1980 এবং 1990 এর দশকে, মাঝারি ও বড় কোম্পানি ব্যয়বহুল মানব সম্পদ তথ্য সিস্টেম (এইচআরআইএস) সামর্থ্য দিতে পারে। এই প্রোগ্রামগুলি পরিচালনা ও বজায় রাখার জন্য বড় মেইনফ্রেম কম্পিউটার এবং অত্যন্ত দক্ষ প্রোগ্রামারগুলির প্রয়োজন। আজ, প্রায়শই কোনও সংস্থাই সামর্থ্য দিতে পারে না, তবে এটি একটি মানব সম্পদ তথ্য সিস্টেমের প্রয়োজন। এমনকী 10 টিরও কম কর্মচারীর সাথে এমন একটিও সংস্থার মৌলিক এইচআরআইএস প্রোগ্রাম কেনা যায় যা বেসিক মানব সম্পদ প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালাতে ডেস্কটপ কম্পিউটারে ইনস্টল করা যেতে পারে।
এইচআরআইএস কি?
মূলত, এইচআরআইএস একটি ডাটাবেস বা তথ্য ভাগ করে এমন ডাটাবেসের সমন্বয়। উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারী নিয়োগের ডাটাবেস কাজের অ্যাপ্লিকেশন সম্পর্কিত সমস্ত তথ্য ক্যাপচার করে। যখন একটি ব্যবসা একটি নতুন কর্মচারী নিয়োগ করে, তখন ব্যক্তির মৌলিক জনসংখ্যাতাত্ত্বিক তথ্য অন্যান্য এইচআরআইএস মডিউলগুলির সাথে ভাগ করে নেওয়া হয় যাতে এইচআর কর্মীদের সদস্যদের তথ্য পুনরায় প্রবেশ করতে হয় না।
স্বয়ংক্রিয় এবং প্রসেস প্রক্রিয়া
একটি এইচআরআইএস তিনটি মৌলিক উপাদান আছে - কর্মচারী তথ্য, বেতন এবং সুবিধা। এটি একটি প্রতিষ্ঠানের মানব সম্পদ বিভাগের মূল ব্যবসায়িক ফাংশনকে প্রতিনিধিত্ব করে। এইচআরআইএসগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই প্রক্রিয়াগুলিকে অটোমেটিক এবং স্ট্রিমাইন করতে সহায়তা করে, যা প্রকল্পের কাজ এবং ঠিকানা সমস্যাগুলি করার জন্য এইচআর স্টাফকে মুক্ত করে। উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারীরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্যটি এইচআরআইএস-তে স্থানান্তরিত করে এমন একটি ইলেকট্রনিক সময় ঘড়িতে প্রতিটি সকালে চেক করার জন্য একটি কর্মচারী সনাক্তকরণ কার্ড ব্যবহার করে একটি সনাক্তকরণ নম্বর বা "সোয়াইপ করুন"। এটি পেলেল স্টাফের পেপার স্ট্রাইলে প্রয়োজনে কাগজের সময় কার্ড থেকে কর্মীদের কাজের ঘন্টাগুলি ম্যানুয়ালি প্রবেশ করতে দেয়।
একটি এইচআরআইএস খরচ কমাতে পারে কিভাবে কাজ আবেদন প্রক্রিয়া আরেকটি ভাল উদাহরণ। অনেক কোম্পানি, প্রার্থীরা ইন্টারনেটের মাধ্যমে চাকরির জন্য আবেদন করেন। এর মানে এইচআর কর্মীদের শারীরিকভাবে হ্যান্ডেল, সাজানোর এবং যথাযথ বিভাগে অ্যাপ্লিকেশন ফরোয়ার্ড করতে হবে।
রিপোর্টিং এবং সিদ্ধান্ত সমর্থন
