পুনরাবৃত্তি গ্রাহকদের ছাড়া, অধিকাংশ ক্রেতাদের তাদের দরজা খোলা রাখা জন্য নতুন ক্রেতাদের প্রাপ্তির অধিগ্রহণ খরচ খুব মহান হতে পারে। কে আপনার কাছ থেকে ক্রয় করছে তার ট্র্যাক রাখতে একটি সিস্টেম থাকা, গ্রাহক খরচ নিদর্শন এবং আপনার গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ করার পদ্ধতিটি আপনার সবচেয়ে মূল্যবান বিপণন সরঞ্জাম হতে পারে। আপনার কাছে কতজন গ্রাহক আছেন তা সত্ত্বেও, আপনি বিভিন্ন ডেটা সেটের জন্য সাজানোর যোগ্য ক্ষেত্রগুলি সহ দরকারী ডেটাবেস তৈরি করতে পারেন।
সফটওয়্যার অপশন
সূচক কার্ড বা অন্যান্য কাগজ মাধ্যমে গ্রাহকদের ট্র্যাক রাখা মানে একটি অদক্ষ পদ্ধতি; এটি ক্রস-রেফারেন্সিংকে হ্রাস করে এবং আপনাকে ইমেল পাঠাতে বা দ্রুত চালান বা মেলিং লেবেলগুলি জেনারেট করার অনুমতি দেয় না। একটি সহজ স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম সহ মাইক্রোসফ্ট এক্সেল হিসাবে দরকারী গ্রাহক তালিকা তৈরি করুন। অথবা, আপনার কম্পিউটার দক্ষতা এবং বাজেটের উপর নির্ভর করে, একটি গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম ক্রয় করুন, এটি একটি সিআরএম ডাটাবেস নামে পরিচিত, যা গ্রাহক পরিচালন সফ্টওয়্যার নামেও পরিচিত। বিভিন্ন সংস্থাগুলি বিলিং, বিক্রয়, বিপণন এবং অলাভজনক দানগুলিতে সহায়তার জন্য তালিকা তৈরির জন্য সংস্করণগুলি সহায়ক করে তোলে। কিছু আপনার কম্পিউটারে থাকা সফ্টওয়্যার প্রয়োজন, অন্যরা আপনাকে আপনার তালিকা নিরাপদে অনলাইন রাখতে দেয়।
তথ্য সংগ্রহ
আপনার গ্রাহক তালিকাগুলি কতগুলি দরকারী তা আপনার সংগৃহীত ডেটা এবং আপনার ডেটাবেসে কীভাবে প্রবেশ করে তা নির্ভর করে। কোন তথ্য রাখা এবং আপনার গ্রাহকদের, যেমন নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর, লিঙ্গ, বয়স এবং ইমেল ঠিকানা সম্পর্কে ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিন। খুব বেশী তথ্য সংগ্রহের ভয় পাবেন না; আপনার অনুসন্ধানের মানদণ্ড সীমাবদ্ধ করে বিভিন্ন কাজের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য ফিল্টার করা সহজ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ক্রয় তারিখগুলি, ক্রয়কৃত পণ্যগুলির ধরন, অঞ্চল বা প্রতিনিধি দ্বারা গ্রাহক, গ্রাহক অভিযোগের ইতিহাস এবং ব্যক্তিগত নোট অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। গত 30 দিনে $ 500 এর বেশি খরচ করে এমন মহিলা গ্রাহকদের অনুসন্ধান চালানোর জন্য, আপনার সন্ধানের জন্য কেবলমাত্র সেই তিনটি ডেটা বৈশিষ্ট্য দরকার। আপনি যদি চান এমন সমস্ত তথ্য আপনার কাছে না থাকে, তাহলে এমন প্রতিযোগিতা চালান যা গ্রাহকদের একটি সম্পূর্ণ ব্যক্তিগত প্রোফাইল পূরণ করতে বা কোন গ্রাহক বা দৃঢ়কে গ্রাহকদের সাথে সেগুলি ভালভাবে সেবা করার জন্য আপনার গ্রাহক অ্যাকাউন্টগুলি আপডেট করার বিষয়ে যোগাযোগ করার জন্য ভাড়া করে।
ডাটাবেস সৃষ্টি
