নীতি এবং পদ্ধতি অধিকাংশ প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রয়োজনীয়তা। অনেকেই এই ধরনের নথি লিখতে হয় কারণ তাদের প্রবিধানগুলি মেনে চলতে হয় যেমন আন্তর্জাতিক মানবাধিকার সংস্থা (আইএসও)। আইএসও মানের একটি পরিবার যা মানের নিশ্চয়তা উন্নত করার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। প্রতিষ্ঠানগুলি যে নীতিগুলি এবং পদ্ধতিগুলি লিখছে তার সবচেয়ে সাধারণ উদাহরণ হচ্ছে স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (SOP)।
নীতিসমূহ
নীতি সংস্থা বা প্রতিষ্ঠান জুড়ে কোম্পানীর বাস্তবায়ন নিয়ম রাজত্ব। উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানির পাসওয়ার্ড সম্পর্কে একটি নীতি আছে। এটি বলা যেতে পারে যে কর্মচারীরা প্রতি 60 দিনে পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে হবে। নীতিটিও বলা যেতে পারে যে সিস্টেমগুলি তাদের পাসওয়ার্ড মেয়াদ শেষ হওয়ার 14 দিন আগে কর্মীদের অবহিত করবে। নীতি পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে। নীতি তাদের মধ্যে acronyms আছে। প্রথমবারের মত লেখককে তাদের বানান করা উচিত এবং বাকি নীতিগুলিতে অ্যাকক্রোনির্ম ব্যবহার করতে হবে।
পদ্ধতি
পদ্ধতি নীতি বাস্তবায়ন। পদ্ধতিগুলি বিস্তারিত তথ্য প্রদান করে, যেমন কর্মগুলি কীভাবে সম্পাদন করা যায় সে সম্পর্কে ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী। পদ্ধতির একটি উদাহরণ নতুন নেটওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট তৈরি করা হবে। প্রথম ধাপে ম্যানেজার তার নতুন ভাড়া জন্য একটি ফর্ম পূরণ করতে হবে অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। নতুন ম্যানেজারের চাকরির বিবরণ, নতুন টাকার নাম, চাকরির শিরোনাম এবং বিভাগ যেখানে নতুন ভাড়া কাজ করবে সেখানে তথ্য প্রদানের জন্য ফর্মটির প্রয়োজন হতে পারে। ম্যানেজার তখন আইটি বিভাগে ফর্ম জমা দেয়। তারপরে নেটওয়ার্ক অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তার পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে। এটি একটি ইমেল এবং নেটওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট সেট আপ এবং একটি নিরাপত্তা ব্যাজ তৈরি করতে পারে। পদ্ধতি অনুসরণ করা সহজ হতে হবে। মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে সময়ের মধ্যে প্রক্রিয়াগুলি পরিবর্তিত হয়। অতএব, কোম্পানির বছরে অন্তত একবার তাদের পর্যালোচনা করা উচিত। এটি পদ্ধতি আপডেট করার জন্য একটি ব্যক্তির মনোনীত করা উচিত। নীতির মত, পদ্ধতি সামঞ্জস্যপূর্ণ, সংক্ষিপ্ত এবং সঠিক হতে হবে।
দেশ
SOP স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতির জন্য দাঁড়িয়েছে। এই ধরনের নথিটি সংগঠন এবং এর বিভাগগুলি কী করে তা বর্ণনা করে। উপরন্তু, এটি কর্মচারীদের ভূমিকা এবং দায়িত্ব ব্যাখ্যা করে। তারপর SOP সাধারণত প্রতিটি বিভাগের জন্য নীতি এবং পদ্ধতি অন্তর্ভুক্ত করা হবে। উদাহরণস্বরূপ, নীতিটি হার্ডওয়্যার কেনার জন্য নিয়মগুলি কভার করবে। তারপরে হার্ডওয়্যারটি ক্রয় করার পদ্ধতি সম্পর্কে ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী প্রদান করবে। যদিও এসওপি প্রাথমিকভাবে পাঠ্য ধারণ করে, তবে ভাল একটিতে সাংগঠনিক চার্ট, চিত্র, প্রবাহ চার্ট এবং কার্যপ্রবাহ অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত।
