এজিএম মিনিট লিখুন কিভাবে

বার্ষিক সাধারণ সভা (এজিএম) বোর্ডের সদস্যদের, শেয়ারহোল্ডারদের, বিনিয়োগকারীদের এবং সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের সাথে একটি আর্থিক বৈঠক এবং কভার কী সিদ্ধান্ত এবং পূর্ববর্তী বছরের মধ্যে করা পরিবর্তনগুলি পর্যালোচনা করার জন্য একটি বৈঠক। বৈঠকের রেকর্ড হিসাবে এজিএম মিনিটগুলি সংকলন করা হয় এবং সভায় নির্বাচিত প্রধান সিদ্ধান্তগুলির বিষয়ে নির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত এবং নির্দিষ্ট কর্মকর্তাদের সম্পর্কে নির্দিষ্ট বিবরণ রয়েছে। মিনিট সাধারণত বৈঠককালে আলোচনা বা উপস্থাপিত রিপোর্ট একটি পরিশিষ্ট সংযুক্ত করা হয়।

আপনার সংস্থার নাম টাইপ করুন, "বার্ষিক সাধারণ সভা মিনিট" অনুসরণ করুন। তারপর সভা শুরু করার সম্পূর্ণ তারিখ এবং সময় টাইপ করুন এবং মিটিংয়ের অবস্থানটি টাইপ করুন। সম্মেলন কক্ষের নাম এবং সভায় যেখানে সভা অনুষ্ঠিত হচ্ছে সেখানে নাম অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

প্রচার লিখুন। রোমান সংখ্যা "আমি" ব্যবহার করে প্রাম্বল শব্দটিকে অংশগ্রহণকারীদের পরিচয় করিয়ে অনুসরণ করে। সভায় উপস্থিত সকল সদস্য তালিকা, রাষ্ট্রপতির সাথে শুরু। এরপর উপস্থিত ছিলেন ভাইস প্রেসিডেন্ট, কোষাধ্যক্ষ, সচিব ও নির্বাহী সদস্যদের তালিকা। এই বিভাগের জন্য পুরো নাম বা প্রথম প্রাথমিক এবং শেষ নাম ব্যবহার করা যেতে পারে।

পর্যবেক্ষক এবং ক্ষমা তালিকা। যদি সভাপতিত্বকারীরা উপস্থিত থাকে যারা অফিসার বা কমিটির সদস্য না থাকে তবে তারা পর্যবেক্ষক বা ক্ষমাপ্রার্থী হিসাবে তালিকাভুক্ত হতে পারে। কেউ যদি কোন বিভাগে পড়ে না তবে প্রতিটিের জন্য "নীল" নির্দেশ করুন।

পূর্ববর্তী সভা মিনিট ভূমিকা। রোমান সংখ্যার "দ্বিতীয়" ব্যবহার করুন এবং এই বিভাগের জন্য পূর্বনির্ধারিত সাক্ষাতকারের মিনিট অনুসরণ করুন। সরানো যে কোন গতি নির্দেশ করুন, seconded এবং বর্তমান সভায় এগিয়ে বহন।

সভার রিপোর্ট উপস্থাপন করা। রোমান সংখ্যা "তৃতীয়" ব্যবহার করে এই বিভাগটি শুরু করুন। পরিশিষ্ট আইটেম হিসাবে পৃথকভাবে রিপোর্ট তালিকা।

নির্বাচন প্রক্রিয়া রেকর্ড। কর্মকর্তাদের, রাষ্ট্রপতি, ভাইস প্রেসিডেন্ট, সচিব, কোষাধ্যক্ষ এবং অন্য কোন নির্বাচিত কর্মকর্তাদের জন্য নির্বাচনের নির্দেশ দিতে রোমান সংখ্যা "চতুর্থ" ব্যবহার করুন। প্রতিটি প্রার্থীর জন্য, আপনাকে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে: মনোনীত ব্যক্তি; যাদের দ্বারা তারা মনোনীত হয়েছিল; যারা মনোনয়ন দ্বিতীয়; এবং মনোনয়ন প্রত্যাখ্যান বা মনোনয়ন গ্রহণ কিনা। নির্বাচিত কর্মকর্তা তারপর মিনিটের মধ্যে যেমন নির্দেশ করা হবে।

পাবলিক অফিসার নির্বাচনের রেকর্ড। আপনি যদি জনসাধারণের পক্ষে ভোটদাতা নির্বাচন করেন তবে আপনাকে মনোনীত ব্যক্তির নাম তালিকাভুক্ত করতে হবে এবং সেই ব্যক্তিদের মনোনীত ও অফিসারকে দ্বিতীয় স্থান দিতে হবে।

সভার পাস বা উপস্থাপিত কোন গতি তালিকা। একটি গতি একটি নির্দিষ্ট নীতি বা সিদ্ধান্তের জন্য বা বিরুদ্ধে ভোট, এবং সভার সময় উপস্থাপিত হতে পারে। মিনিটের মধ্যে এই আলোচনাগুলির তালিকা দিন এবং গতি পাস বা বরখাস্ত করা হয়েছে কিনা তা নির্দেশ করুন।

রেকর্ড "অন্যান্য ব্যবসা" আইটেম। রোমান সংখ্যা "ভি" অনুসারে, নির্বাচনের বাইরে এবং মিটিংয়ের বাইরে সভায় যে কোনও আলোচনা বা ঘটনা সংক্ষেপে তালিকাবদ্ধ করে। প্রতিটি আইটেম সম্পর্কে বুলেটযুক্ত তালিকা বা 2 থেকে 3 বাক্যগুলি পরবর্তী সভায় পর্যালোচনা করার জন্য সাধারণত যথেষ্ট।

পরিশিষ্ট তথ্য এবং আর্থিক তথ্য তালিকা। এজিএম মিনিটের শেষ অংশটি মিনিটের মধ্যে আগে উল্লিখিত পরিশিষ্টগুলি তালিকাভুক্ত করতে হবে এবং কোষাধ্যক্ষ দ্বারা সরবরাহিত আর্থিক তথ্যগুলির সারসংক্ষেপের সাথে শেষ করতে হবে।

পরামর্শ

• এজিএম সাধারণত প্রতি বছর পূর্ববর্তী বছরের কার্যক্রমের সদস্যদের জানাতে এবং আগামী বছরের জন্য নির্বাচিত কর্মকর্তা এবং সরকারী কর্মকর্তাকে অবহিত করতে প্রতি বছর অনুষ্ঠিত হয়। বৈঠক শেষে খুব শীঘ্রই সকল অংশগ্রহণকারীদের কাছে এজিএম মিনিটের কপি বিতরণ করা যেতে পারে। সচিব পর্যায়ের পরবর্তী বৈঠকে এজিএম মিনিটের একটি কপি সরবরাহ করতে পারেন।