লিখিত গ্রাহক অভিযোগগুলি সম্ভবত আপনার কাছে থাকা সবচেয়ে গুরুতর ধরণের গ্রাহক সমস্যা। গ্রাহককে ফোনটি নিতে এবং অভিযোগ করতে প্রায় কোনো সময় লাগে না, তবে আসলে বসতে এবং তার উদ্বেগগুলি লিখতে সময় ও ঘনত্ব লাগে। এই গ্রাহক আপনার চারপাশে একটি পরিস্থিতি ঘুরিয়ে এবং একটি খুশি এবং সন্তুষ্ট রিটার্ন গ্রাহক মধ্যে একটি রাগ ব্যক্তি পরিবর্তন করার জন্য আপনার সবচেয়ে বড় সুযোগ উপলব্ধ করা হয়।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
মুদ্রাকর
-
লেটারহেড স্টেশনারি
-
কুপন
অন্য কোনও অবস্থাতেই এই পরিস্থিতির জন্য প্রাথমিক গ্রাহক পরিষেবা নিয়ম প্রয়োগ করুন। গ্রাহকের কথা শুনুন, পরিস্থিতিটি ঠিক করার জন্য তিনি আপনাকে কী করতে চান তা জিজ্ঞাসা করুন এবং গ্রাহককে সন্তুষ্ট করার জন্য যা করা উচিত তা করুন।
সাবধানে চিঠি প্রতিটি শব্দ পড়া দ্বারা গ্রাহক শুনুন। যদি লোক রাগ করে তবে সে অনেক জ্ঞান না দেয়, কিন্তু বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই তার সমস্যা স্পষ্ট হবে। এটি একটি খারাপ পণ্য বা দরিদ্র গ্রাহক পরিষেবা কিনা, এই গ্রাহকের সাথে কী ভুল হয়েছে তা নির্ধারণ করুন।
এই গ্রাহক অধিকার করতে চায় কি খুঁজে বের করুন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই এই চিঠিতে শব্দটি স্পষ্ট হবে। তিনি একটি বিনামূল্যে পণ্য জন্য জিজ্ঞাসা করা হয় বা তিনি একটি অভদ্র cashier সম্পর্কে কি করতে যাচ্ছেন তা জানতে চায়। যদি সম্ভব হয়, তাহলে তাকে যোগাযোগ করার আগে প্রতিটি গ্রাহকের সমস্যার একটি কংক্রিট সমাধান নির্ধারণ করুন।
গ্রাহক খুশি, কোন ব্যাপার কি। যদি সে খাবারের পাশে একটা জিনিস না পেলে, পুরো বিনামূল্যে খাবার সরবরাহ করে। যদি কোনও দলের সদস্যের সমস্যা হয়, তবে সেই বিশেষ কর্মচারীকে পুনরুজ্জীবিত করার জন্য যে পদক্ষেপ নেওয়া হবে তা লিখুন। এই ব্যক্তির উপর স্বাভাবিক গ্রাহক সেবা উপরে এবং অতিক্রম করুন।
কোম্পানির লটারহেড পেপারে পরিষ্কারভাবে এবং নম্রভাবে লিখিতভাবে প্রতিক্রিয়া জানান, যদি আপনার এটি থাকে। সমস্যাটি সমাধান করা হচ্ছে এমন গ্রাহককে আশ্বস্ত করুন, তার সাথে যেভাবে আচরণ করা হচ্ছে তার বিস্তারিত বিবরণ দিন এবং কিছু অতিরিক্ত মান দেওয়ার জন্য একটি প্রস্তাব যোগ করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কোনও রেস্তোরাঁতে কাজ করছেন তবে গ্রাহককে বলুন যে পরবর্তীতে সে যখন আসবে তখন আপনি বিনামূল্যে ডেজার্ট দেবেন।
সতর্কতা
আপনি যদি খাদ্য পরিষেবা শিল্পে কাজ করেন এবং আপনার গ্রাহক দাবি করেন যে খাদ্যটি তার বা পরিবারের সদস্যদের অসুস্থ করে তোলে তবে লিখিতভাবে জবাব দিবেন না যে আপনি স্বাস্থ্য বিভাগের কর্তৃপক্ষের সাথে যোগাযোগ করছেন। সব অক্ষর সংরক্ষণ করুন এবং স্বাস্থ্য বিভাগের ফটোকপি দিতে। লিখিত উত্তরগুলি আপনার কোম্পানির বিরুদ্ধে মামলাগুলিতে ব্যবহার করা যেতে পারে, তাই কোনও আইনি সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে গ্রাহকের কাছে লিখিতভাবে কিছুই লিখবেন না।
