আপনার কাজ যদি আপনার বিভাগের কার্যকারিতায় পরিচালকদের বা উর্ধ্বতন নেতৃত্বের সময়কালের সংক্ষিপ্তসারের সাথে জড়িত থাকে তবে সম্ভাবনাগুলি হল আপনি এই কার্যটি চতুর্থাংশে বা তিন মাসের বিভাগে বিভক্ত করতে পারেন। অনেক সংগঠন অ্যাকাউন্টিং এবং অর্থায়নের ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য ত্রৈমাসিক সময়কাল ব্যবহার করে, তাই এই সময় ফ্রেমের সাথে তাদের একটি ব্রিফিংয়ের প্রয়োজন হবে। একটি ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনটি একটি নির্বাহী সারাংশ এবং সেই সময়ের মধ্যে অর্জন করা ব্যবসায়িক অগ্রগতি, হাইলাইট, চ্যালেঞ্জ এবং লক্ষ্য সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনি এমনকি চতুর্থাংশের মধ্যে ঘটে যাওয়া প্রকৃত ইভেন্টগুলির মাধ্যমে আপনার প্রতিবেদনটি জীবনের কাছে আনতে পারেন এমন অসংযত রেফারেন্স অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
প্রাক্তন ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন অধ্যয়ন
যদি আপনি এই প্রথম ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনটি লেখেন তবে পূর্ববর্তী প্রতিবেদন পর্যালোচনা করুন - ত্রৈমাসিক বা বার্ষিক। আপনি এই ত্রৈমাসিক রিপোর্টে বহন করতে চান এমন বছরের শেষ তথ্য হতে পারে। এছাড়াও, আপনার ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনের জন্য একটি পছন্দসই বিন্যাস হতে পারে। আপনি যদি অতিরিক্ত, প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে যাচ্ছেন তবে এটি সম্ভবত সূক্ষ্ম; তবে অন্যথায় নির্দেশ না দেওয়া পর্যন্ত, একই বিন্যাসে লাঠি। যদি আপনার পূর্ববর্তী প্রতিবেদনগুলি থেকে ইতিমধ্যে একটি টেমপ্লেট না থাকে, তবে একটি তৈরি করুন, তাই আপনি পরের চতুর্থাংশে এই পদক্ষেপটি পুনরায় তৈরি করবেন না।
আপনার তথ্য সূত্র নির্ধারণ করুন
ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনটি আপনার পরিদর্শনের মধ্যে সম্পূর্ণরূপে না হওয়া পর্যন্ত, সম্ভবত এটির জন্য আপনাকে অন্যান্য উত্স বা বিভাগগুলির তথ্যের প্রয়োজন হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রতিবেদনের আর্থিক ডেটা প্রয়োজন হয় তবে অ্যাকাউন্টিং বা অর্থ বিভাগে পৌঁছান এবং সেই চতুর্থাংশের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় তথ্যটি জিজ্ঞাসা করুন। যদি আগের ত্রৈমাসিকের জন্য তথ্য উপলব্ধ থাকে, তবে সেই ক্ষেত্রেও জিজ্ঞাসা করুন যে আপনি যদি দুই চতুর্থাংশের মধ্যে তুলনা করতে চান।
রিপোর্টিং জন্য ব্যবসা বিষয় পর্যালোচনা
আপনার ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনটিতে আপনি পর্যালোচনা করছেন এমন ব্যবসায়িক বিষয়গুলির সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি পরামর্শকারী সংস্থা প্রকল্প পরিচালক এবং প্রতিবেদনের উদ্দেশ্যটি বিভিন্ন দলের জন্য অগ্রগতির জন্য নেতৃত্বের দলটিকে আপডেট করতে হয় তবে প্রতিটি ক্লায়েন্টের নাম তালিকাভুক্ত করার বিবেচনা করুন, এর সাথে নিম্নতর উপাদানের মতো প্রবন্ধের ধরন অনুসরণ করুন:
