একটি প্রকল্প বা বড় ক্রয়ের জন্য অনুমোদনের অনুরোধ স্নায়বিক-ভাঁজ এবং হতাশাজনক হতে পারে। যাইহোক, সঠিক শব্দ এবং মনোভাবের সাথে, আপনি আপনার প্রয়োজন অনুসারে এগিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা বেশি। গবেষণাটিও কী: আপনার অবশ্যই যা দরকার তা অবশ্যই জানা উচিত, আপনার সংস্থার প্রভাব কী হবে এবং আপনার বস বুঝতে পারে এমন শর্তে ব্যাখ্যা করতে সক্ষম হোন। একটি নির্দিষ্ট এবং ভাল লেখা অনুরোধ চিঠি আপনার ধারণা বা প্রকল্প একটি বাস্তবতা দিকে একটি দীর্ঘ পথ যেতে পারে।
আপনার প্রস্তাব গবেষণা
কোন অনুমোদন প্রক্রিয়ার প্রথম ধাপ আপনি প্রয়োজন কি গবেষণা হয়। আপনি যদি কোনও নতুন কোম্পানির গাড়ির জন্য জিজ্ঞাসা করেন, তবে আপনি কী ধরণের যানবাহন চান তা গবেষণা করুন, কতটা খরচ হবে এবং এটি কীভাবে সংস্থার চাহিদাগুলি মেনে চলবে। আপনি অনুমোদিত কি সম্পর্কে একটি সাধারণ বিবৃতি না। আপনার চিঠির প্রাপক আপনার পক্ষে সিদ্ধান্ত নেওয়ার সম্ভাবনা বেশি, যদি আপনার চিঠিতে এটি পরিষ্কার হয় যে আপনি কোম্পানির জন্য সেরা কী তা খুঁজে বের করার চেষ্টা করেছেন। আরো গুরুত্বপূর্ণ, আপনি যত বেশি নির্দিষ্ট, ততই এটি একটি প্রকল্প বা ক্রয়ের জন্য আপনাকে অনুমোদন দেওয়ার পক্ষে আরও আরামদায়ক হবে, কারণ সে অনুমোদন পাওয়ার পরে আপনি কী করবেন তা অবশ্যই জানবেন।
সঠিকভাবে অক্ষর ফরম্যাট
নাম এবং শিরোনাম দ্বারা আপনার বসকে সম্বোধন করে শুরু করুন (উদাহরণস্বরূপ, ভাইস প্রেসিডেন্ট স্মিথ)। যদি সুযোগ না দিয়ে আপনি জানেন না কে চিঠিটি পড়বে, তবে ব্যক্তির শিরোনামটি (যেমন, "প্রিয় কমিশনার") চিঠির ঠিকানা দিন। তবে, ব্যক্তিগতকরণ গুরুত্বপূর্ণ, সুতরাং ব্যক্তির নাম এবং সঠিক শিরোনামটি খুঁজে বের করতে আপনার যথাসাধ্য চেষ্টা করুন। । আপনি প্রায়শই সংস্থার ওয়েবসাইটে এটি বা ফোনটি বাছাই এবং ব্যক্তির নাম জিজ্ঞাসা করে এটি পেতে পারেন।
পরবর্তী, আপনি অনুমোদন করতে চান যে ক্রয় বা প্রস্তাব পরিচয় করিয়ে। আপনার চিঠি প্রথম বাক্য এই কাজ করার চেষ্টা করুন। এটি পাঠককে আপনি কীভাবে প্রস্তাব দিচ্ছেন তা সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা পেতে এবং বাকি অক্ষরের জন্য তার প্রসঙ্গটি দিতে পারবেন। এটি তাকে জানাতে দেয় যে আপনি যা চান তা সঠিকভাবে জানেন।
উদাহরণ:
প্রিয় সুপারভাইজার কানিংহাম,
কাসল রক উচ্চ বিদ্যালয় মার্কেটিং ব্যান্ড নতুন ইউনিফর্ম প্রয়োজন হয়।
বিস্তারিত উদাহরণ দিন
পরবর্তীতে, আপনি যে কাজটি প্রস্তাব করছেন তা নেওয়া উচিত তা ব্যাখ্যা করুন। এমনকি ক্রয় কেন প্রয়োজন তা স্পষ্ট মনে হলেও, বিস্তারিতভাবে এটির পিছনে যুক্তি ব্যাখ্যা করুন। আপনার চিঠির প্রাপক চিঠিতে প্রস্তাবিত কর্মের জন্য কোনও উপযুক্ত কারণ দেখেন না তবে এটি ব্যর্থ হবে। এটি শুধুমাত্র এই কয়েকটি বাক্য নিতে হবে।
