আপনার ব্যবসায়ের সাথে হ্যান্ড-অন হচ্ছে একটি ভাল জিনিস, তবে এটি সর্বদা ক্রিয়াকলাপের প্রতিটি পর্যায়ে প্রয়োগ হয় না। ডাটা এন্ট্রিটি ব্যবসায়ের একটি মূল দিক যা স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াগুলির পদক্ষেপ প্রায় সবসময়ই ভাল। খুব ছোট ব্যবসার মালিক যেখানে প্রধান অপারেটর, তা এখনও নিজের ডেটা এন্ট্রি নিজে করতে সন্নিবেশ করতে পারে, যদিও একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমের আপগ্রেড করা সহজতর অপারেশনের জন্য তৈরি করতে পারে। এক বা দুইাধিক কর্মীদের সঙ্গে সংস্থাগুলির জন্য, এটি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি থেকে সরানোর আর্থিক অর্থ উপার্জন করতে পারে।
অসুবিধা: মানব ত্রুটি
আমরা যতটা চেষ্টা করি, মানুষের চেয়ে কম্পিউটারে ত্রুটি বেশি। কম্পিউটার সিস্টেমে মাঝে মাঝে ত্রুটি থাকে তবে এটি সাধারণত তথ্য রেকর্ড করে এবং ত্রুটি পরীক্ষা করার কম প্রয়োজনের সাথে মানুষের চেয়ে সঠিকভাবে এটি সংগঠিত করে। ম্যানুয়াল ডেটা প্রসেসিংয়ের জন্য আরও বেশি চোখ প্রয়োজন এবং সঠিকতার জন্য ডেটা চেক করুন।
অসুবিধা: গতি
তথ্য ম্যানুয়ালি প্রবেশ করার জন্য এটি অনেক সময় লাগে। মেশিন এবং কম্পিউটার সাধারণত মানুষের চেয়ে দ্রুত হয়, যা কর্মচারীদের জন্য অন্যান্য জিনিসগুলিতে ফোকাস করার সময়কে মুক্ত করে। সারা দিন সংখ্যায় টাইপ করার পরিবর্তে, আপনার কর্মীরা তালিকা পর্যালোচনা, চার্ট তৈরি বা ভবিষ্যতের বৃদ্ধির জন্য আনুমানিক অঙ্কনগুলি আরো সময় ব্যয় করতে পারে।
অসুবিধা: শ্রম খরচ
মানুষের কাছে তথ্য প্রবেশ করার জন্য এটি প্রচুর পরিমাণে ব্যয় করে এবং এটি উদ্যোক্তাদের এবং অন্যান্য কর্মচারীদেরকে কোম্পানির দৃষ্টি ও লক্ষ্যের পক্ষে সর্বাধিক অবদান রাখতে তাদের বেশি সময় বিনিয়োগ করে। অনেকের কাজ এখন এক ব্যক্তির দ্বারা সম্পন্ন করা যেতে পারে, যার অর্থ আপনি কম ডেটা এন্ট্রি কর্মীদের প্রয়োজন, অথবা আপনি তাদের কর্মীদের এমন এলাকায় ব্যবহার করতে পারেন যা কোম্পানির বৃদ্ধির গতি বাড়ানোর জন্য তাদের উপহারগুলিকে আরও ভালভাবে কাজে লাগাতে পারে।
উপকারিতা: সিস্টেম খরচ
ম্যানুয়াল তথ্য এন্ট্রি ব্যয়বহুল সিস্টেম, মেশিন এবং প্রোগ্রাম প্রয়োজন হয় না। অপারেশন চলমান এবং স্থল বন্ধ যখন ছোট ব্যবসা মালিকদের সবসময় একটি বড় স্টার্ট আপ তহবিল থাকে না। একটি ম্যানুয়াল প্রসেসিং সিস্টেম কম্পিউটার, মেশিন এবং কম্পিউটার প্রক্রিয়াকরণ পদ্ধতিতে অনেক মূল্যবান মূলধন বিনিয়োগ না করেই একটি গেমটিকে গেমটিতে প্রবেশ করতে দেয়।
