একটি অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম একটি প্রতিষ্ঠানের আর্থিক রেকর্ড থেকে সমস্ত তথ্য এবং পরিসংখ্যান লাগে এবং একটি সুসংগত কাঠামো মধ্যে তাদের ব্যবস্থা। অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম তিনটি মৌলিক কাজ করে: তথ্য সংগ্রহ এবং প্রক্রিয়া করার জন্য, প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সিদ্ধান্ত নির্মাতাদের কাছে তথ্য প্রদান এবং অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের সঠিকভাবে তথ্য রেকর্ড করে এবং তথ্য রক্ষা করে।
সংগ্রহ এবং প্রক্রিয়াকরণ
একাউন্টিং তথ্য সিস্টেমের সংগ্রহের পর্যায়ে, অ্যাকাউন্টেন্ট বা বুককাইপাররা অন্যান্য লেনদেনের মধ্যে নগদ বিক্রয়, প্রাপ্তি, নগদ ক্রয়, অর্থপত্র এবং বেতন প্রদানের তথ্য সংগ্রহ করে এবং রেকর্ড করে। কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে, সফটওয়্যার প্রোগ্রাম সমস্ত ডেবিট এবং ক্রেডিটগুলিকে একটি সম্পূর্ণ তথ্য পরিচালনার ডেটাবেসে প্রক্রিয়া করে।
ব্যবস্থাপনা জন্য রিপোর্ট
অ্যাকাউন্টিং কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সিদ্ধান্ত-নির্মাতাদের কাছে প্রতিবেদন বিতরণ করে, যেমন বিক্রয় এবং বিপণন ব্যবস্থাপক, উৎপাদন পরিচালক, আর্থিক পরিচালক এবং সমস্ত বিভাগীয় প্রধান। পরিচালন প্রতিষ্ঠানের বর্তমান ক্রিয়াকলাপ এবং আর্থিক অবস্থা বিশ্লেষণ এবং ভবিষ্যতের জন্য পরিকল্পনাগুলি সেট এবং লক্ষ্য নির্ধারণের জন্য অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম থেকে উত্পন্ন তথ্য ব্যবহার করে। উদাহরণস্বরূপ, সিস্টেম থেকে তৈরি একটি ব্যালেন্স শীট ব্যবস্থাপনা, মালিকদের, লেনদেনকারী এবং বিনিয়োগকারীদের সময় দেখাতে পারে যেখানে প্রতিষ্ঠানটি নির্দিষ্ট সময়ে নির্দিষ্টভাবে আর্থিকভাবে দাঁড়িয়ে থাকে।
সঠিকতা এবং নিরাপত্তা
সিস্টেমে অ্যাক্সেস থাকা ব্যক্তিদের সংখ্যা সীমাবদ্ধ করে অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেমের তৃতীয় ফাংশনটি সর্বোত্তমভাবে সম্পাদন করে - ব্যবসাটি সঠিকভাবে সঠিক তথ্য বজায় রাখে তা নিশ্চিত করার জন্য। সংগঠনের নেতারা অবশ্যই সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে কে হবে। উদাহরণস্বরূপ, প্রশিক্ষিত ক্লার্ক, হিসাবরক্ষণকারী বা হিসাবরক্ষকদের সিস্টেমের ডেটা যাচাই এবং প্রবেশ করতে এবং প্রতিবেদনগুলি তৈরি করতে অ্যাক্সেস প্রয়োজন। অভ্যন্তরীণ ও বহিরাগত উভয় সংস্থার অন্যান্য সহযোগীগণ সাধারণত ডেটা ম্যানিপুলি করার প্রয়োজন নেই।
সিস্টেমের ধরন এবং কি অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে
ব্যবসায় সাধারণত সবগুলো ক্ষুদ্র সংস্থাগুলির মধ্যে একটি অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম কম্পিউটারাইজ করে। কম্পিউটার ব্যবহারকারীরা হিসাবগুলি সম্পন্ন করে সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলিতে তথ্য প্রবেশ করে এবং শ্রেণীবদ্ধ করে এবং সঠিক বিভাগগুলিতে এন্ট্রি ফাইল করে। সিস্টেমটি ব্যবহারকারীর অনুরোধের ভিত্তিতে বিভিন্ন ধরণের প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে। তথ্য ব্যবস্থায় অ্যাকাউন্টিং চক্রের সমস্ত ধাপ রয়েছে এবং হার্ড-কপি পেপারওয়ার্ক যা লেনদেন প্রমাণ করে, যেমন কাজের আদেশ, চালান এবং আর্থিক বিবৃতিগুলি সিস্টেমের অংশ হয়ে যায়। ছোট ব্যবসাগুলিতে, যেমন একটি মায়ের-ও-পপ অপারেশন যেখানে কয়েকটি লেনদেন ঘটে, ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম ম্যানুয়ালি বজায় রাখতে পারে। আবার, বইয়ের দোকান পুরো অ্যাকাউন্টিং চক্র ব্যবহার করে এবং ফলাফল থেকে ম্যানুয়াল রিপোর্ট গঠন করে।
