গ্রাহক সেবা চিঠি উদাহরণ

আপনি যখন অভিযোগ পাঠান তখন আপনার উদ্দেশ্য লক্ষ্য করুন, অথবা যখন আপনি গ্রাহক পরিষেবা সহায়তা অনুরোধ করেন। আপনার নিজের হতাশা mastering এবং একটি প্রতিকারের জন্য একটি নম্র, সুসঙ্গত অনুরোধ নির্বাণ দ্বারা গ্রাহক সেবা চিঠি যুদ্ধ জয়। কয়েকটি সাধারণ নির্দেশিকা অনুসরণ করে ফলাফল পেতে একটি গ্রাহক পরিষেবা চিঠি লিখুন, সংবাদপত্রের সাংবাদিকদের মধ্যে ঐতিহ্যের মতোই।

কে?

সাবধানে আপনার চিঠি ঠিকানা। "এটা নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি প্রেরণ করছেন … এটির উপর কাজ করতে পারেন এমন একজনকে," রোজালি ম্যাগিওও, হোয়া টু স্য ইট এর লেখক বলে।

উপযুক্ত নাম এবং ঠিকানা গবেষণা; অনুমান বা অনুমান না। "গ্রাহক পরিষেবা বিভাগ" এর পরিবর্তে যথাযথ রাস্তার ঠিকানার সাথে "জন স্মিথ, গ্রাহক পরিষেবা পরিচালক, এবিসি গ্যাজেট কর্পোরেশন" -এ আপনার অভিযোগ ঠিকানা করুন।

তথ্যের জন্য কোম্পানির অফিসে কল করুন, হুভারের (নীচের সংস্থান) মতো অনলাইন সংস্থানগুলি অনুসন্ধান করুন, অথবা আরও সহায়তার প্রয়োজন হলে আরও ভাল ব্যবসা ব্যুরো চেষ্টা করুন।

কি, কখন এবং কখন?

আপনার চিঠিতে সম্মানিত ভাষা ব্যবহার করুন। আপনার অভিযোগের বিষয় যা পণ্য বা পরিষেবা সনাক্ত করুন। তৈরি, মডেল, বছর, ডেলিভারির তারিখ বা ইনস্টলেশনের তারিখ হিসাবে বিশদ উল্লেখ করুন।

"সমস্যাটি বর্ণনা করার সময়, নির্দিষ্ট এবং বিন্দুতে থাকুন। পণ্যটি 'কাজ না করে' বলে যথেষ্ট পরিমাণে তথ্য সরবরাহ করে না। কেবলমাত্র আপনার অভিযোগের বিশদ বিবরণটি আপনার সমস্যার সমাধান করতে কোম্পানির সহায়তা করবে," রকেটএলওয়াইয়ার ওয়েবসাইটটি প্রস্তাব করে, যা গ্রাহক অভিযোগ চিঠি টেমপ্লেট প্রদান করে।

"আমি তিন সপ্তাহ আগে একটি ম্যাগনাগ্যাজেট সেট কিনেছিলাম এবং যত তাড়াতাড়ি আমি আনপ্যাকড করেছিলাম তা সমস্যায় পড়তে শুরু করেছি। গ্যাজেটগুলি র্যাক বা হ্যান্ডেলের উপর থাকবে না", "আপনার পণ্যগুলি নষ্ট হয়ে যায়!" এর চেয়ে অনেক বেশি তথ্য দেয়। কোম্পানিকে আপনার অভিযোগ মোকাবেলার জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি সরবরাহ করুন।

কিভাবে?

সমস্যা সমাধানের জন্য আপনি যতদূর পদক্ষেপ নিয়েছেন তা তালিকাভুক্ত করুন। আপনি কি করেছেন এবং আপনি কোন প্রতিক্রিয়া পেয়েছেন তা ব্যাখ্যা করুন।

"আমি যে দোকানটি কিনেছিলাম সেটি আমাকে মেট্রোতে আপনার স্থানীয় গ্রাহক সেবা বিভাগে উল্লেখ করেছে। জনাব জর্জ অ্যালেনবি এই অফিসে বলেছিলেন যে, আমি ডিসকাউন্ট ডিসকাউন্ট থেকে সেট কেনার পরে তারা আমাকে সাহায্য করতে পারেনি। আমার ক্রয় ABC এর উপর ভিত্তি করে ছিল নির্ভরযোগ্য গ্যাজেট জন্য খ্যাতি এবং আমি এতদূর প্রতিক্রিয়া খুব হতাশ।"

সমস্যা একটি নির্দিষ্ট এবং সন্তোষজনক সমাধান অফার। "আমি বিশ্বাস করি যে এবিসি একটি ভাল পণ্য তৈরি করে। সম্ভবত এটি কেবলমাত্র একটি ক্ষুদ্র ক্ষতিকারক সংস্থা, তবে এটি আমার জন্য একটি বড় সমস্যা। যদি ABC ত্রুটিপূর্ণ MagnaGadget সেটটি প্রতিস্থাপিত করে তবে আমি খুশি হব।" কোম্পানীকে জিনিসগুলি সঠিক করার একটি উপায় দিন, কিন্তু যুক্তিসঙ্গত হোন।

কেন?

আপনি যেভাবে চিকিত্সা করতে চান তার প্রাপকের সাথে আচরণ করুন: মর্যাদাপূর্ণতা এবং দৃঢ় উত্তম আচরণ আপনাকে নির্বোধতা এবং আপত্তিকর আচরণের চেয়ে আরও ভাল ফলাফল দেবে। এই পরামর্শটি অনুসরণ করুন: "… মনে রাখবেন যে আপনি কৌশলগত, কিন্তু দৃঢ় মনে রাখবেন। যদি আপনি মনে করেন যে আপনার প্রতি অন্যায় করা হয়েছে, আপনার বন্দুকগুলিতে আটকে থাকুন এবং সমস্যার সংশোধন না হওয়া পর্যন্ত সন্তুষ্ট হোন না," এখানে মার্গারেট ম্যাকার্থি লিখেছেন লেটার রাইটিংয়ে সহজ করা। চিঠিটির প্রাপককে নম্র ও যুক্তিসঙ্গত পদ্ধতির সাথে সম্মান করুন এবং আপনার সন্তুষ্টি সমস্যার সমাধান করার সম্ভাবনা বেশি হবে।