বেশিরভাগ ব্যবসার মালিক আপনাকে বলবেন যে যে কোনও সংস্থা তার গ্রাহকদের সাথে ঘনিষ্ঠ যোগাযোগ বজায় রাখে না সেটি ব্যর্থ হয়ে পড়ে। এজন্য ব্যবসায়ীরা কোম্পানির কর্মক্ষমতা হিসাব করার জন্য গ্রাহক সার্ভে পরিচালনা করার জন্য বিপণন পেশাদারদের ভাড়া দেয়। এই জরিপগুলি কোম্পানিগুলিকে দুটি প্রধান উপায়ে সহায়তা করে: কোম্পানী সঠিক কী করছে এবং ভুল করছে এবং জরিপে অংশগ্রহণকারী গ্রাহকদের কাছে একটি বার্তা পাঠানোর মাধ্যমে তাদের প্রতিক্রিয়া গণনা করে তা চিহ্নিত করে। গ্রাহক-প্রতিক্রিয়ার সমীক্ষায় ডেটা দিয়ে আপনি যে প্রতিবেদনগুলি প্রস্তুত করেন সেগুলি আপনার কোম্পানির সামগ্রিক পারফরম্যান্সকে কীভাবে উন্নত করতে হয় তার ধারণা প্রদান করে।
কিভাবে এবং কখন তথ্য সংগ্রহ করা হয়েছিল তা ব্যাখ্যা করে গ্রাহক-প্রতিক্রিয়া প্রতিবেদনটি শুরু করুন। রাষ্ট্রবিজ্ঞানের সুযোগ রাষ্ট্র। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিশ্বব্যাপী গ্রাহক সন্তুষ্টি নির্ধারণ করার চেষ্টা করছে কোম্পানি? সংক্ষেপে বর্ণনা করা হয়েছে যে কিভাবে তথ্য সংগৃহীত হয়েছিল (কোম্পানি কি গ্রাহকদের একটি নির্বাচিত গ্রুপে এক-একবারের সমীক্ষা পাঠাতে পারে?), এবং উল্লেখ করে যে কোম্পানি অতিরিক্ত সার্ভে পরিচালনা করার পরিকল্পনা করছে।
মতামত জরিপ করছেন কোম্পানির লক্ষ্য রাজ্য। উদাহরণস্বরূপ, জেমস ওয়াকার কোম্পানি ২007 সালে এটি সম্পাদিত জরিপের তিনটি লক্ষ্য চিহ্নিত করে। তারা তাদের গ্রাহকদের প্রয়োজনীয়তাগুলি চিহ্নিত করতে প্রয়োজনীয় ছিল কিনা তা নিশ্চিত করতে, কোম্পানী সেই চাহিদাগুলি এবং সেগুলি পূরণ করছে কিনা তা নির্ধারণ করতে হবে যাতে কোম্পানিটি উচ্চতর দেখতে গ্রাহক সন্তুষ্টি মাত্রা।
প্রতিবেদনটি কীভাবে গঠন করবেন তার ধারনাগুলির জন্য অন্যান্য সংস্থার গ্রাহক প্রতিক্রিয়া প্রতিবেদন নমুনা পড়ুন। উদাহরণস্বরূপ, ইনফোসুরভ একটি গ্রাহক-প্রতিক্রিয়া প্রতিবেদন তৈরি করেছেন যা গ্রাহকের সন্তুষ্টি লাভে কীভাবে অনুবাদ করে তা ব্যাখ্যা করে শুরু করে। গ্রাহক প্রতিক্রিয়ার জরিপটি কীভাবে ডিজাইন করেছে তা ব্যাখ্যা করে কোম্পানিটি প্রতিবেদনটি চালিয়ে যাচ্ছে। তারপরে গ্রাহকদের প্রতিক্রিয়া সাতটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য তালিকাভুক্ত করে, সাধারণ সন্তুষ্টি থেকে নতুন পণ্যগুলিতে গ্রাহকদের আগ্রহ।
আপনি জরিপ গ্রাহকদের চিহ্নিত বিবেচনা করুন। জরিপে অংশ নেওয়া গ্রাহকদের সংখ্যা এবং ফলাফলগুলি কীভাবে রিপোর্ট করা হয়েছে তা জানান। উদাহরণস্বরূপ, জেমস ওয়াকারের রিপোর্টে বলা হয়েছে যে এটি হাজার হাজার গ্রাহকদের সাথে ফোন সাক্ষাত্কার পরিচালনা করেছে। এরপরে গ্রাহকদের জিজ্ঞাসা করা কিছু প্রশ্নের সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেওয়া হয়েছিল।
আপনার গ্রেডিং সিস্টেম ব্যাখ্যা করে এমন একটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, গ্রাহকরা কি "সর্বদা সন্তুষ্ট," "কখনও কখনও সন্তুষ্ট" কিনা বা "কখনও সন্তুষ্ট না" এর উপর ভিত্তি করে নির্দিষ্ট পরিষেবাদি রেট করার জন্য জিজ্ঞাসা করেছিলেন? অথবা আপনি 1 থেকে 10 এর স্কেলে পরিষেবা রেট দিতে বলছেন?
ফলাফল সংক্ষিপ্তসার। রিপোর্টের শেষ অংশগুলির মধ্যে একটি ফলাফল উন্নত হওয়া উচিত, যা উন্নততর ফলাফল দেখেছে এমন এলাকাগুলির সাথে শুরু করে। তিনটি সর্বোচ্চ স্কোর এবং তারা দেওয়া হয়েছে যা এলাকায় বর্ণনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি পণ্য সামঞ্জস্য, কর্মক্ষমতা এবং উদ্ভাবন উন্নতি দেখতে? তারপরে কেন আপনি বিশ্বাস করেন যে গ্রাহকরা সেই এলাকায় উন্নতি দেখেছেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কি নতুন পণ্য বিকাশকারী বা প্রযুক্তিগত লেখক নিয়োগ করেছেন যারা ম্যানুয়ালগুলি খসড়া করেছেন যা পণ্যটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তার বিষয়ে সুস্পষ্ট নির্দেশাবলী সরবরাহ করেছেন? তারপর আপনি উন্নতি দেখতে না যেখানে যে কোন এলাকায় নোট।
আপনি ফলাফল ব্যবহার করতে ইচ্ছুক কিভাবে ব্যাখ্যা করে রিপোর্টটি শেষ করুন। উদাহরণস্বরূপ, জেমস ওয়াকারের রিপোর্টে বলা হয়েছে যে গ্রাহকরা সবসময় নিশ্চিত ছিলেন না যে কোম্পানির পণ্যগুলি উচ্চ মানের। প্রতিবেদনে যোগ করা হয়েছে, "সম্ভবত … আমাদের দৃষ্টিভঙ্গিকে পুনর্বিবেচনা করতে হবে।"
