প্রথম ছাপ গণনা, তাই আপনি ভাল একটি ভাল এক, বিশেষ করে যখন একটি ব্যবসা সভা অনুরোধ করার। আপনি একটি সম্ভাব্য ব্যবসায়িক অংশীদার, সরকারী কর্মকর্তা বা ক্লায়েন্টকে লিখতে চান কিনা, আপনার পছন্দসই শব্দগুলি সমস্ত পার্থক্য তৈরি করতে পারে। একটি খারাপ লিখিত অ্যাপয়েন্টমেন্ট অনুরোধ চিঠি আপনার ইমেজ - এবং আপনার ব্র্যান্ড প্রভাবিত করতে পারে। প্লাস, এটি একটি ইতিবাচক উত্তর পাওয়ার আপনার সম্ভাবনা ধ্বংস করতে পারে।
একটি উপযুক্ত বিষয় লাইন ব্যবহার করুন
যখন আপনি একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট অনুরোধ চিঠি পাঠান, নিশ্চিত করুন যে বিষয় লাইন প্রাপকের সাথে আপনার অভিপ্রায় হাইলাইট। এটা ছোট এবং সহজ রাখুন। এখানে কিছু উদাহরণ আছে:
- সাক্ষাতের অনুরোধ
- সাক্ষাত্কারের জন্য অনুরোধ
- মিটিং অনুরোধ চিঠি
- পূরণ করার জন্য অনুরোধ (সপ্তাহের দিন)
- একটি সভা নির্ধারণ করা
আপনার পছন্দগুলির উপর নির্ভর করে, আপনি প্রাপকের ঠিকানা উপরে বা নীচে বিষয় লাইন স্থাপন করতে পারেন। আপনি যদি প্রাপককে অনলাইনে যোগাযোগ করতে চান তবে আপনি আপনার ইমেল এবং চিঠিটির জন্য একই বিষয় লাইন ব্যবহার করতে পারেন।
তোমার পরিচিতি দাও
নিজেকে পরিচয় করিয়ে চিঠি শুরু করুন। আপনি কিছু সময়ে প্রাপক পূরণ হলে, এটি উল্লেখ করতে ভুলবেন না। প্রয়োজন হলে আপনার প্রতিষ্ঠান বা তার মিশন সংক্ষিপ্ত বিবরণ প্রদান করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কিছু বলতে পারেন:
প্রিয় প্রতিনিধি (শেষ নাম)
আমার নাম (আপনার নাম) এবং আমি (কোম্পানির নাম) পক্ষে আপনার সাথে যোগাযোগ করছি। আমরা একটি সাধারণ আগ্রহ আছে … এবং আমি আরো আলোচনা করতে চাই।
যদি আপনার রেফারেল থাকে তবে আপনি এটি দিয়ে শুরু করতে পারেন: (রেফারাল নাম) উল্লেখ করেছে যে আপনি আমাদের পণ্য এবং পরিষেবাদি সম্পর্কে আরো জানতে আগ্রহী ছিলেন। আমি আপনাকে আমাদের অফিসে (তারিখ এবং সময়) আরো আলোচনার জন্য আমন্ত্রণ জানাতে চাই।
সভা উদ্দেশ্য উদ্দেশ্য
প্রাপকের কাছ থেকে কী আশা করা উচিত তা জানতে দিন, এতে কতক্ষণ লাগবে। একটি রুক্ষ সময়সূচী প্রদান এবং প্রধান পয়েন্ট আবরণ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন:
এই অনুরোধ আপনার বিবেচনা করার জন্য আগাম ধন্যবাদ। আমি আপনাকে দেখা করার সুযোগ এবং ভবিষ্যতে প্রকল্পগুলিতে আমরা কিভাবে যোগ দিতে পারি তা নিয়ে আলোচনা করব।
আমাদের সভায় আমাদের প্রযুক্তি ও সংস্থার সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং সেইসাথে এই এলাকায় আমাদের কাজের কিছু উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত করা হবে। আমরা উভয় পক্ষের পারস্পরিক উপকারী হতে পারে এমন একটি সম্ভাব্য সহযোগিতার বিষয়েও আলোচনা করতে আগ্রহী।
আপনি যা খুঁজছেন তা ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করুন এবং কেন আপনি এই সভায় প্রথম স্থানে অনুরোধ করছেন। দুই বা তিন তারিখ এবং সময় সুপারিশ করুন এবং তারপর দয়া করে প্রাপকদের তাদের প্রাপ্যতা নিশ্চিত করতে জিজ্ঞাসা করুন।
আপনার চিঠি ভালো কিছু বলতে পারে:
আপনার সময়সূচী অনুযায়ী একটি তারিখ এবং সময় সুপারিশ করুন।
আপনি তারিখ এবং সময় পাওয়া যায়? যদি না হয়, তাহলে মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করতে আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন (ফোন নম্বর) বা (ইমেল ঠিকানা)।
আমরা এই চিঠি প্রাপ্তি নিশ্চিত করার জন্য খুব শীঘ্রই অনুসরণ করব এবং আপনার জন্য সুবিধাজনক একটি দিন এবং সময় সেট করব।
সঠিক ফরম্যাট ব্যবহার করুন
ব্যবসায় অক্ষর একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস আছে। পৃষ্ঠার উপরের ডান কোণায় আপনার নাম এবং ঠিকানা লিখুন। পৃষ্ঠার বাম কোণে বা আপনার ঠিকানার নীচে প্রাপকের যোগাযোগের তথ্য টাইপ করুন।
প্রশস্ত মার্জিন ছেড়ে এবং সম্ভব হলে একটি ব্র্যান্ডেড ফাঁকা ব্যবহার করুন। অক্ষর সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দু রাখা; আদর্শভাবে, এটি একটি পৃষ্ঠা অতিক্রম করা উচিত নয়। যেমন একটি আনুষ্ঠানিক অভিবাদন ব্যবহার করুন "প্রিয় জনাব (গ্রহীতার নাম) "যদি আপনি প্রাপকের সঠিক নামটি জানেন না তবে আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন "প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম." সঙ্গে চিঠি শেষ "আন্তরিকভাবে," "সম্মানিতভাবে," "আপনার অনুগত" অথবা আপনার নাম অনুসরণ করে, অন্যান্য আনুষ্ঠানিক closings।
একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট অনুরোধ চিঠি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে। নিরর্থক শব্দ এবং অপ্রয়োজনীয় তথ্য কাটা। টাইমস নিউ রোমান বা অ্যারিয়ালের মত সহজে পড়া ফন্ট ব্যবহার করুন। পাঠানোর আগে চিঠি প্রুফড মনে রাখবেন।
