ক্রয় আদেশ অনুমোদন জন্য এমএস আউটলুক ব্যবহার করুন

ধীর ক্রম পূরণ আপনার গ্রাহক সেবা প্রদান করতে পারে গ্রাহকের সেবা মান কমিয়ে দিতে পারেন। নিম্ন মানের গ্রাহক সেবা অবশেষে আপনার ব্যবসার আর্থিক নীচে লাইন প্রভাবিত করবে। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে প্রক্রিয়াজাত করার জন্য ক্রয় আদেশগুলির অনুমোদন পাওয়া মানে আপনার কোম্পানির সময়মত পদ্ধতিতে বজায় রাখতে প্রয়োজনীয় সরবরাহ সরবরাহ করা হবে। ক্রয় অর্ডার অনুমোদনের অনুরোধগুলি প্রেরণ করার জন্য Microsoft Outlook ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে আপনি যথাযথ কেনাকাটার পদ্ধতিগুলি অনুসরণ করছেন তা নিশ্চিত করার সময় সরবরাহ বা পাইকারি সামগ্রী অর্ডার করার প্রক্রিয়াটি আরও সুদৃঢ় করতে সহায়তা করতে পারে।

একটি ক্রয় আদেশ প্রস্তুত করুন

মাইক্রোসফ্ট অফিসে যান "ক্রয় এবং বিক্রয় আদেশ" টেমপ্লেট পৃষ্ঠা এবং একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করুন। আপনি আপনার কম্পিউটারে একটি প্রোগ্রামে টেম্পলেট খুলতে, সম্পাদনা করতে এবং সংরক্ষণ করতে পারেন তা নিশ্চিত করুন। মাইক্রোসফ্ট এক্সেল, মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড বা অন্য প্রযোজ্য প্রোগ্রাম ব্যবহার করে টেম্পলেট তৈরি করুন।

নির্বাচিত প্রোগ্রামটিতে টেমপ্লেট খুলতে আপনার নির্বাচিত টেম্পলেটের জন্য "ডাউনলোড করুন" বোতামটি ক্লিক করার সময় "খুলুন" নির্বাচন করুন। আপনার প্রয়োজনীয়তা পূরণ এবং আপনার কম্পিউটারে এটি সংরক্ষণ করার জন্য টেমপ্লেট কাস্টমাইজ করুন।

আপনার নিজস্ব কাস্টমাইজড টেমপ্লেট তৈরি করুন এবং সংরক্ষণ করুন যদি আপনি Microsoft এ উপলব্ধ টেমপ্লেটগুলি পছন্দ করেন না। প্রয়োজন হলে, আপনি একটি গাইড হিসাবে মাইক্রোসফট টেম্পলেট ব্যবহার করতে পারেন।

প্রোগ্রাম মেনু ব্যবহার করে আপনার টেমপ্লেট উপর ভিত্তি করে একটি "নতুন নথি" তৈরি করুন। একটি শর্টকাট ব্যবহার করে টেমপ্লেট অ্যাক্সেস প্রদান করবে না। আপনার নথিটি পূরণ করুন এবং এটি আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষণ করুন।

যদি আপনি আপনার ক্রয় অর্ডারগুলি তৈরি করেন তবে ক্রয় অর্ডার পাঠাতে একটি আর্থিক প্রোগ্রাম ব্যবহার করুন। কুইকবুকগুলির মতো কিছু আর্থিক প্রোগ্রামগুলিতে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ইন্টিগ্রেশন রয়েছে যাতে আপনি সরাসরি প্রোগ্রাম থেকে অনুমোদনের জন্য একটি ক্রয় অর্ডার পাঠাতে পারেন।

স্প্রেডশীট বা শব্দ বিন্যাস ব্যবহার করে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ইন্টিগ্রেশন ছাড়াই আর্থিক সফ্টওয়্যার থেকে ক্রয় আদেশ রপ্তানি করুন। এটি সম্ভব না হলে, সম্পন্ন ক্রয় আদেশটি একটি পিডিএফ নথি হিসাবে মুদ্রণ করুন এবং আপনার কম্পিউটারে সেটি সংরক্ষণ করুন।

একটি ক্রয় আদেশ পাঠান

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক খুলুন এবং একটি নতুন বার্তা খুলতে উপরের বাম কোণে "নতুন" বোতামে ক্লিক করুন।

"সন্নিবেশ" ট্যাবে যান। "ফাইল সংযুক্ত করুন" এ ক্লিক করুন এবং এটি নির্বাচন করার জন্য ক্রয় অর্ডারে নেভিগেট করুন। ইমেল এ সংযুক্ত করার জন্য "সন্নিবেশ করান" বোতামটিতে ক্লিক করুন।

ফন্টের আকার 14 এবং কালো রঙের ফন্টের রং সেট করুন। টাইপ করুন "আমি পর্যালোচনা করেছি এবং সংযুক্ত কেনাকাটার অর্ডার অনুমোদন করেছি:" একটি নতুন লাইন শুরু করুন।

ফন্ট সাইজ 11 এবং ধূসর রঙের ফন্টের রং সেট করুন। টাইপ করুন "সংযুক্ত ক্রয় আদেশ পর্যালোচনা করুন এবং এই ইমেলের জবাব দিন। ক্রয় অর্ডারটি প্রত্যাখ্যান করতে "Y- আপনার নাম" নীচের লিখুন বা ক্রয় আদেশ বাতিল করার জন্য "N- আপনার নাম" লিখুন। দ্রষ্টব্য: উত্তরটি যে ইমেল অ্যাকাউন্টটি পাঠানো হয়েছিল তা থেকে আসা উচিত।

চার লাইন এড়িয়ে যান এবং ফন্ট সাইজ 14 এবং ফন্টের কালার কালোতে সেট করুন। " আমি এই ক্রয় অর্ডার অনুমোদন করার জন্য অনুমোদিত নই।" একটি নতুন লাইন শুরু করুন।

ফন্ট সাইজ 11 এবং ধূসর রঙের ফন্টের রং সেট করুন। টাইপ "প্রেরক উত্তর। যদি আপনি এই ক্রয় আদেশটি অনুমোদন করার জন্য অনুমোদিত না হন এবং যদি আপনি জানেন যে, নামটি অন্তর্ভুক্ত করুন, উদাহরণস্বরূপ, এক্স - বিল স্মিথ।

পরামর্শ

• একটি অনুমোদিত ক্রয় অর্ডার ইমেলের একটি অনুলিপি মুদ্রণ করুন এবং ক্রয়ের জন্য অনুমোদিত ছিল তা নথিভুক্ত করার জন্য কেনাকাটার জন্য চালানটিকে সংযুক্ত করুন।

সতর্কতা

একটি শারীরিক স্বাক্ষর পাওয়ার একটি ইমেল অনুমোদনের চেয়ে আরও নিরাপদ কারণ এটি অন্য ব্যক্তির সাইন ইন থাকলে ব্যক্তির ইমেল অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস লাভ করতে পারে।