একটি আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ প্রত্যাখ্যান একটি চিঠি লেখা চতুর হতে পারে। আপনার প্রতিক্রিয়া জানাতে হলে যে ব্যক্তি বা ব্যবসায় আপনাকে আমন্ত্রণ জানাচ্ছে তা তারা জানে না। চ্যালেঞ্জটি এমনভাবে লেখার সাথে আসে যে, অপমান করা বা অন্য পক্ষকে মনে হয় না যে আপনি কেবল তাদের ইভেন্টে আসার চেষ্টা করছেন। সাবধানবাণী এবং বিস্তারিত দিকে তীব্র নজর নিশ্চিত করে প্রাপক অভিপ্রায় অভিপ্রায় বার্তা গ্রহণ করে তা নিশ্চিত করবে।
একটি অভিবাদন সঙ্গে আপনার প্রত্যাখ্যান চিঠি শুরু। আপনি প্রাপক ঠিকানা করতে চান কিভাবে সিদ্ধান্ত। যদি এটি সত্যিই আনুষ্ঠানিক হয় এবং আপনার সাথে ব্যক্তির সাথে দৈনন্দিন সম্পর্ক না থাকে তবে তাকে "মিস্টার" হিসাবে সম্বোধন করুন। অথবা "মিসেস" যদি আপনি নিশ্চিত হন যে এটি গ্রহণযোগ্য তবে শুধুমাত্র প্রথম নামটি একটি আনুষ্ঠানিক চিঠিতে ব্যবহার করুন।
সৎ হও. আপনি উপস্থিত থাকতে পারেন না কেন ব্যাখ্যা অসাধারণ গল্প আপ করবেন না। সম্ভব সবচেয়ে সংক্ষিপ্ত উপায় সত্য বলুন। এক বা দুটি বাক্যে ব্যাখ্যা কর কারণ আপনি উপস্থিত ছিলেন না। পরিস্থিতিটি ভিন্ন হতে পারে এমন ইঙ্গিত দিতে "দুঃখিত" বা "দুর্ভাগ্যবশত" মত শব্দ ব্যবহার করুন।
আমন্ত্রণের জন্য আপনার উপলব্ধি প্রকাশ করুন। আপনার চিন্তা করার জন্য প্রাপক ধন্যবাদ। এটি ভবিষ্যতে ইভেন্টগুলির তালিকা থেকে স্থায়ীভাবে সরিয়ে ফেলা হবে না তা নিশ্চিত করবে।
প্রাপকের কাছে শুভ কামনা প্রকাশ করে আপনার চিঠি বন্ধ করুন। তাকে আপনার ইভেন্ট ভাল ভাল আশা করি।
একটি "আন্তরিক" সঙ্গে চিঠি বন্ধ করুন অথবা আবার প্রাপক আবার ধন্যবাদ। একটি কলম দিয়ে আপনার নাম সাইন ইন করুন। এটি দেখায় যে আপনি ব্যক্তিগতভাবে চিঠিটি সময় নেন। একটি মুদ্রিত নাম খুব জেনেরিক এবং হোস্টকে মনে করতে পারে যে আপনি তার আমন্ত্রণটির যথাযথ প্রতিক্রিয়া দেওয়ার জন্য সময় নিবারণে ব্যস্ত।
জোরে চিঠি পড়ুন। আপনি প্রকাশ করতে চান স্বন আছে তা নিশ্চিত করুন। কোন পরিবর্তন করুন এবং তারপর চিঠি মেইল।
সতর্কতা
আন্তরিকতা একটি আমন্ত্রণ প্রত্যাখ্যান সেরা নীতি। আপনি একটি মিথ্যে ধরা পড়তে চান না যা একটি ভাল ব্যবসায়িক সম্পর্ক ছিন্ন করতে পারে।
