সংগ্রহ ক্রিয়াকলাপগুলি আপনার কাছে বা আপনার ব্যবসার অর্থ বহন করার সময় দৃশ্যের পিছনে দৃশ্যমান আপত্তিজনক এবং অর্থ প্রদান করতে অনিচ্ছুক বলে মনে হয়। একজন ব্যক্তির সাথে ফোন ট্যাগের সময়সীমার এবং ফলহীন গেমটিতে জড়িত থাকার পরিবর্তে আপনার কলগুলি এড়াতে প্রত্যেকটি কারণ রয়েছে, ঋণের একটি বাস্তব অনুস্মারক হিসাবে একটি ব্যবসায়িক, পুঙ্খানুপুঙ্খ চিঠি লিখুন। ইমেল বার্তাগুলি কাগজে কালি তুলনায় কম সময় এবং প্রস্তুতি নিতে পারে, তবে আপনি মেলের মাধ্যমে যোগাযোগ করার প্রচেষ্টাকে পেমেন্ট সুরক্ষিত করার জন্য আপনার আন্তরিক এবং গুরুতর অভিপ্রায়কে কমিয়ে আনেন।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
লেটারহেড
-
চালান কপি
ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের সরকারী ল্যাটারহেডে আপনার চিঠি তৈরি করুন যার জন্য টার্ডি রিমিটারের অর্থ প্রদান করা হয়। যদি এমন কোন লেটারহেড বিদ্যমান না থাকে তবে আপনার বা আপনার সংস্থার নাম এবং ঠিকানা সহ চিঠিটি খুলুন। আপনি যে অর্থ প্রদান করেছেন তার সম্পূর্ণ নাম এবং ঠিকানাটির সাথে সেই তথ্যটি অনুসরণ করুন। প্রাপকের শনাক্তকারী অভিবাদনের আগে প্রাপকের অ্যাকাউন্ট নম্বর এবং চালান বা লেনদেন সংখ্যা তালিকাভুক্ত করুন।
একটি আনুষ্ঠানিক ব্যক্তিগত অভিবাদন ব্যবহার করুন। প্রাপককে "প্রিয় মিস জোন্স" বা "প্রিয় মিঃ স্মিথ" হিসাবে উল্লেখ করুন। যদি আপনার কোন ব্যক্তির জন্য সম্পূর্ণ যোগাযোগের তথ্য না থাকে তবে "কার সাথে এটি সম্পর্কিত হতে পারে" এর সাথে শুরু করুন।
আপনি যদি হতাশার গভীর অনুভূতি অনুভব করেন তবেও একটি পেশাদার, আন্তরিক, উত্সাহী স্বন বজায় রাখুন। আপনার গদ্যটি ফোকাস করুন যে প্রাপক আপনার চালানকে উপেক্ষা করেছেন এবং কেবলমাত্র উপযুক্ত অর্থ প্রেরণের জন্য একটি অনুস্মারক প্রয়োজন।
ঋণের পরিমাণ এবং প্রকৃতি বর্ণনা করুন, এতে ক্রয় বা পরিষেবাটির সম্পূর্ণ বিবরণ সহ এটি প্রদান করে। লেনদেন এবং ডেলিভারি তারিখ পাশাপাশি অন্য কোন সনাক্তকরণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনি যত তাড়াতাড়ি আপনি পেমেন্ট আশা আশা সহ প্রেরকের কাছ থেকে কি আশা করেন তা বানান। ইতোমধ্যেই বা প্রযোজ্য হবে এমন সুদ বা দেরী চার্জ সহ কোন জরিমানা স্পষ্ট করুন।
আপনার যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করুন যাতে পাঠক পরিস্থিতিটি স্পষ্ট করার জন্য বা পেমেন্ট এক্সটেনশানটির জন্য অনুরোধ করতে পারেন। তারা সরাসরি লেটারহেডে উপস্থিত থাকলেও আপনার সরাসরি ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানাটি জানান। প্রেরকের তাত্ক্ষণিক মনোযোগ এবং আপনার কাজের বা ব্যবসায়িক সম্পর্কের জন্য আপনি যে মানটি স্থাপন করেন তার পুনঃপ্রতিষ্ঠার জন্য আপনার ধন্যবাদ।
পরামর্শ
-
পুরানো বলছে যে "আপনি ভিনেগারের চেয়ে মধু দিয়ে আরও বেশি মাছ ধরবেন" প্রচুর পরিমাণে পেমেন্ট অনুস্মারকগুলিতে প্রযোজ্য। এই চিঠিটি চূড়ান্ত দাবির প্রতিনিধিত্ব করে না, যতক্ষণ না চালানটি ভুল পথে চলেছে বা সম্ভাব্য প্রাপককে এমন কিছু দুর্ঘটনা ঘটেছে যা পেমেন্ট বিশদগুলিতে মনোযোগ দিয়ে হস্তক্ষেপ করে।
প্রাসঙ্গিক চালান বা বিবৃতি একটি কপি বন্ধ করুন। আপনি যদি রেমিট্যান্সের জন্য স্ব-অ্যাড্রেসড লিফাফা অন্তর্ভুক্ত করেন তবে আপনার চিঠির উল্লেখ করুন।
সতর্কতা
যদি আপনার চিঠি নির্দিষ্ট পদক্ষেপের রূপরেখা দেয় তবে আপনি সংগ্রহের প্রচেষ্টার অংশ হিসাবে ছোট্ট দাবির আদালতের কার্যধারা বা অন্যান্য পদক্ষেপগুলি সহ অংশ নেওয়ার পরিকল্পনা করেন, আপনি যে রূপরেখাগুলি পরিমাপ করেন তার সাথে অনুসরণ করার জন্য প্রস্তুত হন।