উপকারিতা: ছোট স্টার্ট আপ জন্য সহজ
কিছু উদ্যোক্তাদের লেজারের শিট ব্যবহার করে কাগজের উপর তথ্য ট্র্যাক কিভাবে একটি ভাল ধারনা আছে, কিন্তু কম্পিউটার সিস্টেমের সাথে আরামদায়ক নয়। আপনার ব্যবসায়টি চালু করার জন্য একবার আপনি অনেকগুলি জিনিস শিখতে পারে এমন সময়ে, সাময়িকভাবে একটি ডাটা এন্ট্রি সিস্টেম শিখতে অস্থায়ী হতে পারে। যতক্ষণ আপনি সঠিক রেকর্ডগুলি ম্যানুয়ালি রাখেন, ততক্ষণ পর্যন্ত আপনি সেই বিকল্পটি অন্বেষণ করার জন্য অপেক্ষা করতে পারেন যতক্ষণ না আপনার বাকি দৈনিক ক্রিয়াকলাপগুলি আরও রুটিন হয়।
উপকারিতা: বর্ধিত দৃশ্যমান
আপনি হাতে রেকর্ড রাখেন, আপনার প্রতিটি নম্বরটিতে কোন বিভাগগুলিতে কোন বিভাগ স্থাপন করা হয় তার উপর আপনার নিয়ন্ত্রণ থাকে। আপনার ব্যবসার অনন্য চাহিদাগুলি যদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্র্যাক করার জন্য বিক্রয় বা প্রবণতাগুলি কঠিন করে তোলে তবে আপনাকে এই সংখ্যাগুলি হাতে হাতে রাখতে হবে।উদাহরণস্বরূপ, সামাজিক পরিষেবা সংস্থাগুলি যেগুলি পরিবারীয় গতিশীলতা বা মানসিক যন্ত্রণার থেকে ত্রাণ সম্পর্কিত রেকর্ডগুলি রেকর্ড করে, স্বয়ংক্রিয় পদ্ধতির চেয়ে ম্যানুয়াল ডেটা প্রসেসিং পদ্ধতিগুলি আরো সঠিক হতে পারে।
ম্যানুয়াল থেকে আধুনিক তথ্য এন্ট্রি থেকে স্থানান্তর
যদিও ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রিটি খুব ছোট ব্যবসায়ের সাথে কখনও কখনও সহজতর এবং একটি ব্যবসা বাড়ার সাথে সাথে বল রোলিংয়ের জন্য ক্ষুদ্র খরচের জন্য অনুমতি দেয় তবে তার পদ্ধতি অবশ্যই আবশ্যক। যখন আপনি ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি থেকে কিছুটা বেশি পরিশীলিত কিছু রূপান্তর করতে প্রস্তুত হন, তখন আপনি কুইকেন, কুইকবুকস বা বিনামূল্যে প্রোগ্রাম, জিপবুকগুলির মতো প্রোগ্রামগুলিতে নজর রাখতে পারেন। কোনও স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম আপনাকে অন্যান্য পদক্ষেপগুলি শ্রেণিবদ্ধ করতে সহায়তা করতে পারে, যেমন প্রোগ্রাম সাফল্যের হার, কর্মচারী প্রবণতা, গতিবিদ্যা এবং আনুগত্যের পরিবর্তনগুলি সহজে বুঝতে পারে। কয়েক মাস বা অতীতের তথ্যগুলিতে প্রবেশ করা বিজ্ঞতার কাজ, যাতে আপনি নতুন সংখ্যাগুলিতে তাদের প্রবেশ করার মতো প্রবণতা দেখতে পারেন। সন্দেহ থাকলে, এক-বারের সহায়তার জন্য অথবা নিয়মিত হিসাবে ডেটা এন্ট্রি বিশেষজ্ঞের সাথে পরামর্শ করুন। আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক তথ্য রেকর্ড বজায় রাখার জন্য সমর্থন।