- ক্লায়েন্ট নাম, প্রবৃত্তি ধরনের; যেমন, এক্সিকিউটিভ কোচিং
- ক্লায়েন্ট নাম, প্রবৃত্তি ধরনের; যেমন, টিম ডেভেলপমেন্ট ওয়ার্কশপ
- ক্লায়েন্ট নাম, প্রবৃত্তি ধরনের; উদাঃ, সাংগঠনিক মূল্যায়ন
প্রতিটি সাবটিকিকের জন্য, প্রতিটিকে নিয়োগকৃত কর্মীদের সাথে সংশ্লিষ্টতার সংক্ষিপ্ত বিবরণ সরবরাহ করুন। আপনি যদি প্রকল্প ব্যবস্থাপক হন তবে আপনার নাম এবং ক্লায়েন্টের নাম অন্তর্ভুক্ত করুন যার সাথে আপনি এই সময়ের মধ্যে যোগাযোগ করেছেন, সেইসাথে প্রকল্পের পরিচালক হিসাবে আপনার ক্রিয়াকলাপগুলির বিবরণ। প্রতিযোগিতার অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ বর্ণনা করুন, যেমন প্রতিটি নিয়োগপ্রাপ্ত পরামর্শদাতা কত ঘন্টা কাজ করেছেন এবং প্রতিটি অংশীদারিত্বের লক্ষ্যে লক্ষ্য, উদ্দেশ্য এবং অর্জনগুলি কীভাবে বর্ণনা করেছেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন,
"এবিসি কনসালট্যান্ট জন ডো ২011 সালের 1 ফেব্রুয়ারি, ২019 এর কর্মশালার জন্য দলের উন্নয়ন কার্যক্রম তৈরি করে। কর্মশালার লক্ষ্য 1 ডিসেম্বার ২018 সালের সাংগঠনিক মূল্যায়ন থেকে ফলাফল পর্যালোচনা এবং সাংগঠনিক মিশনে দলের সদস্যদের সুপারিশ করার জন্য ক্রিয়াকলাপগুলি সহজতর করা। "
আপনার ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনটির দৈর্ঘ্য এবং বিন্যাসের উপর ভিত্তি করে আপনাকে কতটা বিস্তারিত প্রদান করা উচিত তার বিষয়ে আপনি বিচারক হবেন। এই বিভাগটি আপনার প্রতিবেদনের বিবরণী উপাদান গঠন করে।
স্প্রেডশিট দরকারী
আপনার ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনের জন্য একটি আর্থিক ছবি উপস্থাপন করার উপযোগী হওয়ার পাশাপাশি, স্প্রেডশীটগুলি নীচের লাইন সম্পর্কে উদ্বিগ্ন পাঠকদের দ্বারা প্রশংসা করে। আপনাকে আপনার বিবরণী প্রতিবেদন সহ একাধিক পৃষ্ঠা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে না, তবে ত্রৈমাসিক ক্রিয়াকলাপগুলির পরিমাণগত চিত্রণ আপনার পাঠকদের আপনার এলাকায় ব্যবসার অগ্রগতির স্ন্যাপশট দেয়। একই উদাহরণ ব্যবহার করে, আপনি যদি বেশ কয়েকটি ব্যস্ততার বিষয়ে রিপোর্ট করছেন, তবে আপনার স্প্রেডশিট শুরু বাজেট, বার্ন বিশ্লেষণ, তারিখের তারিখ এবং ডলার এবং শতাংশ উভয় ক্ষেত্রে সম্পন্ন হওয়ার জন্য আনুমানিক বাজেট প্রতিফলিত করতে পারে।
ভূমিকা এবং উপসংহার লিখুন
একবার আপনি আপনার প্রতিবেদনের জন্য সমস্ত তথ্য একত্রিত করে এবং একটি খসড়া তৈরি করার পরে, আপনার ভূমিকা এবং উপসংহার লিখুন। ভূমিকা আপনার রিপোর্ট, তথ্য উত্স, বিভাগ বা প্রকল্প এবং দর্শকদের জন্য সময় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার প্রতিবেদন লম্বা বা জটিল হলে, এক পৃষ্ঠার সারসংক্ষেপে সর্বাধিক প্রাসঙ্গিক তথ্য রয়েছে এমন একটি নির্বাহী সারাংশ লিখুন। উপসংহারটি চতুর্থাংশের মধ্যে হাইলাইটগুলি পুনঃস্থাপন করতে হবে, পাশাপাশি পরবর্তী চতুর্থাংশের চতুর্থাংশ এবং আনুমানিক সময়গুলিতে যেকোনো উল্লেখযোগ্য সমস্যাগুলি ব্যাখ্যা করবে।
