ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করার সময় অনুস্মারক চিঠিগুলি দরকারী, যারা একটি বিল পরিশোধ করতে ভুলে গেছেন, পাশাপাশি লোকেদের সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্ট বা ঘটনা সম্পর্কে তাদের মনে করানোর জন্য যোগাযোগ করতে পারেন। যারা ক্লায়েন্ট প্রায়ই ইমেল ব্যবহার করেন, তাদের জন্য আপনি একটি অনুস্মারক ইমেল পাঠাতে পারেন, যা দ্রুত তাদের পৌঁছাতে একটি খুব সুবিধাজনক উপায়। অনলাইন অক্ষর প্রতিটি অক্ষরের জন্য বিস্তারিত মনোযোগ প্রয়োজন যাতে আপনার অক্ষর আক্রমনাত্মক বা অভদ্র শব্দ না, এবং সঠিক ব্যাকরণ একটি আবশ্যক।
আপনি ব্যক্তির সম্পর্কে মনে করিয়ে দিতে চান তথ্যের সঠিকতা পরীক্ষা করুন। ভুল তথ্যের সাথে একটি সংগ্রহ অনুস্মারক পাঠানো বিভ্রান্ত এবং সম্ভবত একটি ক্লায়েন্ট রাগ হবে। অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ইভেন্ট অনুস্মারকগুলিও সঠিকভাবে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যাতে ব্যক্তিরা সেই অ্যাপয়েন্টমেন্টটি তৈরি করতে পারে বা অনুরোধের সময় সেই ইভেন্টটিতে উপস্থিত হয়।
আপনার তথ্য ভুল বা ক্লায়েন্ট ইতিমধ্যে পেমেন্ট পাঠানো হয়েছে যে সম্ভাবনা স্বীকার করুন। একটি বিবৃতি দেখায় যে আপনি কেবল নিজের রেকর্ড দেখতে পারবেন এবং আপনার কাছে যে কোনও তথ্য নেই যা আপনি উল্লেখ করতে পারেন সেটি সেই ব্যক্তিটিকে সাহায্য করতে পারে যিনি চিঠিটি পড়েছেন সেটি আপনার দৃষ্টিকোণ থেকে আপনার উদ্দেশ্য বুঝতে পারে। দলটি সম্প্রতি একটি পেমেন্ট পাঠিয়েছে এবং স্বীকারোক্তি এই চিঠিতে প্রতিফলিত হয় না স্বীকার করে অনুস্মারক চিঠি প্রাপকের কাছ থেকে একটি রাগ প্রতিক্রিয়া বাড়াতে হবে।
বিনয়ী হোন এবং ক্লায়েন্টের সাথে আচরণ করুন যেন আপনি চিকিত্সা করতে চান, যদি আপনাকে একটি অনুস্মারক চিঠি পাঠানো হয়। ওভারসাইট, ভুল হিসাব এবং ক্ষয়ক্ষতি পরিস্থিতি প্রত্যেকের জীবনে ঘটে। আর্থিক অনুস্মারক চিঠিটিতে অতিরিক্তভাবে অযৌক্তিক বা অসম্মানজনক মন্তব্য আপনাকে সেই ব্যক্তির কাছ থেকে অর্থ পেতে সহায়তা করবে না যাকে আপনি চিঠি পাঠাচ্ছেন। পরিবর্তে, চিঠিটি সুনির্দিষ্টভাবে রাখুন এবং শুধুমাত্র বিনয়ী পদ্ধতিতে অ্যাকাউন্টটির সুনির্দিষ্ট বিষয়গুলি আলোচনা করুন - অযৌক্তিক বা আঘাতমূলক মন্তব্য এড়িয়ে চলুন।
পেমেন্ট অনুরোধ একটি অনুস্মারক চিঠি পাঠানোর সময় আসল বিলিং তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। এই অ্যাকাউন্টটি কীসের জন্য ভুলে গেছে তা হলে অনেক গ্রাহক আসল বিলিং দেখতে অনুরোধ করবেন। সময় বাঁচাতে, ক্লায়েন্টকে অনুস্মারক চিঠিতে আসল বিলিং অন্তর্ভুক্ত করুন। ইমেলের মাধ্যমে অনুস্মারক চিঠি প্রেরণ করার সময় মূল বিলিং তথ্য ক্লায়েন্টের অ্যাকাউন্টে একটি লিঙ্ক হতে পারে।
একটি প্রতিক্রিয়া অনুরোধ করুন। ক্লায়েন্টের প্রতিক্রিয়ার জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারে পেমেন্টের রেমিট্যান্স, রিটার্ন ফোন কল, ইমেল প্রতিক্রিয়া বা সঠিক যোগাযোগ তথ্য পূরণ করা এবং এটি আপনাকে ফেরত পাঠানো। ক্লায়েন্টের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য, বিনয়ী পদ্ধতিতে, আপনি ক্লায়েন্টকে অ্যাকাউন্টটি নিয়ে আলোচনা করতে এবং ক্লায়েন্ট থেকে অর্থ প্রদান করার জন্য আরও উপযুক্ত।
আপনি পৌঁছানোর যোগাযোগ তথ্য প্রদান করুন। আপনার অনুস্মারক ইমেলের সাথে আপনার সমস্ত যোগাযোগের তথ্য নিশ্চিত করুন। একটি শারীরিক ঠিকানা বা মেইলিং ঠিকানা যথেষ্ট নাও হতে পারে; ক্লায়েন্টকে যতটা সম্ভব আপনার কাছে পৌঁছাতে অনেকগুলি উপায় দিতে ইমেল, ওয়েবসাইট, ফোন এবং ফ্যাক্স নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন।
