কর্মীদের নির্দেশাবলী ছাড়া ক্রয় করার অনুমতি দেওয়া খরচ বৃদ্ধি এবং মুনাফা মার্জিন সঙ্কুচিত করতে পারেন। বুদ্ধিমান ক্রয়টি সঠিক পরিমাণে আইটেমের সঠিক পরিমাণ এবং গুণমানটি কিনে শুরু করে তারপর একটি প্রক্রিয়া তৈরি করে যা ক্রয় প্রক্রিয়ার নিরীক্ষণের অনুমতি দেয়। একটি বাজেট ব্যবহার করে এবং একটি স্ট্যান্ডার্ড পর্যালোচনা প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠা করা যেতে পারে বাজারের প্রবণতাগুলি উপভোগ করতে এবং মূল্যনির্ধারণের মূল্য গ্রহণ করতে পারে যা অন্যথায় উপেক্ষা করা যেতে পারে।
প্রস্তুতি
ব্যবসার ক্রয়ের জন্য প্রয়োজনীয় সব উপকরণ এবং আইটেমগুলি রূপরেখা করে এমন একটি তালিকা লিখুন। একসঙ্গে একই আইটেম গ্রুপ এবং প্রতিটি গ্রুপ একটি উপযুক্ত শিরোনাম দিতে। উদাহরণস্বরূপ, কলম, আইনি প্যাড এবং অনুলিপি কাগজ হিসাবে আইটেম সব "অফিস সরবরাহ।" শিরোনাম অধীনে যেতে হবে। কফি, চা, কাপ এবং প্লাস্টিকের চামচ সব "রান্নাঘর সরবরাহ" এর অধীনে তালিকাবদ্ধ হতে পারে। যেমন বাইন্ডার, ডিভিডি এবং ডিভিডি ক্ষেত্রে আইটেম "প্যাকেজিং শিরোনাম শিরোনাম অধীনে যেতে পারে।"
কোম্পানির সকল বিভাগ বা এলাকাসমূহ চিহ্নিত করুন যা সরবরাহের জন্য সরবরাহ করবে এবং প্রতিটি এলাকা থেকে কেনা আইটেমগুলি দলিল করবে। উদাহরণস্বরূপ, বিপণন বিভাগটি "প্যাকেজিং" এবং "অফিস সরবরাহগুলি" শিরোনাম থেকে ক্রয় করা হতে পারে। প্রশাসনিক কর্মীরা একমাত্র "রান্নাঘরের সরবরাহ" কেনার জন্য কিন্ত "অফিস সরবরাহ" ক্রয় করবে।
কোম্পানির বার্ষিক বাজেট ব্যবহার করে একটি নির্দিষ্ট বিন্দু হিসাবে প্রতিটি বিভাগের জন্য একটি ক্রয় বাজেট পরিকল্পনা করুন। প্রতিটি বিভাগের ক্রয়ের জন্য একটি মাসিক বাজেট নির্ধারণ করুন - এতে প্রতিটি বিভাগের প্রধানের চূড়ান্ত অনুমোদনের জন্য অংশগ্রহণের অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
বিক্রেতা নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর, যোগাযোগ ব্যক্তি এবং আপনার কোম্পানির অ্যাকাউন্ট নম্বর হিসাবে বিক্রেতা তথ্য সংগ্রহ করুন। একটি বিশেষ বিক্রেতাদের বা বিক্রেতাদের ক্রয় করা প্রতিটি আইটেম লিঙ্ক। তিনটি গভীরের প্রতিটি আইটেমের জন্য একটি বিক্রেতা তালিকা থাকা বিজ্ঞতার কাজ, যাতে পছন্দের বিক্রেতার স্টক না হয় তবে ব্যাক-আপ বিক্রেতাদের কাছে যেতে হয়। ক্রয় থেকে একাধিক বিক্রেতার ক্রম বিলম্ব বিলম্বিত হচ্ছে। এটি বিশেষত এমন ব্যবসার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ যেখানে অংশগুলি বা অন্যান্য আইটেমগুলি নির্দিষ্ট সময়সীমা পূরণের জন্য সময়মত পদ্ধতিতে অর্ডার এবং প্রাপ্ত হওয়া আবশ্যক।
