কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে আপনার দক্ষতার কাজ সরাসরি আপনার সাফল্য প্রভাবিত করবে। সংক্ষিপ্ত এবং বোধগম্য চিঠিপত্র লিখতে এবং প্রেরণ করা আপনার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ। ব্যবসার মেমো একটি সংক্ষিপ্ত নথি যা একটি নির্দিষ্ট গোষ্ঠীকে সম্বোধন করে এবং নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে মনোযোগ দেয়। একটি ভাল লিখিত মেমো দক্ষতার সাথে যোগাযোগ এবং ফলাফল অর্জন করতে সাহায্য করবে। এটি সঠিকভাবে লেখার পাশাপাশি, আপনার মেমো সঠিকভাবে পাঠানো হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, যাদের কাছে এটি সর্বাধিক পড়তে হবে।
আপনার মেমো কল্পনা
আপনার শ্রোতা সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনি আপনার মেমো রচনা শুরু করার আগে, শিক্ষা স্তরের এবং যাদের সাথে আপনি যোগাযোগ করছেন তাদের অভিজ্ঞতা বিবেচনা করুন। এছাড়াও আপনার প্রাপকদের চাহিদা মনে রাখা। কিছু ব্যক্তিকে আরও বিস্তারিত নির্দেশনা এবং নির্দিষ্ট, প্রতিষ্ঠিত নির্দেশিকাগুলি প্রয়োজন হতে পারে, অন্যেরা খুব সাধারণ তথ্য সরবরাহ করতে পারে এবং তারপরে তাদের নিজস্ব উদ্যোগ নিতে পারে।
সঠিক শিরোনাম বিন্যাস ব্যবহার করুন। "তারিখ" লাইনের মধ্যে, স্ট্যান্ডার্ড বর্ণমালা ব্যবহার করুন। "টু," এর জন্য আপনাকে প্রতিটি ব্যক্তি তালিকাভুক্ত করতে হবে যারা নাম অনুসারে মেমো পাবে। ডাকনাম ব্যবহার করবেন না। প্রথম এবং শেষ নাম ব্যবহার করুন, এবং বর্ণানুক্রমে বা কোম্পানির মধ্যে অবস্থান অনুসারে তাদের রাখুন। "থেকে" লাইনের জন্য, প্রযোজ্য হলে আপনার প্রথম এবং শেষ নাম এবং সেই বিভাগের সাথে আপনি কোন বিভাগে আছেন।
নির্দিষ্ট এবং তথ্যপূর্ণ একটি বিষয় লাইন চয়ন করুন। প্রায়ই, লোকেরা অস্পষ্ট এবং সাধারণ বিষয়বস্তুর সাথে মেমো পাঠায়। একটি নির্দিষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত একটি প্রাপক মেনো উল্লেখ করা হয় কি অনেক ভাল ধারণা দেবে। উদাহরণস্বরূপ, একটি সাধারণ বিষয় লাইন "মিটিং" পড়বে, তবে একটি নির্দিষ্ট বিষয় লাইন বলতে পারে, "শুক্রবারের মিটিংয়ের জন্য বিক্রয় দল উপস্থাপনা।"
সুনির্দিষ্ট সঙ্গে খুলুন। চিট চ্যাট বা পটভূমি সঙ্গে সময় নষ্ট করবেন না। আপনার মেমো প্রথম অংশ আপনি কি প্রয়োজন ঠিক বলতে হবে। বিক্রয় টিমের উপস্থাপনাটি উপরে উল্লিখিত উদাহরণটি ব্যবহার করে আপনি খুলতে পারেন, "শুক্রবারের সভায়, বিক্রয় দল প্রথম ত্রৈমাসিকের আয় এবং অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় পরিসংখ্যান সহ একটি স্লাইড শো উপস্থাপন করবে।"
প্যাসিভ ভয়েস এড়ানো, আপনার মেমো লিখুন। একটি মেমো তথ্য ভাগ এবং সহায়তা অনুরোধ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, তাই আপনাকে একটি সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করতে হবে। ব্যাকরণ এবং লেখালেখিতে, সক্রিয় ভয়েস মানে যে বাক্যটির বিষয়টি সক্রিয় - কিছু করা বা হচ্ছে - অন্য জিনিসগুলি তাদের কাছে ঘটানোর পরিবর্তে। সক্রিয় ভয়েস পড়তে হবে, "বিক্রয় দল একটি স্লাইড শো উপস্থাপন করবে।" একটি প্যাসিভ পদ্ধতির হিসাবে অনুবাদ করা হবে, "আমরা বিক্রয় দলের একটি স্লাইড শো উপস্থাপনা বিবেচনা করতে চাই।"
একটি উপসংহার লিখুন। আপনার উপসংহার জটিল হতে হবে না, কিন্তু এটি মেমো নিজেই উল্লেখ মূল পয়েন্ট সংক্ষিপ্ত করা উচিত।
আপনার কাজ সম্পাদনা করুন। একটি ব্যবসা মেমো পাঠানোর পরে এবং কিছুক্ষণ পরে বুঝতে পারছেন যে আপনি কিছুক্ষন একটি দৈত্য ভুল বানানটি রেখেছেন তা বিব্রতকর। এটি পাঠানোর আগে আপনার মেমো প্রফোড করুন, এবং সংশোধনী ছাড়াও, অপ্রয়োজনীয় শব্দগুলি মুছে ফেলুন। আপনার মেমো সংক্ষেপে রাখুন।
আপনার মেমো পাঠান
আপনার মেমো পাঠান। আপনি যদি আন্তঃ-অফিসের মেলের মাধ্যমে এটি পাঠাচ্ছেন তবে নিশ্চিত করুন যে মেমোতে উল্লেখিত প্রতিটি ব্যক্তি তার নিজের কপি পায়। কাউকে কাউকে কখনও পরবর্তী কবিলে লোকটির সাথে একটি মেমো ভাগ করতে হবে।
এটি একটি বিকল্প যদি ইমেইল ব্যবহার করুন। একটি ইমেল মেমো একই সময়ে প্রত্যেকের কাছে পাঠানো উচিত, তবে আপনি প্রাপকদের কিছু অনুলিপি করতে চান। আপনি যদি আপনার মেমো ইমেল করে থাকেন তবে ইমেল শিরোনামের বিষয় লাইনের মেমোর বিষয়টি রাখুন। চতুর বা রঙিন ফন্ট, ছবি বা অন্যান্য ইমেল অ্যাড-অন ব্যবহার করবেন না।
আপনি আপনার মেমো পাঠানো একবার অনুসরণ করুন। মেমোতে নির্দিষ্ট সময়সীমা থাকলে, নিশ্চিত করুন যে পরে আপনি প্রাপকদের সাথে আবার চেক করুন।
পরামর্শ
-
আপনার মেমো বুলেট পয়েন্ট, অনুচ্ছেদ ফাঁক, ইত্যাদি সম্পর্কিত কোনও সংস্থান নির্দেশিকা অনুসরণ করে তা নিশ্চিত করুন।
সতর্কতা
যদি আপনি একটি মেমো পাঠাতে ইমেল ব্যবহার করেন তবে "পাঠান" কীটি আঘাত করার আগে ডাবল চেক করুন। ইমেলের মাধ্যমে মালিকানা বা গোপনীয় তথ্য গ্রহণকারী সম্পর্কে আপনি সতর্ক হতে চান।
