশিক্ষণ শিখতে সিস্টেমের প্রশিক্ষণ অন্তর্ভুক্ত করে। একটি ম্যানুয়াল সিস্টেম একটি অ্যাকাউন্টিং নোটবুক প্রতিটি লেনদেন লিখুন এবং নিজে সব নম্বর গণনা জড়িত থাকে। বহুবার, একটি ব্যবসা ম্যানুয়াল সিস্টেম থেকে কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে রূপান্তর করার প্রয়োজন স্বীকার করে।
নতুন সিস্টেম ইনস্টল করুন
একটি ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম থেকে কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে রূপান্তর করার প্রথম ধাপে কোম্পানির কম্পিউটারে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ইনস্টল করা জড়িত। ব্যবসার মালিক তার ব্যবসায়িক চাহিদাগুলি পূরণ করে এবং সফ্টওয়্যার ক্রয় করে তা নির্ধারণ করতে বিভিন্ন সফ্টওয়্যার প্যাকেজ পর্যালোচনা করে। মালিক সেই কম্পিউটারে সফ্টওয়্যারটি ডাউনলোড করে যেখানে অ্যাকাউন্টিংয়ের কাজ ঘটবে।
ম্যানুয়াল সিস্টেমের মধ্যে তথ্য চূড়ান্ত
রূপান্তর করার দ্বিতীয় ধাপটি ব্যবসায়ের মালিককে ডেটা চূড়ান্ত করতে হবে। একবার কম্পিউটারাইজড সিস্টেমটি কম্পিউটারে লোড হয়ে গেলে, ম্যানুয়াল সিস্টেমে থাকা সমস্ত তথ্যকে মালিককে চূড়ান্ত করতে হবে। মালিক নিশ্চিত করে যে সমস্ত লেনদেন অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলিতে উপস্থিত রয়েছে এবং সমস্ত হিসাব সঠিক বলে মনে হচ্ছে। ম্যানুয়াল আর্থিক রেকর্ডগুলি নিরীক্ষণের জন্য সে একটি অ্যাকাউন্টিং ফার্ম ভাড়া নিতে পারে।
নতুন সিস্টেমের জন্য ব্যালেন্স স্থানান্তর
ম্যানুয়াল সিস্টেমের মধ্যে রেকর্ড চূড়ান্ত অ্যাকাউন্ট নম্বর সঙ্গে, মালিক কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে শেষ ভারসাম্য স্থানান্তর করতে পারেন। একাউন্টের নাম, অ্যাকাউন্টের ধরন এবং প্রারম্ভিক ভারসাম্য প্রবেশ করে মালিক কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে প্রতিটি অ্যাকাউন্ট সেট আপ করেন। প্রতিটি ভারসাম্য প্রবেশ করার পরে, ম্যানুয়াল সিস্টেম ব্যালেন্সগুলিতে ব্যালেন্সগুলির তুলনা করতে হবে যে সিস্টেমটি সঠিকভাবে সিস্টেমে প্রবেশ করা হয়েছে কিনা তা যাচাই করতে।
সমান্তরাল সিস্টেম চালান
চতুর্থ ধাপে মালিকের একটি অস্থায়ী সময়ের জন্য ম্যানুয়াল সিস্টেম এবং কম্পিউটারাইজড সিস্টেম উভয় ব্যবহার করতে হবে। এটি মালিককে প্রত্যাশিত হিসাবে নতুন সিস্টেম পরিচালনা করে তা নিশ্চিত করার অনুমতি দেয়।
ম্যানুয়াল সিস্টেম বন্ধ করুন
বিচারের সময় শেষে, মালিক ম্যানুয়াল সিস্টেম বন্ধ করে দেয়। মালিকানা কম্পিউটারিং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করে ফোকাস করতে হবে। ম্যানুয়াল সিস্টেম থেকে রেকর্ড সব প্যাক আপ এবং সংরক্ষণ করা যাবে।