দাম ডিসকাউন্ট আলোচনা এবং বিশেষ আদেশ পরিচালনা বিক্রেতাদের সঙ্গে সম্পর্ক স্থাপন। একজন বিক্রেতার সংস্থার মধ্যে একটি মনোনীত বিক্রয় প্রতিনিধির সাময়িকভাবে বা জরুরী আদেশ বা স্বল্প উত্পাদন বারগুলি দ্রুততর করতে পারে।
পদ্ধতি লিখুন
কেনাকাটা করার সময় প্রতিটি বিভাগের অনুসরণ করার জন্য একটি ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া লিখুন। একটি ক্রয় কিভাবে অনুরোধ করা হবে, অনুমোদিত, আদেশ, প্রাপ্ত, বিতরণ এবং জন্য অর্থ প্রদান বিবেচনা করুন। কর্মীদের এবং কর্মীদের বিভিন্ন স্তরের জন্য ক্রয় ক্যাপ প্রতিষ্ঠার বিবেচনা। এড-হক ক্রয়, পেমেন্ট বিকল্প এবং অন্যান্য বিভাগগুলির কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হতে পারে এমন কেনাকাটাগুলির জন্য পদ্ধতিগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, প্রশাসনিক বিভাগের নতুন কম্পিউটার ক্রয়ের জন্য আইটি বিভাগের জড়িতকরণ এবং ইনপুটগুলি যেমন, তারগুলি, মোডেম এবং রাউটারগুলি কেনার জন্য ইনপুট প্রয়োজন।
ক্রয় প্রক্রিয়ার কাগজপত্র পরিচালনার জন্য একটি ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া প্রণয়ন। ব্যবসায়ের চাহিদাগুলির উপর নির্ভর করে, কাগজের পরিবর্তে একটি বৈদ্যুতিন ক্রয় প্রক্রিয়া প্রয়োজন হতে পারে।
প্রতিটি ক্রয়ের জন্য প্রয়োজনীয় ফর্মগুলি ডিজাইন করুন অথবা অফিস সরবরাহ বিক্রেতা থেকে স্ট্যান্ডার্ড চুক্তি ফর্মগুলি কিনুন। ফর্মগুলি অনুমোদনের জন্য কক্ষের সাথে একটি ক্রয় অনুরোধ ফর্ম, বিক্রেতার কাছে পাঠানোর একটি অর্ডার ফর্ম, একটি প্রধান গুদামে আইটেমগুলি গ্রহণের জন্য একটি ফর্ম এবং অন্য যে অনুরোধকারী বিভাগে বিতরণকে স্বীকার করে।
অভিযোগ এবং জবাবদিহিতা পরিচালনা করার জন্য, সরবরাহকারী সম্পর্ক এবং ডিসকাউন্ট কাঠামোর পর্যালোচনা, ক্রয় বাজেট পর্যবেক্ষণ এবং ক্রয় প্রক্রিয়া পর্যালোচনা এবং উন্নতির জন্য একটি প্রক্রিয়া ডিজাইন করুন। টেকসই এবং ক্রয় প্রক্রিয়ার পরিবর্তন একটি পদ্ধতিগত ফ্যাশন মধ্যে যোগাযোগ যদি ভাল আয় উত্পাদন করতে পারে। ত্রৈমাসিক এবং বার্ষিক রিভিউ কোম্পানির নিচের লাইন যোগ করতে পারে।
কর্মীদের অনুসরণ করার জন্য একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা রূপরেখা করে এমন একটি ক্রয় পদ্ধতি ম্যানুয়াল তৈরি করুন। ম্যানুয়াল পরিষ্কার পদক্ষেপ প্রদান করতে হবে যে প্রতিটি কর্মীর সদস্য অনুরোধ, অনুমোদন প্রাপ্ত এবং একটি ক্রয় অর্ডার স্থাপন অনুসরণ করা আবশ্যক। এটি এমন ব্যক্তিদেরও সনাক্ত করতে হবে যারা প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করবে এবং একটি ক্রয় অনুমোদন করার জন্য অনুমোদিত, এবং একটি অনুমোদিত বিক্রেতাদের তালিকা এবং একটি ফর্ম তালিকা যা ফর্মগুলির প্রকৃত অবস্থান বা কোম্পানির কম্পিউটার নেটওয়ার্কের মধ্যে রয়েছে তা দেখায়।