আপনার ডাটাবেস তৈরি করার সময়, ক্ষেত্র এবং কলাম তৈরি করুন যা আপনি সহজেই সনাক্ত করতে এবং বিভিন্ন অনুসন্ধানের জন্য ব্যবহার করতে পারেন। যত বেশি আপনি তথ্য প্রতিটি টুকরা বিরতি, আপনি অনুসন্ধান করতে পারেন আরো অনুসন্ধান। উদাহরণস্বরূপ, রাস্তার ঠিকানা, শহর, রাষ্ট্র এবং জিপ কোডের জন্য বিভিন্ন ক্ষেত্রগুলি ব্যবহার করে ঠিকানাগুলি প্রবেশ করা আপনাকে তালিকা তৈরি করতে বা অন্য ক্ষেত্রগুলির সাথে এক বা একাধিক মানদণ্ডের সাথে অনুসন্ধানগুলি করতে দেয়। রব এবং রবার্ট হিসাবে বিভিন্ন প্রথম নাম, কারণ অনুলিপি তালিকা সনাক্ত করতে প্রথম এবং শেষ নাম আলাদা রাখুন। কাজের শিরোনাম এবং কোম্পানির নাম বিভিন্ন ক্ষেত্র করুন।
আপনার তথ্য ব্যবহার করে
ব্যবহার করার জন্য আপনার ডাটাবেস নির্বাণ শুরু করতে, এটি কিভাবে কাজ করে তা দেখতে কিছু পরীক্ষা তালিকা চালান। সহজ কোডগুলি চালান, শুধুমাত্র একটি মানদণ্ডের সাথে শুরু করুন, যেমন জিপ কোড। তারপর রাষ্ট্র দ্বারা পুরুষদের যেমন দুটি মানদণ্ড ব্যবহার করুন। আপনি একবার নিশ্চিত হয়েছেন যে আপনার ডেটাবেসটি আপনি কীভাবে চান তা কাজ করে, এমন তালিকা তৈরি করুন যা আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান করে, যেমন মেলিং এবং চালান এবং গ্রাহক ক্রয়ের অভ্যাসগুলি সম্পর্কে তথ্য সরবরাহ করে। তথ্য আপ টু ডেট রাখার জন্য প্রতিবার যখন আপনি আপনার গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করেন তখন আপনার ডেটাবেস আপডেট করুন এবং আপনাকে ডুপ্লিকেট ফোন কল বা ইমেলগুলি এড়াতে সহায়তা করে যা গ্রাহকদের বিরক্ত করতে পারে।
নিরাপত্তা এবং নীতি ব্যবহার করুন
একবার আপনি একটি গ্রাহক তালিকা তৈরি করার পরে, আপনি তার নিরাপত্তা জন্য দায়ী। আপনার তালিকায় অ্যাক্সেস আছে সে সম্পর্কে সতর্ক থাকুন, যেখানে আপনি এটি সংরক্ষণ করেন এবং কিভাবে এটির ব্যাক আপ করেন। আপনার আসল তালিকাগুলির ব্যাকআপ রাখুন এবং প্রতিটি বার আপডেট করার সময় পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি ধরে রাখুন। বর্তমান ফাইলটি যদি দূষিত হয় তবে এটি আপনাকে সর্বশেষ কাজকারী তালিকাতে ব্যাকট্র্যাক করতে সহায়তা করে। আপনি যদি হ্যাক হয়ে থাকেন বা কেউ আপনার অনুমতি ছাড়াই আপনার গ্রাহকের তালিকাতে অ্যাক্সেস লাভ করে তবে আপনার গ্রাহকদের জানাতে হবে কিনা তা নির্ধারণ করুন। যদি আপনার তালিকায় সংবেদনশীল তথ্য থাকে না, যেমন ক্রেডিট কার্ড নাম্বার বা পাসওয়ার্ডগুলি গ্রাহকেরা আপনার ওয়েবসাইটটি প্রবেশ করতে ব্যবহার করেন তবে আপনাকে চিন্তা করতে হবে না। আপনি যদি আপনার গ্রাহকের তালিকাগুলির সাথে ইমেল প্রচারাভিযান পরিচালনা করতে চান তবে আপনার ইন্টারনেট পরিষেবা সরবরাহকারীকে কী পরিমাণ নীতিগুলি পাঠানো হয় তা নির্ধারণ করতে এবং যদি আপনি গ্রাহকদের জন্য অপ্ট-আউট বিধান অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা নির্ধারণ করতে যোগাযোগ করুন।
