কিভাবে একটি পদ্ধতি ম্যানুয়াল লিখুন

পদ্ধতিটি একটি রেসিপি-এর মতো একটি নির্দেশ যা একটি নির্দেশের সেট যা স্পষ্টভাবে বলে যে এটি কোন কাজ করে, কখন এটি করা উচিত, কীভাবে এটি করা হয় এবং ফলাফল কী হওয়া উচিত। এটি সম্পন্ন করা আবশ্যক যাতে প্রতিটি ধাপ তালিকা। কাজের বিবরণ, বিভাগ, ফাংশন বা যে কোনও আদেশ ম্যানুয়াল ব্যবহারকারীদের কাছে সর্বাধিক অ্যাক্সেসযোগ্য করে তোলে এমন একটি ম্যানুয়ালটিতে একাধিক পদ্ধতি সংকলন করে। পদ্ধতি সঙ্গে নীতি বিভ্রান্ত করবেন না। নীতি নিয়ম বা বিবৃতি বিবৃতি; পদ্ধতি নীতি অনুসরণ করতে অনুসরণ মানুষ কি।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• সম্পদ উপাদান হতে পারে যে বিদ্যমান ডকুমেন্টেশন

• বিষয়গুলি বিশেষজ্ঞরা কীভাবে পদ্ধতিগুলি সম্পাদন করবেন তা জানেন

ডকুমেন্ট কোন পদ্ধতি নির্ধারণ করুন। আপনার ম্যানুয়ালের সামগ্রী নির্বাচন করার দুটি পদ্ধতিগুলি সম্ভাব্য ম্যানুয়াল ব্যবহারকারীদেরকে কোন কাজের বিষয়ে তাদের স্পষ্টকরণ বা আরও তথ্যের প্রয়োজন তা খুঁজে বের করতে হয়, অথবা আপনি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত পদ্ধতিগুলির মাধ্যমে সমাধান করতে পারে এমন ক্রিয়াকলাপগুলির তালিকাগুলির তালিকা তৈরি করতে পছন্দ করতে পারেন।

তথ্য সংগ্রহ. আপনি যদি স্ক্র্যাচ থেকে পদ্ধতি তৈরি না করেন তবে একজন ব্যক্তি ইতিমধ্যেই টাস্ক করছেন আপনার সেরা সংস্থান। ব্যক্তিটি টাস্কটি সম্পাদন করুন এবং নোটগুলি গ্রহণ করুন, অথবা আপনার কাছে টাস্কের সমস্ত পদক্ষেপগুলি, সেইসাথে অভিজ্ঞতার মাধ্যমে শিখেছে এমন কোনও টিপস বা সতর্কতাগুলি লেখার জন্য ব্যক্তির কাছে লিখুন।

আপনার ম্যানুয়াল এর বিন্যাস স্থাপন করুন। একটি দুই কলাম বিন্যাস পদ্ধতি পরিষ্কার এবং পড়তে সহজ করে তোলে। প্রক্রিয়াটির নামের সাথে প্রতিটি পৃষ্ঠার শিরোনামটি শিরোনামটি নীচে রাখুন এবং শিরোনামের নীচে এমন কোনও তালিকা বা অনুচ্ছেদের নীচে রাখুন যা কোন ধাপে পড়ে না, যেমন পদ্ধতিটি কত ঘন ঘন কাজ করে এবং টিপস বা সতর্কতাগুলি। প্রক্রিয়া দুটি কলাম টেবিল পরে যে অনুসরণ করা উচিত।

একটি রুক্ষ খসড়া লিখুন। বাম কলামে, পদ্ধতির জন্য দায়ী ব্যক্তির তালিকা। ডান কলামে, যে ব্যক্তি সঞ্চালিত পদক্ষেপের তালিকা। যদি পদ্ধতিটি একাধিক লোকের সাথে জড়িত থাকে, তাহলে তারা কীভাবে প্রক্রিয়াটিতে মাপসই করে এবং তাদের কী করতে হবে তা পরিষ্কারভাবে দেখতে সক্ষম হওয়া উচিত।

পদ্ধতি পরীক্ষা করুন। খসড়া থেকে তাদের অনুসরণ পদ্ধতি সঙ্গে অপরিচিত কেউ পান। অনভিজ্ঞ কাউকে ব্যবহার করা গুরুত্বপূর্ণ, তাই ব্যক্তিটি অন্য কোন পাঠক বুঝতে পারছেন না এমন অস্পষ্ট পয়েন্টগুলিতে কোন অভ্যাসগত শর্টকাট বা চকচকে না নেবে।

খসড়া সংশোধন। ম্যানুয়াল পড়া কেউ পদ্ধতি অনুসরণ করা পর্যন্ত পদক্ষেপ ব্যাখ্যা, যোগ, মুছে দিন এবং পুনর্বিন্যাস।

ম্যানুয়াল প্রকাশ করুন। বিষয়বস্তু একটি টেবিল অন্তর্ভুক্ত যাতে পাঠক দ্রুত পদ্ধতি সনাক্ত করতে পারেন। আপনার শিল্পের অস্বাভাবিক বা নির্দিষ্ট যে কোনও পরিভাষাকে সংজ্ঞায়িত একটি শব্দের যোগ করুন।

পরামর্শ

• লেখা আপ প্রাণবন্ত মার্জিত শব্দ বৈচিত্র ব্যবহার করবেন না। একটি "উইজেট" প্রতিবার একটি উইজেট হয়, কোনও "আইটেম" বা "ডিভাইস" নয়। ক্রমাগত জিনিস বর্ণনা করা পুনরাবৃত্তিমূলক হতে পারে, কিন্তু পাঠকদের জন্য স্বচ্ছতা উন্নত।