অনেক কর্মক্ষেত্রে, স্মারকলিপি যোগাযোগের একটি সুবিধাজনক এবং কার্যকর উপায় হিসাবে পরিবেশন করা। মুখোমুখি প্রশ্নগুলির জবাবে, মুখোমুখি যোগাযোগের পরিবর্তে, আপনি উভয় কর্মীদের সংখ্যা বাড়িয়ে আপনার উত্তর পৌঁছানোর এবং পরে কোনও শারীরিক বা ইলেকট্রনিক নথির সাথে রেফারেন্স সরবরাহ করতে পারেন, যা তারা আপনাকে দেওয়া উত্তর ভুলে যেতে পারে। আপনার মেমো যতটা কার্যকর হবে তা নিশ্চিত করতে, আপনার যোগাযোগ সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করুন এবং সাবধানে আপনার শ্রোতাদের সাথে এটি রচনা করুন।
একটি মেমো শিরোনাম তৈরি করুন। "তারিখ:" এর সাথে আপনার মেমো পাঠানোর সম্পূর্ণ তারিখটি অনুসরণ করুন, "আপনি:" কে আপনার মোমোরেন্ডাম পাঠাচ্ছেন, আপনার নাম দিয়ে "থেকে:" এবং "বিষয়:" এর সাথে একটি ব্যাখ্যা দিয়ে বিষয় সংক্ষিপ্ত বিবরণ। ইমেলের মাধ্যমে আপনার স্মারকলিপি প্রস্তুত করা হলে, এই শিরোনাম সম্ভবত আপনার জন্য ইতিমধ্যেই হতে পারে। আপনার মেমো টাইপ করলে, মেমোর শীর্ষে থাকা সমস্ত তথ্য বাম দিকে সন্নিবেশ করান।
বিষয় লাইন প্রশ্ন রাখুন। যদি আপনি যে প্রশ্নটি সম্বোধন করছেন সেটি অত্যধিক লম্বা ছিল, তবে এটি দুই বা তিনটি অর্থপূর্ণ শব্দগুলির একটি শব্দে সংক্ষেপে সংক্ষেপে সংকুচিত করুন। আপনি যদি আপনার মেমোরেন্ডামে একাধিক প্রশ্ন মোকাবেলার পরিকল্পনা করেন তবে মেমোর বিষয়বস্তুগুলিতে কর্মচারীদের সতর্ক করার জন্য "প্রশ্ন ও উত্তর" অনুসরণ করে প্রশ্নের উত্তর দিন। এই প্রশ্নটি বা বিষয় লাইনের প্রশ্ন ও উত্তরটি রেখে, আপনি মেমোগুলি পরে এটি উল্লেখ করার জন্য মেমো খুঁজে পেতে সহজ করে তুলুন।
এখনও পর্যন্ত পরিষ্কারভাবে প্রশ্ন বা প্রশ্ন উত্তর। কর্মীদের তাদের প্রশ্নের উত্তর চান, verbose rambling না। আপনার উত্তর পরিষ্কার এবং স্বল্প রেখে, আপনি সেই সম্ভাবনাটি বাড়িয়ে তুলতে পারেন যা পাঠকরা উত্তরটি বুঝতে পারে এবং কার্যকরভাবে এটির প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে।
অতিরিক্ত তথ্য প্রয়োজন হলে কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করুন। আপনি যদি নিজের প্রশ্নগুলির বিষয়ে কোন বিভ্রান্তি মুছে ফেলতে চান তবে তাদের সাথে কথা বলতে বলুন। যদি আপনার ব্যবসায়ের মধ্যে অন্য কোনও বিভাগ থাকে তবে বিষয় সম্পর্কে প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে আরও উপযুক্ত হবে, আপনার কর্মচারীদের এই বিভাগের মধ্যে একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির উল্লেখ করতে বলুন এবং এই ব্যক্তির যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
