এই ছবিটি দেখুন: আপনি কিছু সরবরাহকারীকে অর্ডার করার জন্য একটি সরবরাহকারীকে কল করুন এবং নিশ্চিত করার জন্য তাদের একটি ইমেল অঙ্কুর করুন। সমস্যা হল, তারা চারটি পরিবর্তে পাঁচটি মামলা পাঠিয়েছে এবং আপনি প্রত্যাশার চেয়ে বড় চালান দিয়ে আপনাকে ল্যান্ড করেছেন। যেহেতু আপনার কাছে সেই বিক্রেতাকে দায়বদ্ধ রাখার জন্য কোনও আইনি অধিকার নেই, তাই আপনার কাছে অনেকগুলি ফিরে আসবেন না। আপনি রাগ পেতে এবং পেমেন্ট বন্ধ হুমকি হতে পারে, কিন্তু এটি সব নোংরা পেতে এবং আপনার সম্পর্ক ধ্বংস করতে পারে। কি করো? ভবিষ্যতে, আপনি একটি ক্রয় অর্ডার সিস্টেম বাস্তবায়ন বিবেচনা করতে পারে। ব্যবসার কেনাকাটাগুলি নিয়ন্ত্রণে PO আপনাকে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, যাতে আপনি অর্ডারগুলি ট্র্যাক করতে এবং কাজগুলির জন্য অর্থ প্রদান পরিচালনা করতে সহায়তা করে।
একটি ক্রয় আদেশ কি?
একটি ক্রয় আদেশ পণ্য এবং পরিষেবার জন্য একটি আদেশ সরকারী নিশ্চিতকরণ। এটি একটি ব্যবসা এবং এর সরবরাহকারীর মধ্যে চুক্তি হিসাবে কাজ করে, তাই সরবরাহকারী ঠিক কী আদেশ দেওয়া হয়েছে তা জানে এবং ব্যবসার ঠিক কী পণ্য এবং পরিষেবাগুলি বিতরণ করা হবে এবং কোন তারিখে বিতরণ করা হবে তা জানেন। যখন সরবরাহকারী একটি ক্রয় আদেশ গ্রহণ করে, তখন এটি দুই পক্ষের মধ্যে আইনত বাধ্যতামূলক চুক্তি তৈরি করে। সুতরাং, আপনি কোনও অতিরিক্ত উইজেটগুলির সাথে আটকে যাবেন না যা আপনার দরকার নেই এবং সরবরাহকারী সুরক্ষিত রয়েছে কারণ তার কাছে এখন আইনি প্রমাণ রয়েছে যে পণ্য ও পরিষেবাগুলি আদেশ দেওয়া হয়েছে। আপনি যদি ক্রয় অর্ডার তৈরি না করেন তবে গ্রাহকের কাছ থেকে কোনও বাধ্যতামূলক আদেশ নেই।
ক্রয় আদেশ কি দেখতে চান?
ক্রয় আদেশ একটি চালান মত অনেক চেহারা। শুধুমাত্র পার্থক্য হয়, ক্রেতা তাদের তৈরি, বিক্রেতা না। সাধারণত, একটি ক্রয় আদেশ নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা হবে:
- ক্রেতা এর তথ্য তথ্য।
- শিপিং / বিলিং ঠিকানা।
- সরবরাহকারীর কোম্পানির তথ্য।
- অর্ডারের বিবরণ - পণ্য, পরিমাণ, মূল্য এবং বিতরণ তারিখ।
- ক্রয় আদেশ তারিখ।
- পিও সংখ্যা.
অর্ডার সম্পর্কে নির্দিষ্ট শর্ত থাকতে পারে, যেমন পেমেন্ট কখন করা উচিত। অনেক ব্যবসা ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করতে ভরাট জেনেরিক তথ্যের সাথে একটি মানসম্মত ক্রয় আদেশ নথি তৈরি করে।
একটি ক্রয় আদেশ নম্বর কি?
