যদিও অনেকেই সভাগুলোকে সময়ের অপচয় হিসাবে বিবেচনা করে, তথাপি তথ্য ভাগাভাগি করার জন্য, একটি বড় প্রকল্পের অগ্রগতি অনুসরণ করে এবং একটি দলের সদস্যদের মধ্যে যোগাযোগ উন্নত করার পক্ষে এটি কার্যকর উপায়। জড়িত প্রত্যেকেই সভায় যোগদান করে এবং অপ্রয়োজনীয় বিলম্বগুলি প্রতিরোধে সময় আসে। সময় সেখানে জড়িত যারা প্রম্পট একটি কার্যকর উপায় এটি নির্ধারিত হওয়ার কিছু দিন আগে আসন্ন সভায় প্রত্যেকের একটি অনুস্মারক পাঠাতে হয়।
মিটিংয়ের কয়েকদিন আগে সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের কাছে একটি ইমেল পাঠান।
ইমেল টেম্পলেটের "To" ক্ষেত্রে উপস্থিত হওয়ার প্রত্যাশিত সকলের ইমেল ঠিকানা লিখুন, তারপরে আপনার বার্তা রচনা শুরু করুন।
তারিখ, সময় এবং অবস্থান যেমন গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন। এক আছে যদি আপনি একটি এজেন্ডা সংযুক্ত করতে পারেন। এই অংশগ্রহণকারীদের বৈঠক জন্য প্রস্তুত সাহায্য করবে।
সভায় শুধুমাত্র কয়েকজন ব্যক্তি জড়িত থাকলে, আপনি সবার জন্য একটি পাঠ্য বার্তা পাঠাতে পছন্দ করতে পারেন। এই সতর্কতা নির্ধারিত বৈঠকের অংশগ্রহণকারী এবং তাদের সেল ফোন সরাসরি বিবরণ পাঠায়। এভাবে তারা যে কোনও বোতামের স্পর্শে মিটিংয়ের সময় এবং অবস্থানের মতো বিবরণগুলি যাচাই করতে পারে। (আপনার প্রত্যেকের সঠিক সেল ফোন নম্বর আছে তা নিশ্চিত করুন। ঘটনাক্রমে একটি ল্যান্ড লাইন পাঠানো বার্তা গ্রহণ করা হবে না।)
