এমনকি একজন ব্যক্তির অফিসেও, অফিসের কার্য পরিচালনা সংগঠনের দক্ষ ক্রিয়াকলাপের জন্য অপরিহার্য। সংগঠিত পদ্ধতিগুলির একটি সেট তৈরি করা একটি ব্যবসা সহজ করে তোলে এবং ওভারহেড কার্যাবলী যেমন ফাইলিং, ক্রয় এবং মৌলিক কাগজের কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় পরিমাণ হ্রাস করে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
শব্দ প্রক্রিয়াকরণ সফ্টওয়্যার
-
মুদ্রাকর
-
তিনটি রিং দপ্তরী
সংগঠিত করা প্রয়োজন যে পদ্ধতির একটি তালিকা তৈরি করুন। ভবিষ্যতে আপনি যে সমস্ত কার্যপ্রণালীগুলি প্রত্যাশা করছেন সেগুলি তালিকাভুক্ত করুন কিনা তা নিশ্চিত করুন, এমনকি যদি তারা প্রায়শই সম্পন্ন হয়।
প্রতিটি অফিস পদ্ধতির জন্য বর্তমানে দায়ী ব্যক্তি নির্ধারণ করুন। যদি একাধিক ব্যক্তি দায়ী থাকেন তবে সেই পদ্ধতিটি সনাক্ত করুন যে পদ্ধতিটি কার্যকরীভাবে সম্পাদন করে, বা পদ্ধতিটির বর্ণনা সম্পর্কে সর্বাধিক স্পষ্ট।
প্রত্যেক অফিসার প্রতিটি অফিস পদ্ধতি কিভাবে সম্পাদন করে তার বিস্তারিত বিবরণ লিখতে অনুরোধ জানান। প্রতিটি অফিসের প্রতিটি পদ্ধতি পদ্ধতির বর্ণনা কীভাবে লেখা উচিত তার একটি টেমপ্লেট বা নমুনা সরবরাহ করে প্রতিটি ধাপে ধাপে ধাপে, পরিষ্কার বিন্যাস অনুসরণ করে তা নিশ্চিত করুন। প্রতিটি ব্যক্তি একটি সাধারণ শব্দ প্রক্রিয়াকরণ নথির বিন্যাসে তাদের বিবরণ একটি কপি প্রদান অনুরোধ।
ফাংশন দ্বারা অধ্যায় মধ্যে সংগঠিত, একটি একক মাস্টার নথিতে সমস্ত অফিস পদ্ধতি বিবরণ একত্রিত। উদাহরণস্বরূপ, একটি একক অধ্যায়ে সমস্ত অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি গ্রুপ, অন্য পাঠ্যক্রম মধ্যে সব শিপিং পদ্ধতি।
সম্পূর্ণ নথিটি মুদ্রণ করুন এবং আপনার কর্মীদের সমস্ত অফিস পদ্ধতির সাথে অন্তত একটি তিন-রিং বাইন্ডার সরবরাহ করুন। প্রতিটি কর্মীর সদস্যকে একটি পৃথক নথির সাথে সরবরাহ করুন, যার জন্য তারা দায়িত্বশীল সমস্ত অফিস পদ্ধতিগুলি আচ্ছাদিত করে এবং নিশ্চিত করে যে সমস্ত কর্মীরা নিয়মিত সঞ্চালিত যে অফিস পদ্ধতিগুলির সাথে সম্পর্কিত নথিগুলি পড়ে।