উদাহরণ:
আমরা গত 1992 সালে ইউনিফর্ম কিনেছিলাম, এবং বর্তমান সংগ্রহটি খুব জঘন্য এবং পরিশ্রুত।
প্রস্তাব আপনার কোম্পানীর জন্য উপকারী হতে হবে যে সব কারণে তালিকা চালিয়ে যান।আপনার কাজটি কোম্পানির জন্য কী হবে তা নিয়ে এটি, আপনার প্রস্তাবটি গুরুত্বপূর্ণ কেন মনে করেন তা নয়।
উদাহরণ:
মার্চিং ব্যান্ড প্যারাডেস, ফুটবল গেমস এবং অন্যান্য সম্প্রদায়ের সমাবেশে আমাদের স্কুলের প্রতিনিধিত্ব করে। নতুন ইউনিফর্ম আমাদের স্কুল একটি অনেক বেশি ইতিবাচক আলো করা হবে।
আমাদের পুরানো ইউনিফর্ম বজায় রাখার জন্য আমাদের এখন প্রতি বছর হাজার হাজার ডলার একটি সেলাইয়ের সংস্থান দিতে হবে। নতুন এই ফি মুছে ফেলা হবে।
নতুন আধুনিক ইউনিফর্মগুলি ব্যাপকভাবে সমগ্র ব্যান্ডের মনোবল বাড়িয়ে তুলবে, যা সাধারণত সকল সদস্যের শিক্ষার্থীদের জন্য উচ্চতর ফলাফলের ফল দেয়।
মূল্যবান তথ্য সঙ্গে শেষ
আপনার নাম, ইমেল ঠিকানা এবং ফোন নম্বর সহ আপনার চিঠিটি শেষ করুন এবং পাঠক বা প্রস্তাব সম্পর্কিত কোনও প্রশ্নের সাথে আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য পাঠককে আমন্ত্রণ জানান। প্রযোজ্য হলে, আপনি যে তারিখটি আশা করেন তার সাথে আপনার অনুরোধটির উত্তর থাকবে। যখন আপনি চিঠিটির সাথে শেষ করেছেন, তখন এটি একটি পৃষ্ঠার বেশি হওয়া উচিত নয় যদি না আপনার কাছে দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় অবিরত থাকার একটি ভাল কারণ থাকে (যেমন একটি জটিল প্রস্তাব যা দীর্ঘ ব্যাখ্যা বা কারণগুলির দীর্ঘ তালিকা প্রয়োজন আপনার অনুরোধ উপকারী হবে)।
উদাহরণ:
যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে, আমি যে কোন সময় আপনার সাথে দেখা করতে পেরে খুশি।
ধন্যবাদ,
বেন ওয়ারেন, পরিচালক, [email protected] 555-1234
চূড়ান্ত টিপস
সর্বদা একটি সম্মানজনক এবং আনুষ্ঠানিক ভাবে লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, "যদি আমরা কয়েকটি নতুন মুদ্রক কিনতে পারতাম তবে এটি কোম্পানির পক্ষে দুর্দান্ত হবে" এর পরিবর্তে কিছু লিখুন, "যদি কোম্পানীটি পাঁচটি নতুন মুদ্রক কিনে নেয় তবে এটি উদাহরণ কর্প্পকে উপকৃত করবে কারণ …" যদি এটি ইতিমধ্যে প্রয়োজন হয় না তবে আপনার প্রাপককে ইমেল করার পরিবর্তে মুদ্রণ এবং আপনার চিঠি হস্তান্তর বিবেচনা করুন। এটি আপনাকে দেখাবে যে আপনি সত্যিই আপনার প্রস্তাবের যত্ন নিয়েছেন এবং এটি আরও বেশি সময় লাগবে যে তিনি চিঠিতে যথাযথভাবে সাড়া দেওয়ার কথা মনে রাখবেন।
মনে রাখবেন যে একটি ভাল-লিখিত অনুমোদন চিঠি আপনাকে কোথাও পেতে পারে না - আপনার প্রাপক সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে প্রস্তাব নিজেই সমস্যা। যে ক্ষেত্রে, আপনি একটি সম্পূর্ণ নতুন ধারণা সঙ্গে আসা বা আপনার সময় বাঁচতে হবে আপনি আবার চেষ্টা করতে হবে।
