চালান সিস্টেমটি ব্যবসার অ্যাকাউন্ট receivables হৃদয়। চালান বিক্রি পণ্য বা পরিষেবা উপর ভিত্তি করে প্রস্তুত করা হয়। চালান থেকে প্রাপ্ত তথ্য বিক্রয় জার্নাল, গ্রাহকের অ্যাকাউন্টের রেকর্ড, অ্যাকাউন্টের প্রাপ্তিযোগ্য ব্যালেন্স এবং নগদ অ্যাকাউন্ট জার্নালগুলির সাথে সম্পর্কিত, অন্যান্য ব্যবসায়িক রেকর্ডগুলির সাথে।
ইলেকট্রনিক এবং ম্যানুয়াল
চালান চালানোর জন্য ব্যবহৃত সফটওয়্যার সিস্টেমগুলি মুদ্রণ চালানের আগে প্রাথমিক ডেটা প্রবেশ করতে ছোট ব্যবসাটির প্রয়োজন হয়। প্রতিটি সিস্টেম বিভিন্ন ভেরিয়েবল দাবি করে এবং প্রয়োজন কি ব্যবহারকারীর প্রম্পট হবে। সিস্টেম তারপর ইলেকট্রনিকভাবে অ্যাকাউন্ট receivable মধ্যে তথ্য সংহত করা হবে। বিপরীতভাবে, ম্যানুয়াল সিস্টেম সেট আপ করার সময়, ছোট ব্যবসা মালিক বা বুকপিকার প্রয়োজন অনুসারে সিদ্ধান্ত নেয় এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের অংশ হিসাবে এটি গঠন করে। ছোট ব্যবসার পরিষেবাগুলি সরবরাহ করে বা পণ্য বিক্রি করে কিনা তা সত্ত্বেও, কোনও চালান পদ্ধতি সেটআপের প্রাথমিক পদক্ষেপগুলির মধ্যে একটি হল যোগাযোগের তথ্য হিসাবে এই বুনিয়াদি ছাড়াও চালানটিতে কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তা নির্ধারণ করা।
সংখ্যায়ন সিস্টেম
প্রতিটি চালানের মধ্যে বিক্রির ক্রমোনিয়ান ক্রম বা গ্রাহক সংখ্যা অনুসারে একটি অনন্য সনাক্তকারী নম্বর থাকতে হবে। ছোট ব্যবসার মালিক যেকোনো উপায়ে চয়ন করে, ভবিষ্যতে একটি বিশেষ চালান উল্লেখ করতে এই অনন্য সংখ্যা ব্যবহার করা যেতে পারে।
চালান শরীর
চালানের বিবরণ বিভাগের অধীনে, বইয়ের মালিক আইটেমকৃত তথ্য যুক্ত করতে চান যাতে গ্রাহক ঠিক কীভাবে চালান নথিগুলি জানে। উদাহরণস্বরূপ, পরিষেবাটির জন্য একটি চালান যা কেবল "পরিষেবা কল" বলে উল্লেখ করে তা গ্রাহক বা ছোট ব্যবসার জন্য পরে উল্লেখ করার জন্য অত্যন্ত অস্পষ্ট। যাইহোক, বিবরণটি আরো কিছু নির্দিষ্ট যেমন "পরিবর্তিত ফিল্টারস, পরিচ্ছন্ন ভক্ত; পরীক্ষিত ইগনিশন" বলে উল্লেখ করে তবে গ্রাহক এবং পরিষেবা সরবরাহকারী উভয় ঠিক কী কাজ সম্পাদন করে তা জানেন। চার্জটি যদি প্রতি পরিষেবা বা ঘন্টা অনুসারে হয়, তবে এই বিশদ বিবরণটিতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। চালান পণ্যের জন্য যখন, ইউনিট প্রতি পরিমাণ এবং মূল্য অন্তর্ভুক্ত। এই তথ্য বিক্রয় জার্নাল এন্ট্রি সঙ্গে অনুরূপ।
ক্রেডিট পদ
গ্রাহকদের দেওয়া ক্রেডিট শর্তগুলি নির্ধারণ করুন এবং চালানটিতে এটি অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, পেমেন্ট অবিলম্বে প্রত্যাশিত হয়, চালান "নোট প্রাপ্তির পরে নেট" নোট বহন করা উচিত। বিক্রয় প্রক্রিয়ার সময়, যদি গ্রাহককে বলা হয় যে তার 30 দিনের অর্থ প্রদান করা হবে, এটি চালানের নির্দিষ্ট তারিখ হিসাবে অন্তর্ভুক্ত করুন।
সব একসঙ্গে আনয়ন
অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াতে সঠিক জায়গাটি ফিট করলে চালান সিস্টেমটি সম্পূর্ণ হয়। চালান প্রস্তুত হওয়ার পরে, অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য সময় সংগ্রহ করার সময়। প্রতিটি চালানের একটি কপি গ্রাহকের কাছে পাঠানো হয় এবং ব্যবসায়টি একটি কপি বজায় রাখে। চালিত পরিমাণ বিক্রয় জার্নাল গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট পোস্ট করা হয়। পেমেন্ট পাওয়ার পরে, বিক্রয় জার্নাল গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট থেকে পরিমাণ কাটা এবং ব্যবসার নগদ অ্যাকাউন্ট যোগ করা হয়। মাসের শেষে, ছোট ব্যবসায়ের মালিক কোনও অসামান্য চালান এবং পেমেন্ট চাওয়াতে ফলো করার প্রয়োজনীয়তা নোট করার জন্য অ্যাকাউন্টগুলিকে পর্যালোচনা করতে পারেন, যেমন "অতীত কারণে" চিহ্নিত চালানের দ্বিতীয় কপি পাঠানো।
