ব্যবসার ক্ষেত্রে, গ্রাহকের অভিযোগ ব্যবসার খ্যাতিকে প্রভাবিত করতে পারে এবং উপযুক্তভাবে পরিচালনা করতে হবে। আপনার যদি এমন অনেক গ্রাহক থাকে যাদের খারাপ অভিজ্ঞতা রয়েছে এবং ব্যবসায়টি এটিকে উপেক্ষা করে বা কিছুই না করে তবে আপনি কেবল সেই ব্যবসাটি হারাবেন না, কিন্তু তাদের প্রত্যেকের ব্যবসায়েরও এটি হ্রাস পাবে। যদি কোন ব্যক্তি মেইল বা ইমেলের মাধ্যমে কোনও অভিযোগে প্রেরণ করে এবং সে কোনও ফর্ম চিঠি প্রতিক্রিয়া পায় তবে এটি অসন্তোষ বৃদ্ধি করতে পারে; গ্রাহক শোনাতে চায়। পৃথকভাবে একটি গ্রাহকের অভিযোগ ঠিকানা। গ্রাহক অভিযোগ কার্যকরভাবে পরিচালিত হয় তা নিশ্চিত করার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে এমন একটি প্রক্রিয়া রয়েছে। এটি একটি সম্পর্ক তৈরি করে যেখানে গ্রাহক মূল্যবান এবং ভবিষ্যতে ফেরত দেয়।
গ্রাহকের কাছে ক্ষমা প্রার্থনা করুন এবং বিশেষ করে অভিযোগটি পড়ুন। ক্ষমাপ্রার্থী দেখায় যে আপনি অভিযোগটি স্বীকার করেছেন এবং এই সমস্যাটির জন্য আন্তরিকভাবে দুঃখিত। এই আপনার নিজের শব্দ এবং সমবেদনা সঙ্গে করা উচিত। আপনি যদি গ্রাহকের অভিযোগে একটি বিস্তারিত প্রতিক্রিয়া জানান তবে এটিও দেখায় যে আপনি এই সমস্যাটি নিয়ে চিন্তা করেছেন এবং অভিযোগটিকে তুচ্ছ বলে মনে করেননি।
যত তাড়াতাড়ি অভিযোগ পাওয়া যায় ততই অভিযোগ স্বীকার করুন, অভিযোগটি ব্যক্তিগতভাবে বা মেইল এবং ইমেল দ্বারা করা হয় কিনা। যদি এটি ব্যক্তিগতভাবে হয় তবে বাধা ছাড়াই ব্যক্তির অভিযোগ শুনুন। যদি এটি মেইল বা ইমেলের মাধ্যমে হয়, তাহলে আপনি যে ব্যক্তিকে অভিযোগ পেয়েছেন সেটি চিঠি বা ইমেলের মাধ্যমে একটি প্রতিক্রিয়া পাঠান এবং শীঘ্রই যোগাযোগের সাথে যোগাযোগ করুন।
আপনি এটি সঠিক করতে কি করছেন গ্রাহকের ব্যাখ্যা। আপনার ব্যবসায় তৈরি করা একটি ভুল জন্য অজুহাত তৈরি করবেন না। গ্রাহকরা কিভাবে এটি ঘটেছে সে সম্পর্কে যত্ন না। গ্রাহকরা কেবল এটি ঠিক করার জন্য আপনাকে যা করতে যাচ্ছেন সে সম্পর্কে যত্ন করে। যদি আপনি দেখান যে আপনি কোনও সমস্যার সমাধান করতে ইচ্ছুক হন তবে আপনি তাদের সন্তুষ্ট হওয়ার এবং তাদের সাথে ব্যবসা চালিয়ে যাওয়ার বিষয়ে আরও বেশি কিছু করতে পারবেন।
তাদের বলুন ভবিষ্যতে ব্যবসা আপনার জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ। সর্বদা গ্রাহককে আপনার ফোন বা আপনার ইমেল ঠিকানায় পৌঁছানোর উপায় সরবরাহ করে। অভিযোগটি পরিচালনা করার পদ্ধতি সম্পর্কে তাদের মতামত জানতে এবং তাদের সাথে ব্যবসা করার সুযোগ দেওয়ার জন্য একটি উপহার শংসাপত্র অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার ইমেইল বা চিঠি অনুসরণ করুন। গ্রাহককে জিজ্ঞেস করুন যে তারা যদি স্টোরে ফিরে এসেছে এবং অভিজ্ঞতা কী ছিল।
অভিযোগ লিখুন। আপনি যখন অভিযোগটি পান, অভিযোগটি কীভাবে পরিচালনা করা হয়েছিল এবং গ্রাহকের সাথে আপনার অনুসরণ করা কোনও যোগাযোগটি অন্তর্ভুক্ত করুন। ভবিষ্যতে এই অভিযোগ এড়ানোর জন্য কী করা যেতে পারে তা অন্তর্ভুক্ত করুন। আরো তথ্য আপনি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন, এটি আবার ঘটে যদি অভিযোগ পরিচালনা করতে সক্ষম হবে।