কারণ মৌলিক এইচআর প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় হয় এবং সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য সংযুক্ত ডেটাবেসে সংরক্ষণ করা হয়, একটি এইচআরআইএস রিপোর্টিং এবং পরিচালনার সিদ্ধান্ত-সহায়তা কার্যক্রমগুলি সরল করে তোলে। বেশিরভাগ সিস্টেমে মানসম্মত এইচআর রিপোর্টগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে যা ব্যবসা পরিচালনা এবং ভবিষ্যতের জন্য পরিকল্পনা করতে পারে, যেমন বেতন পরিশোধের সময় এবং বছরের-তারিখ, সুবিধা তালিকাভুক্তকরণ এবং কর্মচারী সময় এবং উপস্থিতি। অনেক এইচআর সিস্টেম ব্যবহারকারীদের নির্দিষ্ট বিষয় বিশ্লেষণ করতে বা কৌশলগত পরিকল্পনা পরিচালনায় সহায়তা করার জন্য প্রবণতা সনাক্ত করার জন্য বিজ্ঞাপন প্রতিবেদনগুলি বিকাশ করার অনুমতি দেবে।
আইনি সম্মতি সমর্থন
এই সিস্টেমগুলি রাজ্য ও ফেডারেল সংস্থার দ্বারা প্রয়োজনীয় রিপোর্ট এবং ডকুমেন্টেশন তৈরি করে, যেমন W-2 মজুরি এবং ট্যাক্স স্টেটমেন্ট, সমান কর্মসংস্থান সুযোগ কমিশন ইইও-1 নিয়োগকর্তা বিস্তারিত এবং সারাংশ প্রতিবেদন এবং শ্রম সম্পর্কিত অসুস্থতা এবং আঘাত রিপোর্ট (OSHA 301) প্রতিবেদন)।
একটি এইচআরআইএস দৈনন্দিন কার্যক্রমগুলিতে চুক্তির প্রয়োজনীয়তাগুলি অন্তর্ভুক্ত করে সমঝোতা শ্রম চুক্তির সাথে ব্যবসাগুলিকে সহায়তা করতে পারে, যেমন প্রচারের জন্য, সীমাবদ্ধতা এবং বেতন বৃদ্ধির উদ্দেশ্যে সিনিয়রতাকে ট্র্যাকিং করা। তথ্য প্রযুক্তি এইচআর ডিপার্টমেন্টের মনিটরিং কর্মচারীর অভিযোগ এবং কর্মক্ষমতা সংক্রান্ত সমস্যাগুলিকেও সহায়তা করে।
এইচআরআইএস লিংক
সিস্টেমের পরিশীলিততার উপর নির্ভর করে, এইচআরআইএস প্রোগ্রাম তথ্য ভাগ করে নেওয়ার এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় ব্যবসায়িক সিস্টেমগুলির সাথে ইন্টিগ্রেশন, যেমন আর্থিক এবং সরবরাহ-চেইন পরিচালনা করার অনুমতি দেবে। উপরন্তু, কিছু সিস্টেম তাদের স্বাস্থ্য বীমা বাহক এবং অবসর তহবিল প্রশাসক নেটওয়ার্ক সংযোগ প্রদান করতে পারেন। এটি নিয়োগকর্তা এবং বীমা ক্যারিয়ার বা তহবিল প্রশাসকদের দ্রুত এবং সহজে কর্মচারী তথ্য ভাগ করতে পারবেন।
এইচআরআইএস তার পরিচালকদের এবং কর্মচারীদের সাথে একটি কোম্পানির মানব সম্পদ বিভাগকেও লিঙ্ক করে। একটি ইন্ট্রানেট ব্যবহার করে - কোনও সংস্থার মালিকানাধীন এবং পরিচালিত একটি সুরক্ষিত ব্যক্তিগত কম্পিউটার নেটওয়ার্ক - কর্মীরা ঘন্টা কাটিয়ে উঠতে পারে, বেনিফিট প্রোগ্রামগুলিতে তালিকাভুক্ত থাকতে পারে বা শিক্ষামূলক কোর্স চালিয়ে যেতে পারে এবং এইচআর বিভাগ থেকে যোগাযোগ পেতে পারে।
