একটি নিরীক্ষা চলাকালীন, ব্যবসায় ব্যবস্থাপনা মনে করতে পারে যে তাদের প্রক্রিয়া বা অডিট ফলাফলের উপর তাদের সামান্য শক্তি আছে। কিন্তু অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা বিভাগের দ্বারা একবার নিরীক্ষা শেষ হওয়ার পর, কর্পোরেট অডিটর বা বহিরাগত অডিটরগুলি, ব্যবসার ব্যবস্থাপনা গ্রহণ করে এবং প্রতিবেদনের প্রতিক্রিয়া খসড়া করার জন্য দায়ী। নিরীক্ষা প্রতিক্রিয়া নির্দিষ্ট সময়মত হতে হবে, এবং প্রয়োজনীয় বাজেট উপলব্ধ আছে।
একটি কঠিন অডিট প্রতিক্রিয়া লিখতে গুরুত্বপূর্ণ, কারণ অডিটর এবং নির্বাহী ব্যবস্থাপনা তাদের যে কোনও নিয়ন্ত্রণ সংশোধন প্রদানের জন্য ব্যবসার ব্যবস্থাপনাকে দায়বদ্ধ রাখবে।
একটি অডিট রিপোর্ট সাড়া
নিরীক্ষণকারীদের দ্বারা চিহ্নিত নিয়ন্ত্রণ দুর্বলতা নির্দিষ্ট প্রতিকারের জন্য কমিট করুন এবং আপনার উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করার জন্য রুম অনুমতি দেয় না। অডিটর আপনার অডিট প্রতিক্রিয়া পর্যালোচনা করবে এবং তারা সনাক্ত করা নিয়ন্ত্রণ দুর্বলতা সমাধান করবে কিনা তা নির্ধারণ করবে। যদি অডিটরদের সাথে আপনার সম্পর্কের অনুমতি দেয় তবে আপনি তাদের প্রতি প্রতিক্রিয়াটি খসড়া দিচ্ছেন এবং তাদের মতামত পান। আপনার প্রতিক্রিয়ার মধ্যে যতটা সম্ভব স্পষ্ট হোন কারণ অডিটররা আপনার কাছে যে কর্মগুলি করেছে তা যাচাই করার জন্য ফেরত আসবে।
স্টেট কন্ট্রোলারের নিউইয়র্ক স্টেট অফিসের সুপারিশ অনুযায়ী আপনার নিয়ন্ত্রণের উন্নতিগুলি বাস্তবায়নের জন্য বাস্তবসম্মত তারিখগুলি সেট করুন এবং অত্যধিক না হয়ে উদার হোন। নিয়ন্ত্রণ দুর্বলতা, বিশেষ করে তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেমের সাথে সম্পর্কিত, মূল পরিকল্পনা অনুসারে সমাধান করতে আর সময় নিতে পারে। বেশিরভাগ নিরীক্ষা বিভাগ এবং নির্বাহী ব্যবসায় পরিচালক আপনাকে আপনার নির্ধারিত সময়সূচির উন্নতিগুলি সরবরাহ করতে আশা করবে। সময়সীমার পরিবর্তনের অনুমতি দেওয়া হতে পারে, তবে পরিবর্তনটি প্রয়োজন হলে আপনার ব্যবসায়ের মধ্যে একটি কঠিন পরিবর্তন ঘটে না হওয়া পর্যন্ত এটি তীব্র হবে।
আপনার অডিট প্রতিক্রিয়াতে আপনি যে বাজেট পরিবর্তন করেছেন সেটি করার জন্য আপনার কাছে বাজেট আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন। সরঞ্জাম এবং সিস্টেম আপগ্রেড সহ সমস্ত খরচ সনাক্ত করুন, পদ্ধতি ম্যানুয়াল পুনরায় লিখুন এবং নিয়ন্ত্রণের দুর্বলতা সমাধান করার জন্য অতিরিক্ত হেডকোন্ট প্রয়োজন হবে। আপনার বাজেটের প্রয়োজনগুলি আপনার পরিচালকের কাছে বাড়ান এবং নিশ্চিত করুন যে তহবিলগুলিকে অন্যান্য এলাকার কাছ থেকে বরাদ্দ করা হয়েছে বা আপনার তহবিলগুলির মধ্যে উন্নতিগুলির সরবরাহ করার জন্য নতুন তহবিল মুক্ত করা হয়েছে। সাধারণত, নির্বাহী ব্যবস্থাপনা নিরীক্ষকদের দ্বারা প্রস্তাবিত নিয়ন্ত্রণের উন্নতির প্রয়োজন বুঝতে পারে এবং পরিবর্তনগুলির জন্য তহবিল পাবে। আপনি যদি আপনার অডিট প্রতিক্রিয়ার উন্নতি নিয়ন্ত্রণ করতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হন এবং বাজেট শর্টফ্লাউসের কারণে তাদের প্রদান করতে অক্ষম হন, তবে অডিটররা এটি একটি অজুহাত হিসাবে গ্রহণ করবে না।
কন্ট্রোল পরিবর্তন বাস্তবায়ন করার জন্য দায়ী হবে এমন একজন ব্যক্তি বা ব্যক্তিদের নাম দিন। অপারেশন, প্রযুক্তি এবং মানব সম্পদ যেমন একাধিক বিভাগের মধ্যে যদি জড়িত থাকে তবে একাধিক ব্যক্তি দায়ী হতে পারে। নামকরণকৃত ব্যক্তিদের পরিবর্তনগুলি করার অধিকার আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।
পরামর্শ
-
অডিট প্রক্রিয়া বা এর ফলাফলের সাথে আপনি কত হতাশ হচ্ছেন তা কোন ব্যাপার না, অডিটকারীদের সাথে আপনার প্রতিক্রিয়াগুলি এবং আপনার প্রতিক্রিয়াগুলিকে ব্যবসার মতো রাখতে চেষ্টা করুন। ভবিষ্যতে নিরীক্ষণকারীদের সাথে আপনার সাথে যোগাযোগ করার সময় আপনার পেশাদারী আচরণ লভ্যাংশ প্রদান করবে।
