দক্ষতা শুধু কোন অফিস বা ব্যবসা সেটিং সম্পর্কে কী। সংগঠিত হচ্ছে একটি দক্ষতা যে কোন অফিস পরিবেশ উপকৃত হবে। এক জিনিস যা আপনি উন্নত করতে চাইতে পারেন, এমনকি আপনি যদি সাধারণত আপনি সংগঠিত হন তবেও এটি আপনার দস্তাবেজ ফাইলিং এবং রক্ষণাবেক্ষণ পদ্ধতি। যদি পরিচালনা করার জন্য কোনও সিস্টেম না থাকে তবে আপনি গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজ অনুসন্ধানের জন্য ঘন্টা ব্যয় করতে পারেন। আপনি চাপ অধীনে যখন প্রয়োজনীয় নথি প্রাপ্ত করার ক্ষমতা থাকার গুরুত্বপূর্ণ। যদিও কিছু কর্মক্ষেত্রে প্রকৃত প্রকৃত ফাইল থাকতে পারে, তবে নথি ফাইলিংয়ের বিশাল অংশটি কম্পিউটারে ঘটবে।
নামকরণ
একটি সুসংগত পদ্ধতিতে সব ফাইল এবং ফোল্ডার নাম। প্রকল্পের নামে তারিখ এবং অন্যদের দ্বারা তাদের কিছু নাম করবেন না। একটি নির্দিষ্ট প্রকল্পের প্রতিটি ফাইল তার শিরোনাম প্রকল্পের অনন্য কিছু আছে তা নিশ্চিত করুন। একটি সহজে সনাক্তযোগ্য নাম সহ একটি মাস্টার প্রকল্প ফোল্ডার তৈরি করুন। এই ফোল্ডারটি সাবফোল্ডারদের মধ্যে স্পষ্ট শিরোনামগুলিতে ভাগ করুন যা আপনি এটির কাজ বা অন্যান্য প্রয়োজনীয় জিনিসগুলির তালিকাগুলির তালিকাতে ব্যবহার করতে পারেন।
রক্ষা
একসঙ্গে অনুরূপ নথি সংরক্ষণ করুন। আপনি যদি কোনও নির্দিষ্ট প্রকল্পে কাজ করেন তবে আপনার কম্পিউটারে একই মাস্টার ফোল্ডারে থাকা সকল নথি সংরক্ষণ করুন। এটি বিভিন্ন স্প্রেডশীট বা বিভিন্ন স্থানে সমস্ত গ্রাফিক্স সংরক্ষণের চেয়ে আরও কার্যকর এবং যৌক্তিক। আপনি বিস্তারিত সঙ্গে scrambling হয় যখন, এক ক্লিক আপনি প্রকল্পে নিতে হবে।
সন্তুষ্ট
আপনি নথি জমা শুরু করার আগে, সামগ্রী পর্যালোচনা করার জন্য কিছু সময় নিন। আপনাকে প্রেরিত সমস্ত তথ্য সংরক্ষণ করবেন না। এটি আরো সময় অপ্রয়োজনীয় জিনিস মাধ্যমে খুঁজছেন মানে হবে। যদি নথিটি আপনার নির্দিষ্ট প্রকল্পের সাথে প্রাসঙ্গিক হয় তবে এটি সংরক্ষণ করুন। যদি না হয়, এটা আপনার কম্পিউটার থেকে মুছে ফেলুন।
অবস্থা
সম্পূর্ণ কাজগুলির জন্য যে নথিগুলি থেকে চলমান কাজগুলির অংশ এবং সেগুলি শুধুমাত্র রেফারেন্স এবং রেকর্ডের উদ্দেশ্যে সংরক্ষণ করা হয় সেগুলির পৃথক দলিল। আপনার ফোল্ডার সিস্টেম ব্যবহার করুন। আপনার কম্পিউটারের ডেস্কটপের মতো সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য স্থানে বর্তমান দস্তাবেজ সংরক্ষণ করুন। কাজটি সম্পন্ন হলে, আপনি এটি সম্পন্ন কাজটি সম্পন্ন করেন এমন প্রকল্প ফোল্ডারে সরান। আপনার ব্যবসার উপযুক্ত এই পদ্ধতি দরজী।
