কিভাবে একটি অফিস মেমো লিখুন

আপনার সুপারভাইজার, সহকর্মী এবং subordinates ভালভাবে অবগত একটি মসৃণ চলমান অফিসে অপরিহার্য। প্রতিদিন, প্রতিদিন ইমেলের মাধ্যমে বা টেলিফোনে অনেকগুলি তথ্য বিনিময় করা হয় তবে কখনও কখনও অফিসের মেমো লিখতে হবে যা ইতিমধ্যেই গৃহীত আলোচনা এবং কর্মগুলি স্মরণ করে (কর্মচারী মূল্যায়ন সহ) এবং / অথবা দেয় আসন্ন পরিবর্তন সম্পর্কে সবাই একটি "মাথা আপ"। আপনার চিন্তা সংগ্রহ এবং কার্যকর মেমো লিখতে আপনাকে যা জানা দরকার তা এখানে।

আপনি লিখতে চান মেমো উদ্দেশ্য সনাক্ত করুন। এক সংক্ষিপ্ত বাক্যে এটি সংক্ষিপ্ত করার চেষ্টা করুন। উদাহরণ: নতুন কর্মচারীদের জন্য অভিযোজন; প্রক্রিয়াকরণ ভ্রমণ দাবির জন্য নতুন পদ্ধতি; ছুটির দিন Potluck। এই বাক্যটি সরাসরি আপনার মোমোর শীর্ষে থাকা "বিষয়" লাইনটি অ্যাড্রেসসির নীচে সরাসরি গঠন করবে।

মেমো যেতে যাচ্ছে যে ব্যক্তি চিহ্নিত করুন। যদি এটি শুধুমাত্র কয়েক জনকেই থাকে তবে মেমো তাদের প্রতিটি নাম, শিরোনাম এবং বিভাগের দ্বারা সনাক্ত করবে। তবে, এটি একটি বড় গোষ্ঠীতে যাচ্ছে, তারা একটি যৌথ শিরোনাম দ্বারা চিহ্নিত করা হবে। উদাহরণ: সকল কর্মচারী; বিভাগ 4 ম্যানেজার; ক্লারিকাল সাপোর্ট স্টাফ। এই তথ্য মেমো "ল" লাইন স্থাপন করা হবে।

"থেকে" লাইন আপনার এবং আপনার শিরোনাম সনাক্ত করুন। এমনকি যদি সবাই আপনাকে "বব" হিসাবেও জানে তবে আপনার নিজের এবং শেষ নামের উভয়ই নিজেকে সনাক্ত করতে হবে।

আপনার মেমো এর সামগ্রী তৈরিতে "3 এর নিয়ম" অনুসরণ করুন; বিশেষ করে, আপনার পাঠকদের বলুন যে আপনি তাদের যা বলবেন তা বলুন, তাদের কী বলছেন তা জানান এবং আপনি যা বলেছিলেন তা পুনরাবৃত্তি করে শেষ করুন। উদাহরণস্বরূপ, সম্ভবত আপনার মেমো আপনার কর্মীদের মনে করিয়ে দিচ্ছে যে ছুটির ঋতুর বিভ্রান্তিগুলি চোরদের জন্য প্যারিস এবং ব্যক্তিগত আইটেমগুলির মতো আইটেমগুলি চুরি করার জন্য এটি জনপ্রিয় সময় তৈরি করে। প্রথম অনুচ্ছেদ সতর্কতা অবলম্বন করা প্রয়োজন তাদের পরামর্শ করবে। দ্বিতীয় অনুচ্ছেদটি ডেস্ক এবং দরজা লক করার এবং দর্শকদের সম্পর্কে আরো সচেতন হওয়ার বিষয়ে টিপস সরবরাহ করবে। তৃতীয় অনুচ্ছেদগুলি যদি তারা সন্দেহজনক আচরণ পালন করে বা অফিসের চুরির শিকার হন তবে পদক্ষেপ নেওয়ার সুপারিশ করবে।

মেমোসের জন্য বুলেট পয়েন্টগুলি ব্যবহার করুন যা প্রক্রিয়াগত সামগ্রী বা চেকলিস্ট সরবরাহ করে। এটি একটি বর্ণনামূলক অনুচ্ছেদে এম্বেড করার চেয়ে অনুসরণ এবং বুঝতে অনেক সহজ।

বাম এবং ডান দিক এবং পৃষ্ঠার নীচে 1-ইঞ্চি মার্জিনের নিয়মটি দেখুন। আপনার পৃষ্ঠার শীর্ষটি সম্ভবত লেটারহেডের একটি ফর্ম বা একটি টেমপ্লেট যা আপনার শীর্ষ মার্জিনকে কয়েক ইঞ্চি নিচে ফেলে দেবে। যদি আপনার কাছে লেটারহেড না থাকে, তবে পৃষ্ঠার শীর্ষ থেকে 2 বা 3 ইঞ্চি নিচে "MEMO" শব্দটিকে কেন্দ্র করে আপনি নিজেকে সুন্দর দস্তাবেজ তৈরি করতে পারেন। "To:", "From:" এবং "Subject:" বাম হাতের মার্জিনে টাইপ করা হবে। মেমো শরীর একক স্পেস।

একটি 12 pt ব্যবহার করুন। আপনার প্রাপকদের পড়তে সহজ হবে যে ফন্ট। টাইমস নিউ রোমান এবং কুরিয়ার স্ট্যান্ডার্ড; Bookman এবং Palatino ভাল হিসাবে গ্রহণযোগ্য।

এটি প্রিন্টিং আগে আপনার বিষয়বস্তু পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে প্রফোড।

ফটোকপি হিসাবে আপনি প্রয়োজন হিসাবে অনেক কপি এবং প্রাপকদের তাদের বিতরণ।

পরামর্শ

• যখনই সম্ভব, আপনার মেমো এক পৃষ্ঠাতে রাখুন। অফিসে থাকা প্রত্যেককে যতটা করতে হবে, একাধিক পৃষ্ঠাতে যেকোনো মেমো পরে পড়ার জন্য সেট করা যেতে পারে এবং অবশেষে স্ট্যাকের নীচে যাওয়ার পথ তৈরি করবে। যদি বিষয়বস্তুটি জরুরি অবস্থায় থাকে বা কোনও আসন্ন মিটিংয়ের বিষয়ে হয় তবে তাদের ক্যালেন্ডারগুলি রাখতে হবে, এটি বিষয় লাইনের মধ্যে দাঁড়িয়ে আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন যাতে আপনার পাঠক এটি মিস করবেন না।

সতর্কতা

যদি আপনার মেমো কন্টেন্টটি নেতিবাচক না হয় বা সম্ভবত একটি বিরক্তিকর মুহুর্তে লিখিত হয়, তবে এটি কয়েক ঘন্টার জন্য বা পরের দিন পর্যন্ত সেট করুন এবং এটি আবার পড়তে হবে।