যদি ক্রয় অর্ডারটিতে একটি আইটেম থাকে তবে আপনাকে অবশ্যই PO নম্বরটি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। পিও নম্বরটি একটি অনন্য রেফারেন্স নম্বর যা আপনার কাছে পৌঁছানোর সাথে সাথে কেনাকাটাগুলির সাথে ডেলিভারির সাথে মেলে। তাদের ব্যবহার করে আপনার চালান প্রক্রিয়াকরণের গতি বাড়ানো উচিত কারণ নির্দিষ্ট অর্ডারগুলিতে অর্থ প্রদানের সময় আপনি সহজে ট্র্যাক করতে পারেন। এটি ভুল অর্থ প্রদানের ঝুঁকিকেও কমিয়ে দেয় কারণ আপনি কোনও পোও নেই এমন চালানগুলিতে অর্থ প্রদান করা হবে না।
এখানে একটি উদাহরণ। ধরুন আপনি ফাইলিং ক্যাবিনেট একটি নতুন সেট প্রয়োজন। আপনি ক্যাবিনেটের জন্য আকার, পরিমাণ এবং নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা সহ একটি ক্রয় আদেশ তৈরি করুন এবং এটি প্রস্তুতকারকের কাছে পাঠান। প্রস্তুতকারক ক্রয় আদেশ অনুমোদন করার পরে, এটি দুই পক্ষের মধ্যে একটি আইনি চুক্তি তৈরি করে। প্রস্তুতকারক আপনাকে ক্যাবিনেটের সরবরাহ করবে এবং মোট পরিমাণের জন্য একটি চালান পাঠাবে। যে চালান PO নম্বর উল্লেখ করবে। সুতরাং, যখন আপনি চালান পাবেন, তখন আপনি দুটি নথি মিলিয়ে নিশ্চিত করতে কেনাকাটার আদেশের বিরুদ্ধে এটি পরীক্ষা করতে পারেন। তারা যদি, এগিয়ে যান এবং বেতন। যদি তারা না হয় তবে কেউ তদন্ত করার জন্য একটি ত্রুটি তৈরি করেছে।
কিভাবে আপনি আপনার ব্যবসা একটি ক্রয় আদেশ সিস্টেম একত্রিত করবেন?
যদি আপনি আগে কখনো POs ব্যবহার না করেন তবে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড বা আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে ক্রয় অর্ডার টেমপ্লেট সেট আপ করার মতো সহজ হিসাবে চিন্তা করার জন্য আপনাকে ক্ষমা করা হবে। এই বিকল্পগুলি একটি শারীরিক ক্রয় অর্ডার নথি তৈরির জন্য দুর্দান্ত, তবে আপনার ব্যবসার মধ্যে একটি PO সিস্টেম সংহত করার আগে আপনাকে কিছু অতিরিক্ত জিনিসগুলি মনে করতে হবে:
কে ক্রয় করছেন?
একটি প্রাথমিক ক্রয় আদেশ প্রশাসক ক্রয় আদেশ সিস্টেম নিয়ন্ত্রণ করা উচিত। এটি আপনার ক্রয়কে কেন্দ্রীভূত করবে এবং কত অর্থ ব্যয় করা হচ্ছে তা আপনাকে একটি স্পষ্ট রেকর্ড দেবে। যত তাড়াতাড়ি একটি পিও তৈরি করা হয়, প্রশাসক অবিলম্বে কোম্পানির বাজেট মধ্যে খরচ ফ্যাক্টর করতে পারেন। অবশ্যই, আপনি সাধারণ কর্মীদের হাত থেকে ক্রেডিট কার্ডগুলি গ্রহণ করে শুরু করবেন।
একটি অনুরোধ উত্থাপন করার প্রক্রিয়া কি?
প্রতিটি PO প্রক্রিয়া একটি প্রযোজন সঙ্গে শুরু হয়। এটি একটি ক্রয় অর্ডার অনুরোধ যা কর্মচারী যখনই পণ্য বা পরিষেবাগুলি কিনতে চায় তখনই তা করে। আপনাকে একটি মানসম্মত প্রয়োজনীয়তা টেম্পলেট তৈরি করতে হবে, যা সমস্ত স্টাফ সদস্যদের তারপর ব্যবহার করতে হবে। অনেক ছোট ব্যবসা তাদের কর্মীদের কেবল একজন ব্যবস্থাপকের কাছে তাদের অনুরোধ ইমেল করার অনুমতি দেয়, যারা প্রশাসকের সাথে বাজেট বরাদ্দ করার সাথে সাথে যোগাযোগ করবে, কেনার জন্য অনুমোদন পাবে এবং প্রয়োজনীয় পোও বাড়াবে।
একটি আধিকারিক ব্যবস্থা যোগ করা যাতে ক্রেতাদের কেনাকাটার আগে কিছুই কেন্দ্রে কেনার আগে এটি কেন্দ্রীভূত অঙ্গুষ্ঠ পেতে হবে তা নিশ্চিত করে। শীঘ্রই, সরবরাহকারীরা সরবরাহকারী এবং স্পট ক্রয়ের নিদর্শনগুলি ব্যবহার করে কিভাবে সরবরাহকারীরা সরবরাহকারীর কাছ থেকে ছাড় নেওয়া ভলিউম ক্রয়ের সুযোগ আছে সে সম্পর্কে ট্র্যাক করার জন্য আপনার কাছে যথেষ্ট ডেটা থাকবে?
কিভাবে আপনি পিও লগ করবেন?
অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা আরও আলোচনার জন্য একটি অনুরোধ অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান বা পতাকা নির্বাচন করতে পারেন। অনুরোধটি অনুমোদিত হওয়ার পরে, পিও প্রশাসককে অর্ডারে একটি PO নম্বর বরাদ্দ করতে হবে - আপনি যেকোনো আলফা-সাংখ্যিক কোড ব্যবহার করতে পারেন - এবং এটি একটি পোও নিবন্ধনে রেকর্ড করুন। একটি নিবন্ধ বজায় রাখা আপনি কেনাকাটা চলমান মোট রাখা নিশ্চিত। আপনি এটি অনুমোদন করার আগে একটি প্রযোজনীয় প্রভাবটি দেখতে পারেন এবং প্রতিবার একটি পোও উত্থাপিত হলে আপনার বাজেট আপডেট করুন। এটি অডিট ট্রায়ালগুলির একটি মূল অংশও, এটি সরবরাহ করা এবং অর্থ প্রদানের মধ্যে কোনও দ্বন্দ্ব নেই।
কিভাবে আপনি বিক্রেতাদের পরিচালনা করবে?
অবশ্যই, আপনাকে আপনার সরবরাহকারীদের জানাতে হবে যে আপনি একটি পোও সিস্টেমে চলে যাচ্ছেন। এটি আপনার বিক্রেতাদের সাথে যোগাযোগ করার মতো সহজ এবং তাদের কাছে তথ্য সরবরাহ করার আগে আপনি কোনও কেনাকাটা করার আগে একটি ক্রয় অর্ডার জমা দেবেন। আপনি বিক্রেতাকে পিও কিভাবে পেতে পারেন - প্রায়শই, প্রশাসক সরাসরি প্রাপকের কাছে এটি ইমেল করবে।
একবার বিক্রেতা আপনার ক্রয় অর্ডারটি গ্রহণ করলে, পণ্যগুলি সরবরাহ করার আগে সেগুলি ত্রুটিগুলির জন্য সাবধানতার সাথে পরীক্ষা করে দেখুন। অনেক বড় বিক্রেতাদের PO-backed ক্রয়ের জন্য ব্যবহার করা হয় এবং সিস্টেমগুলি সেট আপ থাকে যা আপনি PO ছাড়া ক্রয় করার চেষ্টা করলে আপনার অ্যাকাউন্টকে পতাকাঙ্কিত করবে।
কিভাবে আপনি পিও রেজিস্টার সঙ্গে চালান পেমেন্ট সামঞ্জস্য করবেন?
আপনি যদি আপ টু ডেট পিও নিবন্ধন বজায় রাখেন, তাহলে কেনাকাটার আদেশের বিরুদ্ধে চালান বা ক্রেডিট কার্ড বিবৃতিগুলি পুনর্মিলন করা বিশেষ করে কঠিন না বা সময় ব্যয়কারী নয়। আপনি যে কোনও ক্রয়কে কেবল পতাকাঙ্কিত করতে চান যা কোনও পোঃ সহ রেকর্ড করা হয়নি। তারপরে, ভবিষ্যতে যেকোনো অতিরিক্ত ক্রয়গুলি বাদ দেওয়ার জন্য এটি প্রশিক্ষণ কর্মীদের একটি বিষয়।
আপনি ক্রয় আদেশ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা উচিত?
নিজে নিজে কাজ করার পরিবর্তে, আপনি ছোট ব্যবসা মালিকদের জন্য কিছু ক্রয় সফ্টওয়্যার বিনিয়োগ করতে চয়ন করতে পারেন। এই সিস্টেমগুলি আপনার প্রয়োজনীয়তা এবং রুটিন অনুমোদন স্বয়ংক্রিয়ভাবে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে PO তৈরি করতে পারে, যা সমগ্র জিনিসটিকে অনেক কম চ্যালেঞ্জিং করে তোলে। তারা যেকোনো স্থান থেকে কেন্দ্রীভূত এক কেন্দ্রে আপনার কেনাকাটার দস্তাবেজগুলি পরিচালনা করে, যা চলতে ক্রয় অর্ডারগুলি পরিচালনা করা আরও সহজ করে তোলে। কিছু সিস্টেমের অন্যান্য দরকারী বৈশিষ্ট্য যেমন ক্রেতা সরবরাহকারীর তালিকাগুলি আপনার কর্মচারীদের জন্য সহজতর এবং আরো সুবিধাজনক করার জন্য।
প্ল্যাটফর্মগুলি যতটা বিস্তৃত, তত বেশি বিস্তৃত এবং বিকল্পগুলি সংকীর্ণ করার জন্য অনলাইনে প্রচুর পর্যালোচনা সাইট রয়েছে। সর্বদা হিসাবে, ডেমো এবং বিনামূল্যে ট্রায়াল সময়সীমার সুবিধা গ্রহণ করুন, তাই আপনি নিশ্চিত যে আপনি কিনতে আগে সঠিক সিদ্ধান্ত নিয়েছে।
