কিভাবে একটি অফিস পদ্ধতি ম্যানুয়াল লিখুন

সময়ে সময়ে, কর্মীদের কীভাবে নির্দিষ্ট কাজ সম্পাদন করতে হয় তার স্মৃতিগুলি রিফ্রেশ করতে হবে। অনুরূপভাবে, একটি প্রতিষ্ঠানের নতুন কর্মচারীরা অবিলম্বে প্রশ্নবিদ্ধ সুপারভাইজার বা সহকর্মীদের অগণিত প্রশ্নগুলি ছাড়াই রপগুলি শিখতে চান। লিখিত প্রোটোকলগুলি এবং কর্মক্ষমতার প্রত্যাশাগুলি সরবরাহ করার সময় অফিসের পদ্ধতিগুলি ম্যানুয়াল উভয় উদ্দেশ্যগুলি সম্পন্ন করে এবং পরবর্তীতে কর্মচারী মূল্যায়ন এবং শাস্তিমূলক ক্রিয়াকলাপের জন্য ডকুমেন্টেশনের উল্লেখ করা যেতে পারে।

আপনি বিকাশ করতে চান অফিস ম্যানুয়াল উদ্দেশ্য এবং সুযোগ চিহ্নিত করুন। অফিস ম্যানুয়ালগুলির সামগ্রী সাধারণত দুটি বিভাগে পড়ে থাকে: (1) মানুষের সাথে কীভাবে যোগাযোগ করা যায় এবং (2) কীভাবে বিশেষ সরঞ্জামগুলি পরিচালনা, পণ্য পরিচালনা ও পরিচালনা করতে প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি পরিচালনা করা যায়। অফিস ম্যানুয়ালগুলি প্রায়ই সাংগঠনিক চার্ট, সংস্থান ডিরেক্টরি এবং নমুনা ফর্মগুলি অন্তর্ভুক্ত করে। অফিস ম্যানুয়াল জটিলতা জটিল ব্যবহারকারীদের হবে যারা উপর ভিত্তি করে। উদাহরণস্বরূপ, বিষয়বস্তুর গ্রাহক সম্পর্ক এবং অভিযোগগুলি কীভাবে প্রক্রিয়া করতে হয় তার সাথে সম্পর্কিত, কোনও ফর্কলিফ্ট কীভাবে পরিচালনা করে এবং বিপজ্জনক সামগ্রীগুলি কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তা অধ্যায়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা কোনও অর্থ না।

আপনার কোম্পানির চাহিদাগুলি সবচেয়ে ভালভাবে ফিট করে এমন বিন্যাস উপস্থাপনাটি নির্ধারণ করুন। অফিস ম্যানুয়ালগুলি সাধারণত কাগজে মুদ্রিত নির্দেশিকা হিসাবে বিবেচিত হয় এবং বিষয় বিভাজক ট্যাবগুলির সাথে তিন-রিং বাইন্ডারগুলিতে স্থাপন করা হয়, তবে প্রযুক্তিটি আরও বেশি উত্তেজনাপূর্ণ - পাশাপাশি আরো অর্থবহ - তথ্য সরবরাহের পদ্ধতিগুলি খোলা হয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, অনলাইন পদ্ধতির ম্যানুয়াল কীওয়ার্ডগুলিতে প্রবেশ করে কর্মচারীদের তথ্য অ্যাক্সেস করতে সহজ এবং দ্রুততর করবে কিনা তা বিবেচনা করুন। একটি ইলেকট্রনিক বিন্যাসে সামগ্রীটি আপডেট এবং পুনর্বিবেচনা করার পাশাপাশি অডিও সামগ্রী এবং ভিডিওর বিক্ষোভগুলি শেখার উন্নত করতে প্রক্রিয়াটি সহজতর করতে পারে।

আপনার ম্যানুয়াল ঠিকানা আপনি চান সব অধ্যায় বিষয় একটি তালিকা তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি অফিস সরঞ্জামের বিভিন্ন টুকরা কিভাবে পরিচালনা করবেন তার নির্দেশিকাগুলি লেখার সিদ্ধান্ত নিচ্ছেন, আপনি কম্পিউটার, ফ্যাক্স মেশিন, টেলিফোন সিস্টেম, মাইক্রোফাইচ, ফটোকপি মেশিন, রেকর্ডিং সিস্টেম, পোস্টেজ মিটার এবং কল্যাটিং ডিভাইসগুলির জন্য পৃথক বিভাগগুলি সনাক্ত করবেন। আপনি নিজ নিজ বিষয়বস্তুটি লিখতে যাচ্ছেন কিনা তা নির্ধারণ করুন অথবা প্রতিটি বিভাগের প্রথম খসড়াটি এমন ব্যক্তিদের কাছে নির্দিষ্ট করুন যা বিষয়বস্তুর সাথে ভালভাবে পরিচিত।

সবচেয়ে জটিল ধারণার থেকে আরও জটিল যা পদ্ধতিগত পদক্ষেপ সংগঠিত করুন। ফটোগ্রাফ, অঙ্কন, টেবিল বা অন্যান্য গ্রাফিক্স অন্তর্ভুক্ত করা হবে কিনা তা বিবেচনা করে ব্যবহারকারীর বোঝার পরিপূরক হবে। Acronyms এবং টাস্ক নির্দিষ্ট পরিভাষা একটি শব্দভাণ্ডার প্রদান করুন। যেখানে বাস্তব, অনুরোধ আদেশ, ভ্রমণ ব্যয় দাবি, অবকাশ অনুরোধ, সময় শীট, গ্রাহক রসিদ এবং কোম্পানির দ্বারা ব্যবহৃত অন্যান্য ফর্ম পূরণ কিভাবে উদাহরণ প্রদান।

নতুন ম্যানুয়াল প্রতিটি বিভাগ সমাপ্তির জন্য একটি সময় ফ্রেম স্থাপন করুন। যদি প্রয়োজন হয়, গবেষণা, লেখার, পর্যালোচনা এবং বিষয়বস্তু একত্রিত করার জন্য প্রতিটি দিন সময় একটি ব্লক সময়সূচী।

এইচআর কর্মী এবং আইনী কর্মীদের দ্বারা পর্যালোচনা করা বিষয়বস্তুটি নিশ্চিত করার জন্য তার ভাষাটি স্পষ্ট, অক্লান্ত এবং রাষ্ট্রীয় এবং ফেডারেল আদেশ এবং প্রবিধানগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ তা নিশ্চিত করার জন্য। ম্যানুয়াল প্রতিটি প্রাপক একটি সাইন অফ শীট সঙ্গে উপাদান প্রদান এবং তাদের নির্দেশাবলী মেনে চলতে তাদের চুক্তি নির্দেশ করে প্রদান।

পরামর্শ

• একটি অফিস ম্যানুয়াল সবসময় অগ্রগতিতে একটি কাজ বিবেচনা করা উচিত এবং এইভাবে, অনুসরণ করা হচ্ছে প্রক্রিয়াগুলি সঠিকভাবে অনুসরণ করা হচ্ছে এবং এই কাজগুলি সম্পাদন করার জন্য ব্যবহৃত সরঞ্জামগুলির সঠিক প্রতিফলন নিশ্চিত করার জন্য চলমান ভিত্তিতে পর্যালোচনা করা উচিত।