যদি আপনি নিজের নির্দিষ্ট দস্তাবেজ বা ফাইল খোঁজার সময় কাটানোর সময় খুঁজে পান তবে আপনার অফিসের সাংগঠনিক ব্যবস্থাটি পুনরুদ্ধার করার সময় হতে পারে। যদি আপনার কাছে অনেক ফাইল এবং ফোল্ডার থাকে, তবে এটির মধ্য দিয়ে যেতে এবং তাদের সংগঠিত করতে কিছু সময় লাগতে পারে। যাইহোক, শেষ পর্যন্ত এটি ভাল হবে, কারণ আপনি সবকিছু ঠিক কোথায় পাবেন তা জানতে পারবেন। যদি আপনি একবারে পুরো অফিসকে মোকাবেলা করতে বিব্রত বোধ করেন, তবে আপনি শেষ না হওয়া পর্যন্ত কেবলমাত্র একদিনের মধ্যেই চেষ্টা চালিয়ে যান।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
ইনবক্স / আউটবক্স
-
নথি পত্র
-
ফোল্ডার
-
লেবেল
-
ফাইলিং মন্ত্রিসভা / ফাইলিং বক্স
আপনার ডেস্কের এক কোণে একটি ইনবক্স এবং আউটবক্স রাখুন। বহির্গামী বিল, নোটিশ এবং অন্যান্য আইটেমগুলিকে আউটবক্সে মেল বা বিতরণ করতে রাখুন। প্রতিদিন এই আইটেম ডিসপ্যাচ। ইনবক্সে ইনকামিং ফাইল, নথি এবং মেইল রাখুন। এছাড়াও, দৈনন্দিন আইটেম বা এই আইটেম ফাইল; এভাবে তারা হতাশ হয়ে যাবে না।
আপনার ফাইল এবং ফোল্ডার জন্য বিভাগ তৈরি করুন। এই আপনার ব্যবসার ধরন উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হবে। কিছু বিভাগের ক্লায়েন্ট, ট্যাক্স তথ্য, বিক্রেতাদের এবং আসন্ন প্রকল্প মত সুস্পষ্ট লেবেল থাকতে পারে। এই বড় বিভাগে আপনার সমস্ত নথি শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য ফোকাস করুন।
প্রযোজ্য হলে, ছোট উপবিভাগে বড় বিভাগগুলি ভেঙ্গে ফেলুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ব্যবসার ক্লায়েন্ট থাকে তবে প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করুন। একটি ক্লায়েন্টের নথিগুলি যদি এক ফোল্ডারে মাপসই করা অসাধারণ হয় তবে আরওও এই বিভাগটিকে ভেঙ্গে ফেলুন। বিভিন্ন ধরনের নথিগুলির জন্য বিভিন্ন ফোল্ডারে ক্লায়েন্টের ফাইলটি আলাদা করুন।
আপনার সব ফাইল লেবেল। আপনি কীভাবে তাদের জন্য অনুসন্ধান করবেন তা অনুসারে সিএনএন অর্থ ফাইল লেবেল করার পরামর্শ দেয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি অস্পষ্ট ফাইল "ফর্ম 27G-28A" লেবেল করার পরিবর্তে এটি "চালান" বা অনুরূপ প্রযোজ্য বিভাগটি লেবেল করুন। এই দ্রুত নথি খুঁজে পেতে সহায়তা করে।
একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা, ফাইলিং বক্স বা অনুরূপ receptacle আপনার সব নথি রাখুন। আপনার যদি অনেক ফাইল থাকে তবে আপনি আপনার ডেস্কের পাশে বেশিরভাগ সময় ব্যবহার করেন। যদি আপনি অফিসের স্থান থেকে সরে যান তবে ফাইলগুলিকে প্রতি বছরে একবার আলাদা আলাদা আলাদা আলাদা গুদাম স্টোরেজ ডিম্বরে বা অন্য রুমে ব্যবহার করুন।
আপনি আপনার ফাইলের মাধ্যমে সাজানোর হিসাবে ট্র্যাশ জন্য মনোনীত নথি পৃথক আলাদা রাখুন। সময়সীমা পুরানো এবং অপ্রাসঙ্গিক নথি shredding একটি সংগঠিত অফিস বজায় রাখার চাবি। যদি আপনি কোনও দস্তাবেজটি নিষ্পত্তি করতে পারেন কিনা তা নিশ্চিত না হয়ে থাকেন তবে সম্ভাব্য ট্র্যাশের জন্য একটি ফোল্ডার নির্দিষ্ট করুন এবং শর্ট না হওয়া পর্যন্ত দস্তাবেজটি দখল করুন।
