মাসিক প্রতিবেদন একটি বিভাগে ইভেন্ট এবং ফলাফলের রেকর্ড হিসাবে এবং সম্পূর্ণরূপে একটি ব্যবসার অবদান হিসাবে মূল্যবান। শিক্ষাতে তারা অগ্রগতি এবং ফলাফল হিসাবে বিভিন্ন বিভাগ থেকে দরকারী তথ্য প্রদান করে। তারা এমন একটি রেকর্ড যা একটি ব্যবসা বা কলেজের সামগ্রিক দৃষ্টভঙ্গি প্রদানের জন্য বৃহত্তর নথিতে সংহত করা যেতে পারে।
আপনি মাসিক রিপোর্ট জমা দেওয়ার জন্য অনুরোধ করছেন কেন নির্দেশ করে একটি ভূমিকা লিখুন। কেন তারা প্রয়োজন হয় এবং সম্পূর্ণরূপে ব্যবসা, কলেজ বা বিশ্ববিদ্যালয়ে যে অবদান রাখতে যাচ্ছেন তা ভাল কারণ দেখান।
প্রাপকদের সুবিধাগুলি বর্ণনা করুন, কারণ বেশিরভাগ লোকেরা এটি অতিরিক্ত কাজ হিসাবে মনে করবে। একটি মাসিক প্রতিবেদন প্রশংসনীয় যেখানে জিনিস ভাল চলে গেছে এবং প্রদর্শন করার একটি সুযোগ হতে পারে। এটি এমন এলাকার উল্লেখ করার সুযোগ হতে পারে যেখানে সহায়তা দরকার বা কিছু করার দরকার পড়ে। এটি একটি বিশেষ প্রকল্প অগ্রগতি একটি রিপোর্ট হতে পারে। তার বা তার বিভাগের প্রচেষ্টায় ব্যক্তিটির মন পরিকল্পনা এবং মনোনিবেশের জন্য রিপোর্টের গুরুত্ব তুলে ধরুন।
মাসিক রিপোর্ট প্রয়োজন হবে যখন বছরের জন্য তারিখ এবং সময়সীমা দিন। কেন তারা সময়মত থাকতে হবে তা জোর করুন, কারণ তারা সাধারণত একটি বড় প্রতিবেদনে অবদান রাখে এবং মাসিক প্রতিবেদন বিলম্বিত হলে বিলম্বিত হতে পারে।
যদি সম্ভব হয় এমন একটি টেমপ্লেট সরবরাহ করুন যা মাসিক প্রতিবেদনে আপনি যে মুখ্য পয়েন্টগুলি আচ্ছাদিত রাখতে চান তা সরবরাহ করে। এটি উত্তরদাতাদের প্রতি মাসে সম্পূর্ণ হওয়া এবং সঞ্চয় করার জন্য এটি সহজ করে তোলে। তারা প্রয়োজন যেখানে টেমপ্লেট পরিবর্তন করতে পারেন। বিকল্পভাবে, প্রতিবেদন লেখকদের সহায়তা করার জন্য আপনার চিঠিতে নির্দেশিকা দিন। বিভিন্ন বিভাগ বিভিন্ন তথ্য প্রদান করবে - উদাহরণস্বরূপ, কিছু আর্থিক এবং কিছু বিক্রয় - তাই বিভিন্ন টেম্পলেট প্রয়োজন হতে পারে। রিপোর্ট লেখককে আলাদা শীটগুলিতে বিভাগগুলি তালিকাভুক্ত করতে বলুন।
অক্ষরের প্রতিটি অংশ অনুচ্ছেদে বিভক্ত করুন। প্রথম অনুচ্ছেদে মাসিক প্রতিবেদনটি প্রয়োজনীয় কারণগুলি দিন। দ্বিতীয় প্রাপক বেনিফিট বর্ণনা করুন। তৃতীয় অনুচ্ছেদের তারিখ এবং সময়সীমা উল্লেখ করুন, অথবা তারিখগুলির সাথে একটি পৃথক তালিকা সরবরাহ করুন। চতুর্থ অনুচ্ছেদে টেমপ্লেট বা নির্দেশাবলী উল্লেখ করুন। প্রাপকের সাহায্যের জন্য চূড়ান্ত অনুচ্ছেদে কৃতজ্ঞতার একটি নোট অন্তর্ভুক্ত করুন। সংক্ষিপ্ত এবং সুখী হতে।
পরামর্শ
-
একটি ব্যবসা চিঠি লেখার কিছু আনুষ্ঠানিকতা প্রয়োজন। আপনি যদি কারো নামের সাথে চিঠিটি শুরু করেন তবে এটি "আপনার আন্তরিকভাবে" শেষ হওয়া উচিত। আপনি যদি "প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম" দিয়ে শুরু করেন, তাহলে এটি "আপনার বিশ্বস্ত" শেষ হওয়া উচিত। সালাম নীচের একটি রেফারেন্স বা বিষয় বিস্তারিত লাইন হতে হবে, এই ক্ষেত্রে "মাসিক রিপোর্ট।"
সতর্কতা
একটি চিঠি হিসাবে চিঠি লিখুন কিন্তু প্রতি মাসে রিপোর্ট প্রয়োজন হবে দৃঢ় হতে।
