পরিষেবা রিপোর্টগুলি পণ্য বা পরিষেবাটির গুণমানের ট্র্যাক করার জন্য গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিদের দ্বারা লিখিত নথি। ব্যবস্থাপনাটি উন্নততর গ্রাহকের অভিজ্ঞতার জন্য পণ্য পরিবর্তন করতে বা পরিষেবা প্রোটোকলগুলি সংশোধন করতে কীভাবে পরিকল্পনাগুলি তৈরি করতে এই প্রতিবেদনগুলি ব্যবহার করে। এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এই ধরণের অভিযোজনগুলির ফলে গ্রাহক ধারণ এবং রেফারেলগুলি ভাল হতে পারে, যা ঘুরে ব্যবসাটির জন্য বাড়তি উপার্জনে অনুবাদ করতে পারে। যখন আপনি কোনও পরিষেবা প্রতিবেদন লিখেন, তখন এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি এমন তথ্য উপস্থাপন করেন যা ব্যবসায়িক উন্নয়নের জন্য স্পষ্ট এবং মূল্যবান উভয়।
প্রযোজ্য হলে তার ইমেল ঠিকানা সহ গ্রাহকের নাম এবং যোগাযোগের তথ্য লিখুন।
মেক, মডেল নম্বর, সিরিয়াল নম্বর, ক্রয়ের তারিখ এবং গ্রাহকের কলের সময় বা পণ্য ভিত্তিক পরিষেবা রিপোর্টের জন্য পরিদর্শন করুন। পরিষেবা রিপোর্ট শুধুমাত্র পরিষেবার সাথে কাজ করা হয় যদি, তৈরি, মডেল এবং সিরিয়াল তথ্য পরিবর্তে সেবা শিরোনাম এবং সেবা বিবরণ প্রদান করুন।
পণ্য বা পরিষেবা সম্পর্কে কোনও নির্দিষ্ট গ্রাহক মন্তব্যগুলি উল্লেখ করে সমস্যার সমাধান করুন। সমস্যাটি পুনরায় চালু করা হয়েছে কিনা তা নির্দিষ্ট করুন।
গ্রাহকের অভিযোগের প্রতিকারের জন্য দেওয়া বা প্রদত্ত নির্দিষ্ট পরিষেবাদি বা পণ্যগুলি তালিকাভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ব্যবসায় কম্পিউটার এবং সফটওয়্যারের ক্ষেত্রে কাজ করে তবে আপনি "হার্ড ড্রাইভ সেক্টরগুলি সনাক্ত করতে রান ডিস্ক চেকগুলি" লিখতে পারেন যদি গ্রাহক সন্দেহ করে যে তার হার্ড ড্রাইভ ব্যর্থ হয়েছে।
কর্মীদের সঙ্গে সমস্যা সহ সমস্যা কারণ তালিকা। প্রযোজ্য হলে কোন অংশ ত্রুটিযুক্ত ছিল তা নির্দেশ করুন।
এমন একটি অনুচ্ছেদ লিখুন যার মধ্যে আপনি কোন মন্তব্য বা নোট অন্তর্ভুক্ত করবেন যা ভবিষ্যতে অনুরূপ অভিযোগগুলি এড়ানো বা মোকাবিলা করতে সহায়তা করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি হয়তো মনে করতে পারেন যে এই অভিযোগটি একটি নির্দিষ্ট দলের কাছে পাঠানো হয়েছিল, সমস্যাটি কোম্পানির জন্য বড় আকারের সমস্যাটি বা কোনও নির্দিষ্ট সরঞ্জামটিকে দীর্ঘমেয়াদী সমস্যার সমাধান করার জন্য প্রয়োজনীয় হবে বলে মনে হয়।
আপনার কোম্পানীর দ্বারা নির্ধারিত নির্দেশাবলী ব্যবহার করে গ্রাহকের সন্তুষ্টিটির মৌলিক রেটিং প্রদান করুন (উদাঃ, 10 সম্পূর্ণভাবে সাধুবাদযুক্ত)।
সাইন এবং রিপোর্ট তারিখ।
পরামর্শ
-
অনেক ওয়েবসাইট এখানে পরিষেবা নির্দেশিত তথ্যের জন্য বিভাগ আছে পরিষেবার রিপোর্টের জন্য টেমপ্লেট প্রস্তাব। যেমন একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করে, অথবা আপনার নিজের একটি টেমপ্লেট তৈরি, একাধিক গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি থেকে আরও সামঞ্জস্যপূর্ণ তথ্য সংগ্রহ ফলে।
যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত হিসাবে আপনার রিপোর্ট শব্দ শব্দ রাখুন। সম্পূর্ণরূপে "আমি" ভাষা ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। বিষয়গুলি বোঝা যায় এবং ক্রিয়াগুলির সাথে শুরু হওয়া অসম্পূর্ণ বাক্যগুলি বুলেট হিসাবে গ্রহণযোগ্য (উদাঃ, "অংশ জন্য প্রতিস্থাপন প্রদান করা হয়েছে")। গ্রাহকের প্রতিবেদন পড়া এবং তৈরি করা খুব দ্রুত হওয়া উচিত, কারণ একজন প্রতিনিধিকে দিনে এক ডজন প্রস্তুতি নিতে হতে পারে।
যে কোন প্রতিনিধির নাম বা পরিদর্শন করেন এমন প্রতিনিধিটির নাম উল্লেখ করতে ভুলবেন না, এমনকি যদি আপনিও হন।
