ম্যানুয়াল থেকে কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং এ স্যুইচিং একটি ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া যা সহজে এবং দক্ষতার সাথে সম্পন্ন করা যেতে পারে। যদি এটি আর্থিক বছরের শেষ হয়, তবে আপনি নতুন আর্থিক বছরের শুরুতে শুরু করতে পারেন। বছরের শেষে আর্থিক বিবৃতি ছাড়া পূর্ববর্তী সময়ের থেকে তথ্য ইনপুট করার প্রয়োজন নেই। যদি এটি বছরের শেষ না হয়, তবে আপনি বছরের শেষ পর্যন্ত বা সিস্টেমের ইনপুটটি বছরের মধ্যে সেই বিন্দু পর্যন্ত সমস্ত বিশদ ডেটা পর্যন্ত অপেক্ষা করতে চান কিনা তা নির্ধারণ করতে হবে।
আপনার কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় কম্পিউটার সরঞ্জামগুলিতে গবেষণা এবং সিদ্ধান্ত নিন। বেশিরভাগ পিসিতে বর্তমানে একটি ছোট ব্যবসার জন্য অফ-অফ-শেফ অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজের ক্ষমতা রয়েছে। আপনার কম্পিউটারে স্টোরেজ স্পেসের বেশ কয়েকটি গিগাবাইটের সাথে হার্ড ড্রাইভ রয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন। সময় আপনার কম্পিউটারাইজড রেকর্ড বাড়তে হবে এবং আপনি কম্পিউটার কয়েক বছর ধরে রাখতে চান হিসাবে। এছাড়াও আপনি শব্দ প্রক্রিয়াকরণ এবং স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম, পাশাপাশি ইন্টারনেট এবং ইমেল ক্ষমতা চাইবেন।
আপনার কম্পিউটার সরঞ্জাম সেট আপ করুন এবং আপনার ইন্টারনেট সংযোগ স্থাপন। এই পদক্ষেপটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ সমস্ত সমস্যাযুক্ত সফ্টওয়্যার প্যাকেজগুলি যদি আপনার কোন সমস্যাতে থাকে তবে অনলাইন সহায়তা উপলব্ধ থাকবে। এছাড়াও আপনার কম্পিউটার সেটআপ অংশ হিসাবে আপনার ফাইল ব্যাক আপ একটি উপায় স্থাপন। আপনি গুরুত্বপূর্ণ কিছু কাজ যখন আপনি প্রতিদিন আপনার তথ্য ব্যাকআপ বা আরো প্রায়ই ব্যাকআপ করা উচিত। ফাইল সহজে পোর্টেবল ড্রাইভ ব্যাক আপ করা যাবে। এটি জেনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম একটি ডেটাবেস যা থেকে প্রয়োজনে তথ্য পুনরুদ্ধার করা হয়।
গবেষণা এবং আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য কোন অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্যাকেজ সেরা তা নির্ধারণ করুন। কুইক বুকস বা পিচট্রি যেমন আউট-অফ-দ্য-বক্স সফ্টওয়্যার প্যাকেজ সহ বেশিরভাগ ছোট কোম্পানিগুলি জরিমানা করে।
অন্তর্নির্মিত মেনু অনুসরণ করে সফ্টওয়্যার প্যাকেজ সেট আপ করুন। আপনার সাধারণ খাতা জন্য অ্যাকাউন্ট একটি চার্ট স্থাপন করুন। আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট সেট আপ করুন এবং আপনার বিক্রেতাদের এবং আপনার গ্রাহকদের সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য যোগ করুন।
কম্পিউটারাইজড বই আপ টু ডেট আনতে প্রয়োজনীয় বিস্তারিত লেনদেন তথ্য লিখুন। পূর্ববর্তী বছর থেকে আপনার বছরের শুরুতে বছরের শেষ অর্থবছরের আর্থিক বিবৃতিগুলি প্রবেশ করতে হবে। তারপরে আপনি আপ টু ডেট পর্যন্ত বর্তমান বছরের প্রতিটি মাসের জন্য বিস্তারিত লেনদেনের ডেটাতে কী কী করবেন। যদি এটি বছরের শেষ হয়, তবে নতুন বছরের জন্য কেবল শুরুের ব্যালেন্স সেট আপ করুন এবং অ্যাকাউন্টিং ডেটা যেমন লেনদেন এবং ইভেন্টগুলি ঘটে তা প্রবেশ করান। আপনি এখন একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের উপর অপারেটিং হয়।
যদি আপনি সিস্টেমে প্রবেশ পূর্ববর্তী আর্থিক বিবৃতি চান চান। কম্পিউটারাইজড রেকর্ডে ইতিহাস সরবরাহ করার জন্য, আপনি পূর্ববর্তী বছর থেকে আর্থিক বিবৃতি যোগ করতে পারেন। আপনি এই মাসিক, ত্রৈমাসিক বা বার্ষিক কয়েক বছর ফিরে যাচ্ছে করতে পারেন। ইতিহাসে বিস্তারিত লেনদেনের তথ্য যোগ করার কোন প্রয়োজন নেই তবে ম্যানুয়াল রেকর্ডগুলিতে ফিরে যাওয়া একটি পথ হওয়া উচিত।
