একটি কল প্রতিবেদন সফল ব্যবসা চলমান একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। বিক্রয়কর্মী এবং অন্যান্য পেশাদার কলগুলি তাদের সমস্ত ফোন কলগুলির বিবরণ, সেইসাথে সম্ভাব্য এবং বিদ্যমান ক্লায়েন্টদের পরিদর্শন রেকর্ড করার জন্য ব্যবহার করে। কল প্রতিবেদনগুলি সাধারণত আলোচনা করা হয়েছে, কথোপকথনের ফলাফল এবং অন্য কোন প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে। এই রিপোর্টগুলি তারপর সুপারভাইজারদের জমা দেওয়া হয় এবং ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগের রেকর্ড রাখতে ব্যবহৃত হয়। তারা কর্মচারী এর কাজের কর্মক্ষমতা সম্পর্কে সুপারভাইজার মূল্যবান মতামত দিতে পারেন।
আপনি কার সাথে কথা বলছেন তা নথিভুক্ত করে শুরু করুন। এই ব্যক্তির সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি একটি ক্লায়েন্ট, সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট বা ফিরে ক্লায়েন্ট হতে পারে। কল প্রতিবেদনে ব্যক্তির নাম, চাকরির শিরোনাম, কোম্পানী, যোগাযোগের তথ্য এবং অন্য কোনও সংজ্ঞায়িত বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। একটি উদাহরণ চরিত্রগত হতে পারে যে এই ব্যক্তি একটি প্রচারের জন্য প্রস্তুত যা তাকে কোম্পানির মধ্যে আরও শক্তি দেবে।
কল বা পরিদর্শনের সময় আপনি অন্য কারো সাথে কথা বলছেন কিনা তা রিপোর্টে অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি একটি অভ্যর্থনাকারী বা সহকারীর সাথে কথা বলতে পারেন, অথবা কোম্পানির অন্য কেউ বিক্রয় কলটিতে বসে থাকতে পারে। তৃতীয় পক্ষের সম্পর্কিত প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না, যেমন সে যদি আপনার কাছ থেকে কোম্পানী কিনে না সে সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে পারে।
কল উদ্দেশ্য উদ্দেশ্য নিচে লিখুন, এবং এটি ব্যক্তি বা ফোন ছিল কিনা। আপনি হয়তো বিক্রয় করতে, তথ্য পেতে অথবা বিদ্যমান ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগ করতে চেষ্টা করছেন। কলটির উদ্দেশ্য বর্ণনা করা গুরুত্বপূর্ণ কারণ আপনি এবং আপনার সুপারভাইজারকে কল সফল কিনা তা বিশ্লেষণ করতে হবে।
কল প্রতিবেদনের কল সাফল্যের বিষয়ে আপনার মতামত যোগ করুন। সাফল্য সাধারণত ফলাফল দ্বারা নির্ধারিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি চূড়ান্ত ফলাফলটি বিক্রয় হয় তবে কলটি সম্ভবত সফল হয়েছিল। যাইহোক, সাফল্য সবসময় কালো বা সাদা নয়। আপনি সম্ভবত একটি সম্ভাব্য নতুন ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করছেন। অতএব, আপনি যদি এই ব্যক্তির সাথে কথা বলতে সক্ষম হন তবে কলটি বন্ধ হয়ে গেছে কিনা তা নির্বিশেষে সফল হয়েছিল।
কল প্রতিবেদনটিতে প্রাসঙ্গিক যে কোনও তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি যে ব্যক্তিটির সাথে কথা বলছিলেন তার অফিস বা মেজাজের চেহারা এবং অনুভূতি কল বা পরিদর্শনের চূড়ান্ত ফলাফলের পক্ষে সম্ভবত প্রাসঙ্গিক হতে পারে। এছাড়াও, ভবিষ্যতে এই ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করার সাথে সাথে আপনি কীভাবে যোগাযোগ করতে পারেন তা এই ধরনের তথ্য নির্দেশ করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট আপনার বিক্রয় পদ্ধতির দ্বারা বিরক্ত বোধ করেন, তবে আপনার সুপারভাইজার প্রস্তাব করতে পারে যে আপনার অফিসে অন্য কোনও বিক্রেতারা ভবিষ্যতে এই বিশেষ ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করে।
পরামর্শ
-
আপনার কল রিপোর্টে সঠিক বানান এবং ব্যাকরণ ব্যবহার করতে ভুলবেন না। আপনি সহজ ভুল সঙ্গে আপনার সুপারভাইজার বিরক্ত করতে চান না। সব পরে, তিনি আপনার কাজের কর্মক্ষমতা এবং কোম্পানির মূল্য মূল্যায়ন করতে আপনার কল রিপোর্ট ব্যবহার করা হতে পারে।
